Вопросы организации дистанционной работы в период коронавируса, контроль сотрудников и управление ими

Дистанционная работа — это один из лучших вариантов организации рабочего процесса в условиях пандемии коронавируса. Данный вид трудовых отношений также именуют удаленным или называют удалёнкой, но в гл. 49.1 ТК РФ говорится именно о дистанционном труде и порядке его введения для сотрудников.

Ниже даны ответы на основные вопросы, которые волнуют работодателей и работников при переходе на домашний режим работы — как организовать труд персонала, как контролировать их, как управлять сотрудниками, выдавать задания, принимать отчеты, контактировать? Кто должен обеспечить технические условия труда на дому, на кого ложатся все расходы по обеспечению связи?

Что такое дистанционная работа?

Это выполнение трудовых обязанностей вне стен организации работодателя. В период коронавируса лучшее место осуществления работы — это место проживания.

До объявления пандемии covid 19 такой режим работы был не очень распространен, а потому в трудовом законодательстве не достаточно регулировался. В ТК РФ имеется глава 49.1, которая прописывает основные определения, особенности организации труда, отдыха, оплаты труда и увольнения.

Коронавирс заставил работодателей оформлять перевод сотрудника на удаленный режим работы с целью снижения рисков заражения в коллективе. В связи с этим готовятся поправки законодательства в области организации удаленной работы, которые будут более четко регулировать процесс трудовых отношений между дистанционными работниками и руководством.

Обязательно ли переводить сотрудников на удаленку в период коронавируса?

В Москве перевести на дистанционный режим с октября 2020 году нужно не менее 30% всего персонала. Это обязательное требование для каждого предприятия, кроме оборонных, авиастроения, здравоохранения, Роскосмоса, Росатома, обеспечивающих электро-техническое снабжение указанных отраслей.

На рабочих местах должно остаться не более 70% сотрудников. Нарушение этого правила грозит солидными штрафами для московских работодателей.

В каждом регионе вопрос перехода на дистанционный режим решается в индивидуальном порядке. В любом случае Роспотребнадзор, Минздрав, органы власти настоятельно рекомендуется перевести на удалёнку всех тех работников, для которых возможно организовать работу на дому.

Удаленный режим работы спасет многих от заражения коронавирусом и предотвратит вспышки заболевания на предпрятиях.

На дистанционку можно смело переводить сотрудников следующих подразделений:

  • бухгалтеры;
  • административный персонал;
  • маркетологи;
  • кадровики;
  • менеджеры, консультанты, операторы;
  • юристы;
  • программисты;
  • веб-дизайнеры;
  • иные офисные сотрудники;
  • иные профессии интеллектуального труда.

Как оформлять перевод?

Для оформления перевода на дистанционный режим необходимо оформить несколько документов:

Может ли работодатель отказать?

Возможна ситуация, что работник хочет перейти на дистанционный режим работы, а работодатель отказывает. Имеет ли руководитель право на отказ?

В период коронавируса обязательному переводу на удаленку подлежат работники из группы риска — старше 65 лет, беременные, с хроническими заболеваниями. И то обязанность по закону введена только в Москве, в остальных регионах это носит рекомендательный характер.

В остальных случаях руководитель вправе отказать сотруднику в переводе на удаленный режим работы, данный вопрос решается по обоюдному согласию с учетом мнения обеих сторон.

Рекомендуем прочитать: Перевод беременных сотрудниц на удаленку в связи с коронавирусом.

Может ли работник не согласиться на удаленный режим?

Да, работник также можно отказаться от предоженного дистанционного труда. Он вправе написать письменный отказ и продолжить работать на своем рабочем месте.

В том числе в период коронавирса отказаться могут и сотрудники из группы риска.

До тех пор, пока такая обязанность в условиях пандемии не будет введена для персонала на законодательном уровне, работник сможет отказаться.

Если человека отказывается, руководитель может лишь побеседовать с ним, объяснить мотивы данного решения. Конечное решение принимает сам сотрудник. На практике в условиях коронавируса персонал охотно уходит работать из дома, так как это удобно и безопасно, при условии сохранения зарплаты.

