Списание основных средств в любой организации или предприятии происходит по строго определенной процедуре. В связи с этим необходимо созвать комиссию, которая будет документировать весь процесс и проводить бухгалтерские подсчеты.
Данная комиссия обязана по окончанию работы предоставить руководству протокол с подписью всех членов и результатами работы.
Как проходит заседание?
Комиссия по списанию основных средств создается приказом главы организации. В этом приказе утверждается состав, который включает председателя и нескольких ответственных лиц.
Председателем может быть как главный бухгалтер, так и сам руководитель предприятия.
В обязанности членов входит проверить, как именно работает оборудование, подлежащее списанию, какова его амортизация, есть ли возможность и экономический смысл ремонта, а также какие детали от ОС есть возможность использовать повторно.
По результатам работы состав комиссии составляет заключение с решением, к которому прикрепляется протокол заседания.
Если комиссия решает, что основное средство действительно необходимо списать ввиду его физического износа или морального устаревания, то составляется акт о списании по форме ОС-4 или ОС-4а или ОС-4б в зависимости от конкретного актива, который подлежит списанию.
Если руководство одобряет решение комиссии о списании средства, то оборудование списывается. Если какие-либо детали остаются в пользовании, то это отражается в документах с указанием стоимости сохранившегося оборудования.
Как составляется акт?
Форма протокола, который заполняет комиссия, не является строго обязательной, но основная информация в нем должна быть представлена:
- Наименование организации, где проводится списание, а также ее правовой статус.
- Наименование документа.
- Порядковый номер протокола.
- Дата составления.
- Место заседания (место составления протокола).
- Полный состав участников с перечислением тех, кто отсутствовал.
- Повестка дня с указанием всего имущества, о котором поставлен вопрос выбытия.
- Информация о работе комиссии: технические экспертизы, акты осмотра, необходимость и целесообразность ремонта, год выпуска, состояние оборудования при осмотре.
- Что постановили и итоги голосования.
- Подписи всех участников.
Уже на основании такого документа глава организации в лице генерального директора может подписать непосредственно приказ о списании, чтобы в дальнейшем утилизировать или разобрать оборудование.
Возможные причины снятия ОС с учета
В протоколе указываются и причины снятия с учета. Среди них могут быть физический износ, моральное устаревание, а также недостача во время инвентаризации.
Физический износ — невозможность использовать объект ОС в дальнейшем из-за высокой степени амортизации или постоянных поломок вследствие долгой эксплуатации.
Если оборудование можно починить, то обязательно указывается нецелесообразность ремонта.
Эта причина должна быть подтверждена документально, в частности актами осмотра и техническими экспертизами.
Если поломка произошла по вине внешних факторов, например, аварии или стихийного бедствия, то в протоколе необходимо отразить эту информацию.
Моральный износ оборудования указывается, если ОС устарело и не может отвечать запросам организации по выполнению определенных функций, а также при расширении организации или замене оборудования.
Также моральный износ может подкрепляться указанием сложностей по закупке деталей и нахождению специалиста по ремонту такого оборудования.
Кроме того, к протоколу в обязательном порядке прилагаются документы с бухгалтерскими расчетами по начальной стоимости оборудования, проценту амортизации и остаточной стоимости.
Такие расчеты должна сделать бухгалтерия, а главный бухгалтер присутствует в комиссии по списанию основных средств в обязательном порядке.
Скачать образец
Скачать пример протокола заседания комиссии с решением о списании основных средств – word.
Выводы
На любом предприятии, где есть товарно-материальные ценности, может произойти необходимость списать ОС.
При этом руководитель и ответственные лица должны соблюдать процедуру списания, чтобы у контролирующих органов не возникло вопросов.
Особенно это касается государственных учреждений, где все основные средства закупаются из бюджетных денег.
Протокол заседания комиссии, которая принимает решение, должен быть составлен по всем правилам внутренней документации, и подписан всеми присутствующими членами.
Также необходимо указать вескую причину для снятия объекта с учета.
