Неотъемлемой частью трудового процесса является отпуск сотрудника. Но деятельность компании не должна останавливаться в отсутствии какого-либо специалиста.
В такие моменты работодатель задается вопросом об организации замещения на время отпуска трудящегося в соответствии с нормами Трудового кодекса.
Как возложить функции временно отсутствующего работника по ТК РФ?
Действующее законодательство предполагает несколько вариантов выполнения функций временно отсутствующего специалиста в связи с отпуском:
- без освобождения от основного вида деятельности;
- временный перевод (перемещение);
- совместительство.
При совмещении или расширении круга обязанностей сотрудника используются внутренние ресурсы компании.
Статья 60.2 ТК РФ позволяет осуществлять выполнение работ, обозначенных в трудовом договоре, в течение дня по другой или аналогичной должности за дополнительное материально вознаграждение.
Срок исполнения дополнительных функций, их содержание определяется работодателем с письменного согласия работника.
Если положительный ответ от сотрудника не получен, руководитель вправе в одностороннем порядке перевести подчиненного на другую должность на срок не более 30 дней.
Данная возможность должна быть обязательно прописана в трудовом договоре. Кроме этого, без согласия заместителя замещение допускается в некоторых ситуациях: природные катастрофы или техногенные катаклизмы, аварии на производстве, стихийные бедствия, эпидемии.
При оформлении соглашения устанавливается размер вознаграждения в фиксированной сумме или процентах от оклада (ст. 151 ТК РФ), а также содержание и объем работ, срок исполнения дополнительной работы.
Если период замещения определить невозможно, то конкретная дата в соглашении не прописывается, достаточно зафиксировать фразу: «до выхода отсутствующего специалиста из отпуска на работу».
Информация о временном замещении на период ежегодного отпуска в трудовую книжку не вносится.
Подписанный документ является основанием для издания приказа о временном исполнении обязанностей. Унифицированной формы документа нет, он составляется в произвольном виде.
Иногда пакет документов при замещении дополняется договором о полной материальной ответственности.
Как рассчитать доплату за совмещение должностей?
Ограничений по начислению минимальных или максимальных доплат за совмещение Трудовым кодексом не обозначено.
Для каждого отдельного случая подписывается договоренность с учетом пожеланий работодателя и подчиненного. Если планируется установить фиксированную доплату, руководитель предприятия может ориентироваться на положения собственных локальных актов.
Трудящийся, оформленный в качестве совместителя на период отпуска, может настоять на неполной смене или рабочем дне (ст 93ТК РФ).
Доплата в этом случае рассчитывается в соответствии с фактически отработанными часами.
Как правило, за выполнение дополнительных функций за временно отсутствующего работника обозначается вознаграждение в виде процентов от должностного оклада замещаемой должности.
Также применяется оплата за выработку — количество изготовленного продукта, товара. При установлении размера вознаграждения работодатель ориентируется на экономическую выгоду.
Не следует надеяться на 100% размер от основного или дополнительного оклада, в данной ситуации целесообразно принять в штат нового специалиста.
Для расчета доплаты за совмещения установленный процент умножается на оклад, а затем на отработанные дни (смены).
Письмо Минздравсоцразвития от 12 марта № 22-2-897 разъясняет, что в некоторых моментах исполнение трудовых обязанностей отсутствующего специалиста может быть на безвозмездной основе.
Это допустимо, если должностные инструкции работников отдельных категорий предусматривают случаи исполнения обязанностей отсутствующего работника со схожей трудовой функцией.
В данном случае совмещение — часть трудовых функции, которые дополнительно не оплачиваются.
Как оформить служебную записку о возложении обязанностей?
Документ составляется в произвольной форме на имя главы предприятия. Составителем записки является руководитель структурного подразделения.
Для придания бланку официального тона необходимо руководствоваться положениями норм ГОСТ Р 6.30-2003.
В записке необходимо указать название организации, адресата и автора письма, дату и подробное описание ситуации, при которой необходимо замещение, перераспределение обязанностей между коллегами в связи с отсутствием по причине отпуска, подпись обратившегося.
На записку руководитель компании накладывает свою резолюцию.
Количество замещаемых должностей в законе не ограничено. Существуют лишь ограничения, запрещающие замещать некоторые категории должностей: главного бухгалтера банка и руководителя предприятия.
Скачать образец
Скачать служебную записку о возложении обязанностей – образец.
Так выглядит образец:
Оформление заявления о согласии на совмещение должностей
Согласие — заявление, которое пишется в свободной форме, если в компании нет утвержденного образца подобного документа.
В бланке указывается адресат (наименование фирмы и его руководитель) и заявитель (сотрудник).
После слова «заявление» указывается, когда и кем была предложена возможность совмещения, осведомленность о режиме труда и дополнительной оплате.
Прописывается, что заявитель согласен с меняющимися условиями работы, проставляется его личная подпись и дата.
Пример
Скачать заявление о согласии на выполнение дополнительных обязанностей на время отпуска – образец.
Так выглядит образец:
Полезное видео
Особенности оформления временного замещения отсутствующего работника — можно узнать из данного видео:
Выводы
Специалист вправе досрочно отказаться от временного замещения должности отсутствующего по причине отпуска, так же как и работодатель может отменить свое поручение об исполнении обязанностей.
Обо всех изменениях другой стороне сделки сообщается в письменном виде не позднее чем за 3 рабочих дня. Данный порядок определяется ч.4 ст. 60.2 ТК РФ.
При замещении профессий не запрещается устная договоренность, позволяющая избежать множества формальностей. Главе компании не придется тратить время на оформление документации.
Но для работника подобная схема действий является менее защищенной. Должностная инструкция при этом меняется, нагрузка на работника возрастает, смыкаются сразу две штатные единицы, дополнительное вознаграждение на выплачивается.
