Право на отдых имеет каждый трудящийся. Задача работодателя при этом правильно оформить необходимую кадровую документацию и своевременно выплатить отпускные.
Процесс оформления ухода в очередной отпуск регулируется главой 19 ТК РФ.
Порядок ухода в ежегодный оплачиваемый очередной отдых
Ст.119 Трудового кодекса гарантирует работникам ежегодный отпуск с сохранением среднего заработка на период отсутствия в виде выплаты отпускных.
Основная часть оплачиваемого отдыха составляет 28 дней, плюс к этому могут добавляться дополнительные дни за характер работы, опасную и тяжелую работу, возраст, выполнение работы на определенных должностях.
Все предоставляемые дни основного и дополнительного отпуска должны быть оплачены. Бухгалтер рассчитывает отпускные, исходя из доходов сотрудника.
Чтобы уйти в очередной отпуск, работнику не всегда нужно писать заявление. Если работодатель заранее предусмотрел даты отдыха в графике Т-7, то от сотрудника никаких действий не требуется.
Достаточно дождаться установленной даты, ознакомиться с приказом, получить отпускные и отправлять отдыхать.
От работодателя же требуется предупредить сотрудника не позднее, чем за 2 недели о предстоящем отдыхе, оформить ряд документов, своевременной выплатить отпускные.
В целом, о порядке предоставления очередного оплачиваемого отдыха говорится в ст.122 ТК РФ.
Процедура оформления включает в себя следующие шаги:
- Шаг 1. Уведомление работника об отпускных датах за 2 недели или раньше (если графика нет, то работник пишет заявление).
- Шаг 2. Оформление приказа об отпуске за 3 дня до начала отдыха и ознакомление с ним сотрудника.
- Шаг 3. Расчет и выплата отпускных.
- Шаг 4. Оформление кадровых документов.
Какие документы нужно оформить?
При предоставлении очередного отпуска сотруднику могут быть оформлены следующие документы:
- график Т-7 – составляется в декабре предшествующего года и устанавливает порядок ухода в отпуск;
- уведомление об отпуске – может составляться за 2 недели до начала отдыха, если работник не уведомлен другим способом ранее;
- заявление от работника – если отпускное время предоставляется не по графику, отпускное расписание отсутствует или сотрудник не включен в график;
- приказ об отпуске – может быть составлен по форме Т-6, содержит распоряжение предоставить очередной отдых сотруднику, начислить и выплатить ему отпускные;
- записка-расчет Т-60 – необходим для проведения расчета отпускных;
- личная карточка Т-2 – заполняется 8 раздел, указываются сведения о предоставленном ежегодном оплачиваемом отдыхе;
- табель учета рабочего времени – проставляются кодовые обозначения вместо явок, соответствующие ежегодному отпуску – ОТ или 09 (ОД или 10 для дополнительных оплачиваемых дней).
Как правильно написать заявление сотруднику?
Заявление работник должен оформить в следующих случаях:
сотрудник не включен в график Т-7 – например, потому что принят на работу в текущем году;- в организации нет графика – например, потому, что компания является микропредприятием и не обязана вести данное расписание;
- отпускное время предоставляется в даты, отличные от указанных в графике.
Если дата начала отпуска точно соответствует указанной в форме Т-7, то заявление писать сотруднику не нужно.
Скачать заявление о предоставлении очередного отпуска – образец.
Так выглядит образец:
Правила составления приказа
Работодатель обязан оформить приказ не позднее, чем за 3 дня до ухода сотрудника.
Можно составить распоряжение раньше, например, за 2 недели и предоставить работнику для ознакомления. Таким образом, можно выполнить обязанность по уведомлению о начале отдыха.
Оформление приказа производится по свободной или типовой форме Т-6. Если сотрудников несколько одновременно уходит отдыхать, то можно заполнить форму Т-6а.
В приказе указывается предоставляемая продолжительность, дату начала и окончания отдыха.
Скачать приказ о предоставлении ежегодного отпуска – образец.
Так выглядит образец:
Заполнение кадровой документации
На основании приказа заполняются следующие кадровые документы:
- записка-расчет Т-60 для расчета отпускных;
- личная карточка Т-2;
- табель Т-12 или Т-13.
Записку-расчет заполняет сначала кадровый специалист на основании приказа, далее документ передается в бухгалтерию для расчета отпускных.
Скачать записку-расчет форма Т-60 – образец.
Так выглядит образец:
В личную карточку кадровик вносит данные о предоставленном оплачиваемом отпуске в раздел 8.
В разделе 8 указывается:
-
наименование, рабочий год;- продолжительность;
- дата начала и завершения отпуска;
- реквизиты приказа Т-6.
С первого отпускного дня в табеле проставляются отметки:
- ОТ или 09 – для основной части ежегодного отдыха;
- ОД или 10 – для дополнительной части.
Можно ли составить задним числом?
Когда у работодателя может возникнуть необходимость оформить приказ об отпуске задним числом?
Это возможно в случае, когда дата начала определена графиком, а работник по какой-то причине в этот день не пошел отдыхать.
При этом работодатель по факту выявления данного обстоятельства оформляет приказ задним числом с целью соблюдения требований ТК РФ. Однако это не правильно.
Нельзя оформить уход в очередной отпуск задним числом.
Если работник не успел уйти в срок, указанный в графике, то следует оформить перенос отпускного периода на другой срок.
Для этого работнику нужно написать заявление, а работодателю оформить приказ о перенесении.
Отпускные даты будут изменены в графике на другие, и работника можно отправить в отпуск в соответствии с графиком. При этом не нужно будет оформлять документы задним числом.
Полезное видео
Как правильно оформить приказ по форме Т-6 на ежегодный отпуск — можно узнать из данного видео:
Выводы
Процедура оформления ежегодного отпуска включает подготовку ряда документов. Если нет графика, или отдых начинается в другие даты, то работник должен оформить заявление.
Если отпускное время начинается по графику, то работнику ничего писать не нужно.
Работодатель же должен оформить приказ, рассчитать отпускные в записке-расчете Т-60, заполнить восьмой раздел личной карточки и проставить отметки в табеле учета рабочего времени.