Особенности организации труда на дому

Организовать условия для дистанционной работы в домашних условиях должен работодатель по согласованию с работником. В ТК РФ есть ст.312.3, где говорится, что вопросы организации, обеспечения техническими средствами, оборудованием определяются трудовым договором (либо дополнительными соглашениями к нему).

То есть в каждой организации работодателям придется самостоятельно продумывать этот момент и согласовывать с сотрудником, законодательство ни к чему не обязывает и не заставляет.

В дополнительном соглашении к трудовому договору нужно прописать, какое оборудование потребуется работнику для работы из дома, какое программное обеспечение нужно установить на него, как будут взаимодействовать работник и начальник, как сотрудник будет отчитываться о проделанной работе.

Должен ли работодатель предоставить оборудования?

ТК РФ не дает четкого ответа на вопрос о том, кто должен организовать место для работы в условиях дистанционного режима, за чей счет будет приобретаться оборудование, устанавливаться программы на него. Данный вопрос обговаривается, и принятые решения закрепляются в допсоглашении.

Работодатель по закону не обязан обеспечить удаленного сотрудника техникой и оборудованием. Он может по собственной инициативе организовать дистанционный труд для своего работника, но законодательство его к этому не принуждает. Вопрос обговаривается с человеком, который переводится на удаленку.

На практике следует уточнить, какие технические средства для работы есть у работника дома. Имеется ли компьютер, ноутбук, телефон, факс, доступ в интернет. Если человек не обладает этими техническими средствами, то вопрос об их обеспечении решается индивидуально. Работодатель может выдать сотруднику необходимую технику по акту приема-передачи.

Если у работника есть необходимая техника, и по согласованию с руководством он ее будет использовать для работы, то на основании ст. 188 ТК РФ работодатель должен компенсировать человеку износ личного имущества, размер компенсации определяется соглашением между сторонами (например, в порядке расчета амортизации из установленных норм для данного оборудования).

Если руководитель заставляет удаленного сотрудника самостоятельно покупать технические средства для работы из дома, то человек вправе отказаться от дистанционного режима труда.

Работодатель не может заставить работников самостоятельно покупать компьютер или другую технику для работы, ставить на них нужные программы, покупать телефон для связи, проводить в дом интернет, если его нет.

Кто оплачивает телефонную связь, интернет?

Компенсация работнику расходов на телефонную связь, интернет, почтовую отправку писем и т.д. прописывается в дополнительном соглашении о дистанционной работе.

В ТК РФ напрямую обязанность по оплате телефонной связи и интернета для удаленных сотрудников не прописана, поэтому вопрос решается индивидуально.

Работник должен понимать, что если его не устраивают предложенные условия работы на удаленке, если ему не нравится организация данного процесса, он вправе отказаться от перевода и остаться трудиться на рабоче месте.

На практики компании, предлагая перевестись на удаленку, все-таки предоставляют ему разного рода компенсации — за пользование личным телефоном, компьютером, частично полачивают связь, интернет.

В допсоглашении можно указать конкретную сумму компенсации или обязать сотрудников предоставлять отчет о расходах и оплачивать их в соответствии с предоставленными документами.

Охрана труда

Несмотря на то, что сотрудник находится дома, а не на рабочем месте, на работодателя все равно накладываются обязанности по соблюдению некоторых норм охраны труда.

Согласно ст.312.3 ТК РФ работодатель, в рамках обеспечения охраны труда для дистанционных работников, должен:

  • объяснить удаленному сотруднику правила поведения и работы;
  • рассказать о правилах использования предоставленных технических средств;
  • провести инструктаж по технике безопасной работы на дому;
  • при возникновении несчастных случаев при исполнении служебных обязанностей проводить их расследование (конечно, процедура будет иметь свои особенности).

Как организовать время для работы и отдыха?

