Когда происходит выбытие основных средств (далее по тексту ОС) с целью продажи, или объекты уже не могут использоваться по назначению, оформляется процедура списания.
Для этого нужно издать соответствующий приказ по предприятию. В настоящей статье разберемся, обязательно ли оформлять специальное распоряжение и как правильно его составить.
Нужен ли?
Приказ оформляется с целью подтверждения согласия руководства на списание. При этом, нет конкретного обязательства его составлять.
Необходимость оформления определяется особенностями деятельности конкретной компании, ее объемами и порядком ведения документации.
Дополнительно, если имущество выбывает по причине какого-либо вида реализации, заключается соответствующий договор. Он и будет являться основанием.
Распоряжение, в основном, имеет место, если списание происходит по причине физического либо морального износа.
Под моральным износом подразумевают устаревание объекта, а под физическим– невозможность его дальнейшего использования по назначению.
При таких обстоятельствах после издания распоряжения оформляется акт о списании и дефектная ведомость. Акт может оформляться по одной из типовых форм: ОС-4, ОС-4а, ОС-4б.
Именно приказ служит толчком и основанием к снятию основного средства с учета.
Как оформить распоряжение в связи с износом?
Закон не устанавливает определенной формы приказа. Поэтому документ составляется в свободной форме, утвержденной в компании.
Он должен соответствовать основным правилам документооборота и содержать обязательные пункты:
- название организации;
- дата и наименование компании;
- название компании и номер документа;
- в связи с чем возникла необходимость в списании – физический или моральный износ;
- ссылка на законодательный акт и другую нормативную документацию;
- подробное описание объекта: серийный номер, модель, год выпуска и характеристики;
- состояние основного средства: период эксплуатации, остаточная стоимость;
- обозначение конкретного времени для ликвидации объекта и демонтажа;
- перечисление членов комиссии, контролирующих процесс;
- задачи для комиссии;
- визы всех указанных лиц и дата оформления документа.
Важно! Без визы руководства приказ считается не действительным.
Что рекомендуется знать при оформлении:
- С распоряжением должны ознакомиться все заинтересованные и указанные в документе лица.
- Оформляется бланк в одном экземпляре. При необходимости с него можно снять копии.
- Если списание ОС происходит в бюджетном учреждении, то оно должно согласовываться с федеральными органами. Для этого им направляется перечень средств и акт с подписями комиссии.
- Печати компании на приказах не проставляются. Исключение составляют ситуации, когда такое условие оговорено в нормативной документации организации.
- В распоряжении оговаривается срок его действия. Если такого пункта нет, то срок действия составляет один год.
Пока приказ действует, он хранится у секретаря предприятия, после чего передается на хранение в архив.
В архивном отделе распоряжения хранятся на протяжении пяти лет.
При оформлении не допускается совершение ошибок и описок.
Допускается составление от руки либо печатать на компьютере.
Бланк должен соответствовать основным правилам документооборота, утвержденным в компании.
На основании приказа о списании оформляется соответствующий акт, который подписывается всеми членами комиссии.
Скачать заполненный образец
Скачать пример приказа о списании ОС в связи с износом – word.
Оформление для продажи ОС
Основанием для продажи основного средства становится специальный приказ по предприятию. При таких обстоятельствах имущество также списывается.
Такое распоряжение будет идентично списанию в связи с износом. В основании необходимо отобразить, что производится продажа.
Выводы
По указанной теме можно сделать несколько выводов:
- Чтобы списать основное средств, приказ составлять в организации не обязательно. Однако рекомендуется это делать, так как он подтверждает согласие руководителя на процедуру.
- Закон не утверждает специальной формы документа. Поэтому составляться он может в свободном виде. Однако существуют обязательные пункты, которые должны присутствовать в бланке.
- Оформляется документ в одном экземпляре. При необходимости можно делать копии.
- Приказ можно печатать на компьютере или писать от руки. При этом е допускаются ошибки и исправления.
- Документ должен соответствовать всем правилам документооборота, утвержденным руководителем компании.
- Печати в подобной документации не проставляются, если иное не оговорено во внутренней документации компании.
- Приказ имеет срок исполнения один год, и срок хранения в архиве пять лет.
- Без визы руководителя он не может считаться действительным.
