Утверждает график руководитель в декабре года, предшествующего году, на который планируются отпускные даты. После ввода документа в действие он становится обязательным для исполнения и работником, и работодателем.
Если нужно изменить даты предоставления отпусков или перенести отдых на другой срок, то оформляется приказ, на основании которого вносятся корректировки.
Можно ли изменять после утверждения?
Изменение графика отпусков после его утверждения на основании приказа допускается при наличии на то оснований.
Как правило, причиной внесения изменений становятся следующие причины:
- основания из ст.124 ТК РФ – уход на больничный или исполнение государственных обязанностей в отпуске;
- несоблюдение работодателем правил предоставления ежегодных отпусков – не выдана в положенный срок отпускные или сотрудник не предупрежден заранее за 2 недели о предстоящем отдыхе;
- семейные обстоятельства работника;
- производственная необходимость;
- прием нового сотрудника или увольнение действующего.
Изменяет график ответственный работник на основании приказа, который составляется руководителем при наличии оснований.
Существует два способа внесения изменений:
- Изменить существующий утвержденный график, внеся изменения в графы 8-10.
- Оформить дополнение к утвержденной форме – удобно использовать, например, при принятии на работу новых сотрудников.
Дополнительный график составляется по той же форме, что и основной, но делается пометка, что это дополнение к другому документу (указываются его реквизиты).
Если меняется утвержденный график, то заполняются графы 8 и 9, предназначенные для отражения данных о перенесении отпуска:
- гр.8 – документ, на основании которого меняются даты отпуска (приказ);
- гр.9 – новая дата начала отпуска.
- В гр.10 вносится примечание – поясняется суть и причина изменений.
Как внести корректировки по желанию работника?
Часто с инициативой изменить даты отпуска выступает сам сотрудник. Отпуска планируются заранее, вероятна ситуация, что у работника появятся непредвиденные обстоятельства, которые потребуют изменения отпускных дат.
Кроме того, ТК РФ предусматривает случаи, когда работодатель обязан перенести отдых на другой срок по заявлению трудящегося.
Можно выделить несколько причин для изменения отпускных дат в графике Т-7:
- Работодатель не уведомил сотрудника за 2 недели о дате начала отдых – это нарушение ТК РФ позволяет работнику требовать переноса отпуска на любой удобный для него срок. Нужно понимать, что ознакомление с графиком под роспись уже является фактом ознакомления.
- Работодатель не выплатил отпускные за 3 до начала отпуска – по ст.124 ТК РФ это нарушение также может выступать основанием для переноса отпуска по желанию работника.
- Сотрудник в период нахождения в ежегодном отпуске заболел и оформил на себя больничный – дни, совпавшие с болезнью, можно перенести на другое время по согласованию с руководством (можно на это время также продлить текущий отпускной период).
- Сотрудника вызывали на работу в период отпуска для исполнения обязанностей.
- У трудящегося возникли обстоятельства, требующие предоставления отдыха в другое время – семейные обстоятельства. Вопрос переноса решается по согласованию двух сторон.
Во всех случаях, когда инициатива исходит от работника, им пишется заявление.
Если в заявлении указана одна из первых четырех причин, то работодатель должен удовлетворить просьбу заявителя о переносе.
Оформить приказ и внести изменения в график.
Если работник просит изменить даты по семейным обстоятельствам, то руководитель может решить вопрос на свое усмотрение – вправе отказать.
Если заявление получено и одобрено руководством, выбраны даты, на которые переносится отпуск, то оформляется приказ, в котором руководитель отдает распоряжение внести изменения в график отпусков.
Кадровый работник корректирует даты и заполняется графы с 8 по 10.
Пример при переносе в связи с больничным, досрочным отзывом
Если причиной изменений выступает перенос отпуска в связи с временной нетрудоспособностью во время отдыха, то следует получить от работника заявление о том, что он хочет именно перенести даты, а не продлить их.
Далее согласовываются сторонами даты и оформляется приказ. Распоряжение служит для кадровика основанием для изменения графика.
Пример изменения графика при переносе в связи с больничным:
Если работник досрочно вызван на работу до окончания отпускного периода (это возможно только с согласия отпускника), то неотгулянная часть предоставляется в выбранное сотрудником время.
При этом оформляется заявление о согласии на отзыв, где указываются сроки переноса.
Работодатель также оформляет приказ, а кадровый специалист корректирует график.
Пример изменения в связи с досрочным отзывом на работу:
Правила оформления по инициативе работодателя
Работодатель не может в одностороннем порядке перенести отпуск сотрудника, если его даты закреплены в графике.
Нет ни одной причины в ТК РФ, которые позволяют внести изменения без согласования с самим работником.
Если руководству по какой-либо причину нужно перенести отдых одного или нескольких сотрудников, то каждому нужно составить письменное уведомление, в котором предлагает изменить отпускные даты и указывается причина этому.
Получив уведомление, работник может отказаться и уйти отдыхать точно в запланированные сроки. Никто его за это не накажет и не уволит.
Только личное согласие работника, оформленное в письменном виде, может послужить основанием для составления приказа о переносе отпуска и изменении графика по инициативе работодателя.
Руководству нужно согласовать с трудящимся вопрос изменений, выбрать новые даты, которые будут удобны обеим сторонам, после этого можно менять сам график.
Образец внесения изменения в связи с производственной необходимостью:
Нужно ли менять при приеме нового сотрудника?
Еще одной причиной для корректировки отпускного расписания может выступать прием новый работников в организацию. Нужно ли вносить сведения о предоставлении отдыха для вновь принятых в текущем году — подробнее читайте здесь.
Право на отпуск у новых работников появляется через полгода работы, но работодатель может предоставить отпуск и раньше, в том числе авансом.
Если планируется отправить сотрудника отдыхать в том же году, в котором он принят на работу, то можно пойти двумя путями:
- Изменить текущий график, внеся в него сведения об отпуске вновь принятого сотрудника.
- Предоставить новому работнику отдых на основании его заявления, не меняя расписание.
Второй вариант удобнее, так как не требует изменять текущий график или оформлять к нему дополнения.
Если организация большая, и кадровые перестановки в ней не редкость, то составлять постоянно новое дополнение каждый раз при приеме нового человека – дело весьма трудоемкое.
Законодательство не обязывает работодателей вносить сведения об отдыхе вновь принятых работников в график после его утверждения.
Если руководитель все-таки хочет закрепить договоренности об отпуске на бумаге, то следует составить дополнительный документ по той же форме Т-7, указать в нем, что он дополняет основной график.
В дополнение вносятся сведения только для принятого на работу сотрудника, при этом в графе «Примечание» делается пометка о том, что это новый человек трудоустроен в организацию.
Образец оформления дополнения при приеме нового работника:
Полезное видео
Что нужно знать о графике отпусков и в каких организациях он нужен — можно узнать из данного видео:
Выводы
Изменить утвержденный график Т-7 можно, но для этого работодателем составляется приказ. Инициатива может исходить от трудящегося или руководства.
Для корректировки предназначены две графы – 7 и 8, в первую вносятся реквизиты документа-основания, во вторую – новые даты предоставления отдыха.
Если на работу принимается новый человек, то сведения об его отпуске вносить в график не обязательно. Если работодатель все-таки это делает, то оформляется дополнительный документ к текущему утвержденному.