Работник и работодатель самостоятельно решают, как будет организован режим работы, когда будет начинаться рабочий день, когда заканчиваться, каким будет время для отдыха.

Пример формулировки в доп соглашении о режиме труда:

«Работнику устанавливается 40-часовая пятидневная рабочая неделя с двумя выходными в субботу и воскресенье, продолжительно рабочего дня — 8 часов, с 9.00 до 18.00 с перерывом на обед с 13.00 до 14.00.»

Можно указать конкретное время, когда человек должен работать и отдыхать, можно указать только продолжительность рабочего дня, тогда дистанционный сотрудник будет сам решать, в какое время он отработает эти часы, можно указать, что работник сам регулирует режим труда и отдыха при соблюдении 40-часовой рабочей недели.

Если график труда и отдыха в дистанционных условиях меняется по сравнению с указанном в трудовом договоре, то новые условия следует прописать в доп соглашении об удаленном режиме.

Если в дополнительном соглашении никаких упоминаний о режиме работы и отдыха нет, значит, по умолчанию действует режим, прописанный в трудовом договоре.

Работник должен помнить о том, что если его не устраивают новые условия работы и отдыха, он вправе отказаться от удаленки.

Организация работы в вечернее, ночное время и выходные

Возможна ситуация, что дистанционному работнику придется работать вечером, ночью, в календарный выходной или праздник.

Порядок оплаты вечерней, ночной работы, а также в выходные и праздники зависит от установленного режима труда.

Если удаленный сотрудник сам определяет свой рабочий график в рамках 40-часовой рабочей недели, то выполнение обязанностей в нестандартное время оплачивается в обычном одинарном размере, это не признается сверхурочными часами.

Если человеку на удаленке установлен конкретный трудовой график по часам, то выполнение обязанностей во время, отличное от рабочего, оплачивается в повышенном размере как за сверхурочные часы.

Как контролировать персонал на удаленном режиме и проверять работу?

Как именно работник будет организовать свое рабочее время, можно обговорить в доп соглашении. Если никаких особых предписаний нет, то удаленный сотрудник самостоятельно осуществляет организацию трудового дня.

Если для руководства важен не результат работы, а сам процесс организации рабочего времени, то этот момент нужно прописать отдельно. В этом случае следует продумать процесс контроля дистанционного работника, процедуру проверки использования рабочего времени по назначению.

Работодатель может организовать видеосвязь с персоналом, проверять его деятельность по телефону, отслеживать выполнение работы через программное обеспечение на компьютере.

Если для руководства важен именно результат трудовой деятельности, то можно предоставить право дистанционному сотруднику самостоятельно организовать свой день, главное, чтобы заданная работа была выполнена надлежащим образом. Контроль деятельности сотрудника на удаленки в этом случае может осуществляться посредством анализа предоставяемых отчетов о проделанной работе.

Формы отчетов и периодичность их предоставления можно продумать заранее и обговорить с сотрудником.

В доп соглашении можно также прописать, когда именно сотрудник должен предоставлять отчеты, во сколько должен быть обязательно на связи с работодателем. Контроль осуществляется через электронные споосбы связи и интернет.

Пример:

«Работник предоставляет работодателю ежедневный отчет в конце рабочего дня с 17.00 до 18.00 посредством электронной почты _____________.»

В целом, у работодателя гораздо меньше способов контроля и проверки работы дистанционного сотрудника. Можно убедиться, что человек находится на рабочем месте дома, но как именно он исполняет свои должностные обязанности проверить сложно. Но можно оценивать результаты деятельности, смотреть отчеты, проводить периодические видеоконференции, созваниваться по телефону, проверять работу через программное обеспечение удаленно.

Можно создать единый чат для сотрудников в мессенджере, отдавать посредством сообщений распоряжения, делать объявления, делиться мнениями с коллегами. Удаленные работники через подобные чаты смогут обмениваться информацией более оперативно сразу с большим количеством людей.

Оцените статью
Практикующий бухгалтер
Добавить комментарий

Adblock
detector