Хозяйствующие субъекты, регулярно и часто выполняющие приходные/расходные транзакции по кассе, сталкиваются иногда с такими ситуациями, когда фактическая величина имеющейся наличности оказывается меньше, чем сумма, фигурирующая в регистрах кассового учета.
Речь идет о так называемых недостачах в операционной кассе. Безусловно, при большом количестве контрагентов и значительном объеме наличных операций предприятию будет сложно полностью исключить возникновение кассовых недостач.
Необходимо разобраться, что должен предпринимать руководитель организации при выявлении подобных фактов, какие документы необходимо оформлять в этих случаях, кем возмещается сумма недостающей наличности, как можно реально воспрепятствовать возникновению денежных недостач на предприятии.
Что делать работодателю с выявленной при инвентаризации нехваткой денег?
Как правило, недостача наличности в организации выявляется посредством инвентаризации её операционной кассы.
Данная процедура регулярно проводится хозяйствующим субъектом по установленному регламенту.
Необходимость её совершения на предприятии может быть обусловлена, например, формированием годовой финансовой отчетности или иными причинами.
По сути, инвентаризация кассы организации представляет собой ревизию, подсчет и оценку наличных средств.
Прежде всего, проверяется соответствие реальных остатков кассовой наличности сведениям, зафиксированным в учетных регистрах.
Кроме того, хозяйствующим субъектом может осуществляться незапланированная проверка собственной кассы. Подобное мероприятие также нередко способствует выявлению недостачи наличности.
Внеплановые ревизии проводятся в отношении кассы предприятия по следующим возможным причинам:
Наличие обоснованных подозрений о вероятных хищениях активов организации.- У хозяйствующего субъекта поменялся собственник.
- Произошло чрезвычайное обстоятельство, стихийное бедствие.
- Сменился материально-ответственный субъект.
Если работодатель инициировал очередную проверку кассы и установил факт недостачи наличности, ему следует осуществить на этом основании ряд конкретных мероприятий.
Для начала требуется получить соответствующие объяснения от уполномоченного кассира.
Чтобы предоставить руководству необходимые разъяснения по поводу обнаруженной недостачи, у сотрудника, отвечающего за операционную кассу, имеется всего лишь два дня.
Работодатель вправе сформулировать данное требование устным распоряжением или письменным документом.
Если же кассир отказывается предоставить руководству какие-либо пояснения по поводу сложившейся ситуации, факт такого отказа обязательно подлежит документальному оформлению – составляется специальный акт.
Следующий этап – проведение работодателем необходимого расследования. Цель данного мероприятия – выяснить причину обнаруженного несоответствия и найти субъекта, виновного в кассовой недостаче.
Если по итогам расследования руководству организации удалось достоверно установить ответственное лицо (сотрудника), чьё действие/бездействие привело к утрате наличности, на виновного субъекта следует наложить надлежащее взыскание.
При этом нужно руководствоваться нормами актуального законодательства. Если такое взыскание налагается, данный факт обязательно оформляется отдельным приказом.
Читайте также: Что делать, если при инвентаризации выявлены излишки?
Какие документы нужно оформить?
По итогам ревизии кассы составляется акт, форма которого должна соответствовать стандарту ИНВ-15. Если выявляется недостача наличности, заполнение данного документа имеет свои особенности.
При этом важно не только установить факт отсутствия учтенных денег в кассе, но и достоверно определить причины подобного несоответствия (кража, форс-мажор, пересортица, утрата).
Отчет ИНВ-15 формируется обычно в двух экземплярах: один предоставляется ответственному кассиру, а другой – направляется в бухгалтерию.
Кроме того, руководитель хозяйствующего субъекта оформляет специальный акт, посредством которого ответственный кассир оповещается о выявленной недостаче.
Сотрудник, отвечающий за кассу, по которой инвентаризацией обнаружилось несоответствие, готовит письменную объяснительную.
Если в течение двух дней необходимые пояснения работодателю не предоставляются, требуется сформировать специальный акт, удостоверяющий факт такого отказа.
Скачать образец объяснительной записки от кассира – word.
Затем руководство предприятия проводит специальное расследование выявленной недостачи, по итогам которого вина кассира либо доказывается, либо опровергается.
Если виновность кассира официально подтверждается, на него накладываются финансовые санкции – взыскание, которое оформляется отдельным распорядительным актом работодателя.
Приказ о денежном взыскании содержит сведения о виновнике, дату обнаружения несоответствия по кассе, описание обстоятельств выявления недостачи, а также её размер и способ компенсации (единовременное погашение, рассрочка выплаты, периодические удержания конкретных сумм из зарплаты).
Таким образом, чтобы корректно списать кассовую недостачу или правильно отнести её сумму на счет ответственного сотрудника (кассира), работодателю необходимо подготовить следующие бумаги:
- Акт, подтверждающий достоверность итогов ревизии, по результатам которой обнаружилась кассовая недостача.
- Ведомость проведенной сверки (сличения).
- Ведомость учета итогов проверки.
- Письменные пояснения, предоставленные ответственным кассиром.
- Распорядительный акт руководства о наложении денежного взыскания на лицо, вина которого установлена внутренним расследованием.
