Пошаговый алгоритм расчета отпускных в 2023 году – формулы, правила, примеры, если отработано больше или меньше года

В 2019 году для исчисления оплаты за ежегодный отпуск следует руководствоваться Положением №922 от 24.12.2007.

Согласно данному нормативному акту за каждый отпускной день работодатель обязан выплатить средний заработок, расчет которого ведется на основании дохода за последние 12 месяцев.

Как правильно рассчитать – пошаговый порядок и формулы

Процедура расчета включает в себя следующие шаги:

• Шаг 1. Устанавливается расчетный период.
• Шаг 2. Выясняется наличие полных и неполных месяцев.
• Шаг 3. Рассчитывается отработанное время в календарных днях.
• Шаг 4. Суммируется доход работника за расчетное время.
• Шаг 5. Рассчитывается среднедневной доход — порядок расчета.
• Шаг 6. Считается сумма отпускных.
• Шаг 7. Удерживается НДФЛ 13%.
• Шаг 8. Начисляются страховые взносы — общая ставка 30%.
• Шаг 9. Проводятся удержания по исполнительным листам, ущерба, алиментов.

Если в регионе действует повышающий районный коэффициент, то к отпускным он не применяется.

Предлагаем рассчитать отпускные в бесплатном онлайн калькуляторе — ссылка.

На руки работник получает сумму отпускных за вычетом подоходного налога и сумм удержаний.

Формулы, применяемые для расчета:

Отпускные = Среднедневной заработок * Дни отпуска

Среднедневной заработок = Сумма дохода / Отработанное время в днях

Отработанное время = Дни в полных месяцах + Дни в неполных месяцах

В полном = 29.3 дня.

В неполном = Отработанные календарные дни * 29.3 / Календарные дни месяца

Ниже данные пояснения, как правильно начислять отпускные и приведены примеры начисления.

Какой берется расчетный период?

Согласно п.4 Положения №922, расчетный период – это 12 календарных месяцев, предшествующих месяца оформления ежегодного отпуска (с первого по последнее число).

Если сотрудник столько времени не работал, то расчет ведется за фактическое время работы.

Для исчисления среднедневного заработка важно знать, сколько отработанных календарных дней было в расчетном периоде.

Среднемесячное число календарных дней за год составляет 29.3.

Если месяц полностью отработан, то именно столько дней принимается в расчет.

Положением установлены события, которые следует исключать из расчета. Если они попадаются, то расчет отработанного времени нужно проводить отдельно.

Берется количество календарных дней, которые сотрудник работал, делится на суммарное календарное число дней месяца и умножается на 29.3.

Например, если в апреле работник болел 8 дней по больничному листу, то отработанных дней = 22 * 29.3 / 30.

Что исключается при начислении?

Неучитываемые периоды приведены в п.5 Положении №922:

• предыдущие оплачиваемые ежегодные отпуска;
• учебные отпуска;
• оплачиваемые отгулы;
• служебные командировки;
• временная нетрудоспособность;
• нетрудоспособность по беременности и родам;
• декрет по уходу за ребенком до 3 лет;
• простои, в которых не было вины сотрудника;
• отгулы, предоставленные для ухода за несовершеннолетними инвалидами;
• невозможность выполнять работу в связи с забастовкой;
• прочие случаи отсутствия на работы с сохранением выплаты среднего заработка;
• освобождение от работы по законодательству РФ.

Месяц считается полным, если в нем не было указанных выше событий. При этом количество календарных дней в нем – 29.3.

Как считается суммарный доход?

В п.2 Положения №922 перечислены виды выплат сотруднику, которые включаются в общий доход для начисления отпускных:

• заработная плата (по окладу, сдельным тарифам, расценкам) в денежной и неденежной форме;
• надбавки и доплаты за выслугу лет, профессионализм, мастерство, классность, совмещение должностей, повышенный объем работ и прочие отклонения, усложняющие рабочий процесс;
• премии, предусмотренные системой оплаты труда (годовые, квартальные, ежемесячные, разовые);
• повышающие районные коэффициенты;
• прочие доплаты, предусмотренные оплатой труда в коллективном или трудовом договоре, Положении об оплате труда, премировании или другим локальным актом.

