По закону уведомить о начале отпуска в соответствии с графиком должен работодатель работника. Не позднее чем за 2 недели до начала отдыха сотрудник должен быть поставлен в известность.
Когда и как нужно проинформировать персонал, нужно ли оформлять отдельное персональное уведомление каждому или достаточно ознакомить с графиком отпусков?
Нужно ли уведомлять работника о начале отдыха?
Сообщить сотрудникам о сроках предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска работодатель должен за 2 недели до начала отдыха. Такое требование прописано в ст.123 ТК РФ.
Не важно, как именно работодатель уведомит. Главное – это выполнить требования законодательства и получить этому документальное подтверждение.
Способов информирования персонала может быть несколько:
- Подготовить отдельный бланк уведомления для каждого, где будут прописаны сроки предоставления ежегодного отдыха.
- Ознакомить персонал с графиком Т-7 под роспись, для этого может быть составлен ознакомительный отдельный лист или добавлена графа в табличную часть формы Т-7.
- Составить приказ на отпуск за 2 недели до его начала и ознакомить с ним трудящегося.
Как именно организация будет уведомлять персонал, решает работодатель сам. Главное – иметь на руках документ, подтверждающий факт ознакомления не позднее, чем за 2 недели.
Это может быть ознакомительный лист к графику, подписи сотрудников в самой форме Т-7 или бланк уведомления с подписью сотрудника.
Наиболее удобно составить график, утвердить его, после чего донести сразу до сведения каждого члена рабочего коллектива.
Можно составить отдельный лист, где будут собраны подписи всех ознакомленных работников.
Наличие подписей персонала в графике или ознакомительном листе будет подтверждать факт ознакомления с отпускным расписанием.
Если в организации имеется практика уведомлять с помощью уведомлений, то сделать это нужно также заранее – не позднее, чем за 14 дней до начала ежегодного отпуска.
Нарушение сроков информирования персонала об отпускных датах влечет за собой нарушение ТК РФ. За это работодатель может быть наказан штрафом.
Кроме того, такое нарушение дает сотруднику право требовать предоставления отпуска в удобное для него время на основании заявления. Такое право прописано в ст.124 ТК РФ.
Когда не нужно?
Работника не нужно информировать о дате начала отпуска за 2 недели в следующих случаях:
- отдых предоставляется в даты, отличные от указанных в графике (по заявлению);
- в организации нет графика, предоставляется отдых по согласованию сторон;
- работник недавно принят на работу и не включен в график Т-7.
Как оформить правильно?
Если компания решает сообщить каждому персонально о датах наступления его отдыха с помощью уведомлений, то нужно оформить два бланка.
Один отдать трудящемуся, второй оставить в организации после того, как работник поставить в нем свою подпись.
Уведомление с подписью работника будет подтверждать осведомленность об отпускных датах.
Бланк уведомления должен содержать:
- данные о работнике, для которого он предназначен;
- название документа;
- вежливое обращение к работнику (например, Уважаемый Иван Иванович!);
причина обращения – необходимость информирования о дате начала оплачиваемого отпуска;- конкретная дата начала и продолжительность;
- подпись руководителя и исполнителя;
- дата и место составления.
Сроки передачи уведомления сотруднику – не позднее, чем за 14 дней до начала отпуска.
Способы подачи – лично в руки, по почте. Электронная отправка – не самый лучший способ информирования, так как у работодателя не будет документального подтверждения факта уведомления.
Скачать образец
Скачать уведомление о сроках ежегодного отпуска по графику – образец.
Так выглядит образец:
Выводы
Если в организации имеется график Т-7, то обязанность работодателя – сообщить каждому сотруднику о том, когда начинается отпуск.
Проинформировать персонал можно любым удобным способом: оформить приказ Т-6 заранее и ознакомить с ним сотрудника, подготовить персональное уведомление, ознакомить с графиком распределения отпусков под роспись.