- Судебный вердикт (если имеется).
- Решение работодателя о приостановлении процедуры внутреннего расследования (если не удалось установить виновного субъекта).
Образец акта об отсутствии денежных средств
Формируется такой акт по стандарту ИНВ-15. Выявление кассовой недостачи предопределяет следующие особенности его составления:
- Указываются реквизиты хозяйствующего субъекта, регистрационный номер и дата издания приказа о кассовой ревизии, регистрационный номер и дата оформления самого акта ИНВ-15, дата выполнения кассовой инвентаризации. Акт ИНВ-15 оформляется в день выполнения кассовой проверки.
- Основная часть документа содержит детальные сведения об учетной сумме денежной наличности и реальной величине кассового остатка.
- В итогах ревизии фиксируется обнаруженная недостача.
- Обратная сторона составляемого акта содержит сведения о надлежащих пояснениях, предоставленных материально-ответственным субъектом. Кроме того, указывается вердикт работодателя (увольнение/выговор).
Скачать образец акта о недостаче денег в кассе – excel.
Обязан ли кассир возмещать?
Профессиональная деятельность кассира на предприятии имеет непосредственное отношение к работе с наличностью. Безусловно, это предполагает большую ответственность такого сотрудника.
Законодательством РФ регламентирован список должностей, предусматривающих полную материальную ответственность, что означает обязанность соответствующего работника в полном размере компенсировать работодателю причиненный ущерб.
Кассир – должность, которая также относится к данному перечню.
Соответственно, сумма кассовой недостачи может полностью относиться на кассира, поскольку именно этот сотрудник организации отвечает за сохранность её наличности.
Такое правило устанавливается по Трудовому Кодексу РФ (конкретно – статья 242).
Кассир правомерно освобождается от обязанности компенсировать работодателю кассовую недостачу, если такое несоответствие возникло из-за факторов или обстоятельств, не зависящих от него.
К подобным обстоятельствам относятся форс-мажоры (например, хищения, ограбления), а также катастрофы и иные явления, ставшие прямыми причинами повреждения кассы.
Бухучет и проводки
Если в ходе инвентаризации выявлена недостача денежных средств кассы, то в бухгалтерском учете отражаются соответствующие проводки.
Счета бухучета для отражения недостачи, которая выявлена по кассе, выбираются в зависимости от того, каким образом списывается несоответствие.
Величина недостачи кассовой наличности, причиненной виновными действиями ответственного сотрудника (кассира), не учитывается для целей налогообложения прибыли.
Если работодатель требовал возмещения данной суммы через суд, соответствующие судебные издержки организации могут законно относиться на внереализационные затраты.
Что касается бухучета недостачи, то его специфика будет зависеть от виновности кассира и характера возмещения (списания) соответствующего ущерба.
Если сотрудник компенсировал полную сумму обнаруженной недостачи, её величину учитывают следующим образом:
| Операция (описание) | Дебет | Кредит |
| Кассовая недостача обнаружена в определенном размере | 94 | 50 |
| Сумма выявленного несоответствия относится на виновника | 73/2 | 94 |
| Компенсация ущерба виновником | 70 | 73/2 |
Если работодатель освобождает виновного сотрудника от обязанности компенсировать выявленное при инвентаризации кассовое несоответствие, сумма такой недостачи становится безвозвратным ущербом и списывается в следующем порядке:
| Операция (описание) | Дебет | Кредит |
| Кассовая недостача обнаружена в определенном размере | 94 | 50 |
| Сумма выявленного несоответствия относится на виновника | 73/2 | 94 |
| Недостача списывается как безвозвратный ущерб | 91/2 | 94 |
Если вина кассира расследованием не подтверждается, ущерб переносится на финансовые итоги хозяйствующего субъекта и признается по статье его внереализационных затрат, учитываемых для налогообложения:
| Операция (описание) | Дебет | Кредит |
| Кассовая недостача обнаружена в определенном размере | 94 | 50 |
| Недостача списывается без установления виновника | 91/2 | 94 |
Как избежать?
Чтобы не допустить возникновения кассовых несоответствий, руководство компании должно предпринять все возможное для профилактики вероятных причин недостач:
- Корректно организовать и оборудовать помещение кассы.
- Внимательно относиться к подбору, проверке, инструктажу кассиров.
- Минимизировать внешние воздействия со стороны природных и иных факторов, способных повредить кассу.
- Обеспечить надежную охрану кассового помещения и денежных ящиков.
- Придерживаться строгих норм и принципов кассовой дисциплины.
Полезное видео
О порядке учета недостачи при инвентаризации и какими проводками отражается, подробно рассказано в данном видео:
Выводы
Кассир организации является материально-ответственным субъектом. Именно он полностью компенсирует кассовую недостачу.
Катастрофы и форс-мажоры, которые привели к утрате/недостаче наличности, рассматриваются как исключения, позволяющие кассиру освободиться от выплаты ущерба.
Недостачи часто обнаруживаются при кассовых инвентаризациях. Факты их выявления и возмещения корректно документируются, а также подлежат бухучету. Виновники ущерба определяются путем расследований.
