Когда нужно писать заявление о предоставлении ежегодного отпуска работнику – правила оформления и образцы

Работающий по трудовому договору гражданин имеет право на отдых. При этом предоставляться он должен ежегодно, минимальная длительность установлена ТК РФ и составляет 28 дней.

В компании должен быть разработан график, определяющий очередность ухода персонала в ежегодный отпуск. Если же такого документа нет, то сроки согласовываются с каждым работником отдельно на основании их заявления.

Нужно ли подавать, если есть график?

Заявление о предоставлении очередного отпуска нужно писать не всегда. В большинстве случае работодатель заранее планирует, как в следующем году будет отдыхать персонал.

Такое планирование удобно и сотрудникам, и руководству. Человек заранее может определиться с планами на будущий отдых, а директор будет уверен в бесперебойности рабочего процесса.

Если график составлен, и в нем определены даты начала и продолжительность трудового отдыха, то писать заявление работнику не нужно.

Заявление подается в следующих случаях:

1. Отпускные даты не установлены в графике.
2. Работник хочет пойти отдыхать в другое время, отличное от запланированного.

Первый случай может быть связан с отсутствием самого графика на предприятии либо с невнесением в него сотрудника. Причиной тому может быть прием на работу в текущем году.

Второй случай может возникнуть как по инициативе работника, так и работодателя. Изменения могут быть внесены в запланированное время, если согласны обе стороны.

Заявление при этом может быть написано как по желанию работника, так и в ответ на предложение руководства перенести отпускные даты на другой срок в связи с производственной необходимостью.

Если график составлен, и сотрудник идет отдыхать точно в сроки, в нем указанные, то основанием для ухода в отпуск будет выступать данный график.

Заявление работник не пишет.

Работодателю при этом нужно убедиться, что он уведомил человека о том, когда начинается его отпускное время, по крайней мере, за 2 недели до его начала.

Нарушение этого правила является нарушением трудового законодательства для работодателя.

Если директор не уведомит о начале отпуска по графику за 2 недели, то работник вправе будет на свое усмотрение выбирать даты отдыха и переносить его на удобные даты.

Уведомлением будем считаться либо письменный документ, в котором указано, когда начинается очередной отдых, либо ознакомлением с графиком под роспись по факту его составления.

За сколько дней оформлять?

Четких сроков подачи заявления об ежегодном отпуске до сих пор не прописано в ТК РФ. Однако говорится об обязательстве работодателя оплатить предоставленный очередной отдых не позднее, чем за 3 дня.

При более поздней выплате отпускных для работодателя наступает ответственность, в том числе и обязанность по начислению компенсации за дни просрочки.

Теоретически сотрудник не ограничен в сроках подачи заявления, однако на практике рекомендуется учесть данную обязанность работодателя и подать заявление хотя бы за 3 дня до начала желаемого отпуска.

В зависимости от ситуации работодатель может либо согласиться предоставить очередной оплачиваемый отдых в даты, указанные в заявлении, либо внести свои предложения относительно отпускных сроков.

По итогам составляется приказ на отпуск, который служит основанием для внесения изменений в кадровые документы и начисления отпускных.

Как написать для предоставления ежегодного оплачиваемого отдыха работнику?

Заявление можно оформить на обычном листе, указав в его верхней части ФИО и должность руководителя, а также сведения о себе.

Текст может содержать следующую информацию:

• просьба предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск;
• длительность отдыха в календарных днях;
• дата начала отпускного периода, дату окончания можно не писать, кадровик самостоятельно ее рассчитает;
• причина предоставление отпуска – следует писать в случае, если работник хочет получить отдыха в период, отличный от указанного в графике. Для убеждения работодателя в необходимости изменения отпускных дат лучше указать как можно более уважительную причину;
• подпись и дата.

Как ставится виза на бланке?

Составленный бланк подается в кадровую службу, своему начальству или иному ответственному лицу.

Вопрос о предоставлении очередного отпуска согласовывается руководителем. Не всегда директор обязан предоставлять трудовой отпуск.

В ТК РФ прописаны случаи, когда по заявлению работодатель сотруднику обязан предоставить отдых. Например, при подаче заявления беременной сотрудницей, при условии, что отпуск оформляется непосредственно перед декретом.

Виза руководителя ставится на бланке заявления почти всегда.

Она служит сигналом для оформления приказа или отказа сотруднику.

Кадровый специалист, получив заявление с резолюцией руководителя, сможет понять, что ему дальше делать.

В случае согласия директор может написать «Не возражаю» или «Предоставить отпуск 14 календарных дней с 16 июня 2019 года» или иную формулировку.

Никаких строгих требований к резолюции директора на заявлении о предоставлении отпуска не предъявляется.

Работодатель не обязан ее ставить, если такая необходимость отсутствует.

Где хранить – сроки хранения

Работодатель должен обеспечить сохранность кадровых документов. Заявления сотрудников о предоставлении ежегодных отпусков хранятся на протяжении 5-ти лет.

Хранить можно в личном деле, если оно заведено на работника. Можно завести для хранения отдельную папку.

Приказы о предоставлении очередных отпусков также подлежат хранению, срок равен 5-ти годам.

Скачать образец на неиспользованные дни за прошлые периоды (год)

Если работник не использовал оплачиваемый отдых в текущем году, то он не теряется и не сгорает, а переносится на следующий год.

Он может быть присоединен к отпуску за будущий год либо предоставлен отдельно.

Если в график неиспользованный отпуск за прошлые периоды не был включен, то для его использования сотрудник пишет заявление, в тексте которого следует указать, за какой именно рабочий год заявитель желает получить отдых.

Рабочий год – это не календарный год, а тот, который начинает исчисляться с даты устройства в организацию.

Скачать заявление на отпуск за прошлые периоды (год) – образец.

Пример на 2 недели, 1 день

Работник может попросить продолжительность отпуска меньшую, чем минимальная по ТК РФ.

Не обязательно использовать сразу все 28 дней.

Время отдыха можно делить на части, но хотя бы одна из них должна составлять 2 недели.

Остальную продолжительность можно выбирать по согласованию с директором, например, можно отдохнуть еще неделю, а последние 7 дней использовать в качестве однодневных отгулов в течение года.

Ниже представлены примеры оформления в случае предоставления двухнедельного и однодневного отдыха.

Заявление о предоставлении отпуска на 2 недели – образец.

Так выглядит образец:

Заявление на ежегодный оплачиваемый отгул на 1 день – образец.

Так выглядит образец:

Полезное видео

Образец заявления на предоставление ежегодного отпуска, а также заявление на отпуск за свой счет и отпуск с последующим увольнением, можно посмотреть в данном видео:

Выводы

Заявление об очередном отпуске пишется не всегда. Если работодатель установить отпускные даты в графике, уведомив об этом работника, то писать отдельно ничего не нужно.

Если графика нет, или в нем нет заявителя, или работник хочет отдохнуть в другие даты, то пишется заявление с просьбой предоставить время ежегодного оплачиваемого отдыха в определенные даты.