Не включаются в перечень учитываемых выплат при исчислении отпускных:

• материальная помощь от работодателя;
• компенсационные доплаты на проезд, питание, связь, проживание;
• прочие выплаты, носящие социальный характер;
• отпускные за учебный, ежегодный отпуск;
• пособия по нетрудоспособности;
• декретные пособия (по БиР, по уходу до 3 лет);
• оплата командировочных дней;
• оплата за прочие периоды в случае, если рассчитывалась по среднему заработку.

Пример

Исходные данные:

Работник Семенов работает с 10.10.2017. Начало ежегодного отпуска – 24 июня 2019 года на 14 дней.

Зарплата состоит из оклада 20 000 и ежемесячной премии в размере 10 000.

В январе 2019 года Семенов брал учебный отпуск на 14 дней – зарплата в январе 16 000.

В марте 2019 был на больничном 5 дней – зарплата в марте 25 000.

Как рассчитать отпускные:

1. Расчетный период – с 01.06.2018 по 31.05.2019.
2. Исключаемые периоды – учебный отпуск в январе 2019 и больничный в марте 2019.
3. В январе отработано = 17 * 29.3 / 31 = 16,07; в марте = 26 * 29.3 / 31 = 24,57.
4. Всего отработанных дней в расчетном периоде = 10*29.3 + 16,07 + 24,57 = 333,64.
5. Общий заработок = (20 000 + 10 000) * 10мес. + 16 000 + 25 000 = 341 000.
6. Среднедневной заработок = 341 000 / 333,64 = 1022,06.
7. Отпускные к начислению = 1 022,06 * 14 = 14 308,84.
8. НДФЛ = 14 308,84 * 13% = 1 860,15.
9. Отпускные на руки = 14 308,84 – 1 860,15 = 12 448,69.

Как начисляется, если отработано меньше года — правила

Если работник не отработал весь расчетный период полностью, то расчет будет проводиться за фактически отработанное время — с даты приема на работу по последний день месяца, предшествующего месяца оформления отпуска.

Если сотрудник устроился на работу и в этом же месяце берет авансом отпускные дни, то расчет проводится за текущий месяц.

В остальном отпускные начисляются в том же порядке, что и при полностью отработанном годе.

Пример за полгода

Исходные данные:

Петухова устроилась на работу с 10 января 2019. С 24 июля 2019 уходит в ежегодный отпуск на 14 дней.

Ежемесячный оклад составляет 24 500. В январе зарплата = 16 000.

В мае 2019 была в командировке 5 дней. Зарплата за май = 20 000.

Расчет:

1. Расчетный период – с 10.01.2019 по 30.06.2019.
2. Исключаемые периоды – командировка 5 дней в мае.
3. В мае отработано = 26 * 29.3 / 31 = 24,57.
4. Январь 2019 – неполный месяц, в нем отработано = 21 * 29.3 / 31 = 19,85.
5. Всего отработано в расчетном периоде = 4* 29.3 + 24,57 + 19,85 = 161,62.
6. Заработок за расчетный период = 24 500 * 4 + 16 000 + 20 000 = 134 000.
7. Средний дневной заработок = 134 000 / 161,62 = 829,11.
8. Отпускные к начислению = 829,11 * 14 = 11 607,54.
9. Отпускные на руки = 11 607,54 – 11 607,54 * 13% = 10 098,56.

Выводы

Отпускные начисляются, исходя из выплат, полученных сотрудником за последние 12 месяцев. Если человек не успел отработать года в организации, то исчисление ведется за фактическое время работы.

За каждый день отдыха полагается средний дневной заработок. При этом нужно исключать периоды, перечисленные в Положении №922.