Выдача (расходование) денег наличными на разрешенные цели является важным аспектом ведения хозяйственной кассы организации.
Общеобязательный порядок выдачи (расходования, выплаты) кассовой наличности регламентируется Указанием Центробанка РФ №3210-У от 11.03.2014. Основные положения содержатся в пункте 6 этого нормативно-правового документа.
Выполнение этих правил является обязательным для хозяйствующих субъектов, осуществляющих кассовые транзакции.
Несоблюдение установленных норм влечет наложение штрафов.
В каком порядке выдаются деньги?
Как правило, выдача или выплата наличных денежных средств из кассы производится организацией в следующих типичных ситуациях:
- выплаты персоналу (зарплата, прочие выплаты);
- предоставление определенным сотрудникам подотчетных денег на конкретные нужды (когда уполномоченный работник израсходует данные средства, он должен будет подготовить и подать соответствующий авансовый отчет с приложением необходимых обосновывающих документов);
- наличные денежные средства сдаются (инкассируются) организацией в обслуживающее финансовое учреждение и зачисляется на банковский счет;
- погашение обязательств перед поставщиками по оплате товаров, услуг, работ (не более 100000 рублей по одному соглашению);
- дивидендные выплаты учредителям хозяйствующего субъекта.
Когда наличные средства выдаются получателю по РКО или платежной ведомости, кассир организации плательщика выполняет следующие действия:
- Проверяет, имеется ли на кассовом документе настоящая подпись главбуха, бухгалтера, руководителя. Данная подпись должна соответствовать утвержденному образцу.
- Проверяет соответствие (правильность) денежных сумм, указанных как цифрами, так и прописью.
- Если наличные средства предоставляются по РКО, кассиром проверяется наличие у их получателя подтверждающих документов, непосредственно упомянутых в этом РКО.
- Получатель должен документально удостоверить собственную личность (например, предъявлением паспорта). Если необходимо, получатель предъявляет кассиру не только паспорт, но и соответствующую доверенность.
Наличные денежные средства выдаются непосредственно только субъекту (получателю), указанному в РКО и иных бумагах. Кассир при этом должен убедиться, что во всех имеющихся документах указываются одни и те же ФИО получателя или доверенного лица. Если получение наличности осуществляется субъектом по доверенности, данная доверенность становится приложением к кассовому документу (РКО).- Кассир осуществляет подготовку нужной суммы денежных средств и передает бланк РКО получателю средств на подпись. Если оформляется электронный РКО, получатель может подписывать его электронной подписью.
- Денежные средства тщательно пересчитываются кассиром. Получатель при этом наблюдает за работой кассира. Корректная сумма наличности передается непосредственно получателю методом полистного пересчета. Получатель сразу же сверяет её и пересчитывает.
- Когда получатель принял деньги, бланк РКО подписывается самим кассиром.
Читайте также: Бухгалтерский учет по счету 50 Касса.
Какие документы оформляются в организации?
Наличные деньги выдаются из хозяйственной кассы по РКО – расходному кассовому ордеру. Что касается выдачи зарплаты, стипендиальных и иных выплат персоналу, в этих случаях расходование наличности выполняется по РКО и платежным ведомостям.
Для выполнения необходимых кассовых транзакций обособленному подразделению организации передается наличные средства по РКО из кассы этого субъекта в порядке, регламентированном самим юридическим лицом.
Зарплата и прочие наличные выплаты персоналу осуществляются хозяйствующим субъектом по платежной ведомости.
Работник, получающий средства, ставит собственную подпись в нужной графе (рядом со своими ФИО). Невыплаченные (неполученные) деньги депонируются кассиром.
На сумму реально выданных средств, предусмотренных платежной ведомостью, составляется РКО. Совокупная величина, полученная суммированием депонированных средств и реально выданных денег, должна равняться итоговой сумме, фигурирующей в соответствующей ведомости.
Все оформленные РКО (факты выдачи наличности) надлежащим образом регистрируются организацией в кассовой книге.
Кроме того, РКО могут фиксироваться в журнале учета РКО и ПКО.
Следует помнить о том, что РКО изначально должны составляться корректно – вносить какие-либо исправления в эти бланки запрещается. Испорченный документ сразу же бракуется, что обуславливает составление и заполнение нового бланка РКО.
Бухгалтерские проводки
Как уже говорилось ранее, кассовая наличность расходуется хозяйствующим субъектом (юридическим лицом) на определенные нужды, что обуславливает необходимость оформления типичных проводок в бухучете по счету 50:
| Операция (описание) | Дебет | Кредит |
| Внесение оплаты поставщику | 76,60 | 50 |
| Осуществление дивидендных выплат | 75 | 50 |
| Предоставление работнику подотчетных денег | 71 | 50 |
| Выдача зарплаты наличностью | 70 | 50 |
| Наличность инкассируется (передается) в финансовое учреждение | 57 | 50 |
| 51 | 57 |
Полезное видео
О порядке проведения операции по выдаче наличных денежных средств из кассы, подробно рассказано в данном видео:
Выводы
Выдача (расходование) кассовой наличности выполняется хозяйствующим субъектом в порядке, предусмотренном нормами действующего законодательства.
При этом необходимо следовать определенному алгоритму, предполагающему совершение конкретных действий кассиром и получателем средств.
Большое значение имеет наличие нужных бумаг, а также их правильное составление и заполнение всеми участниками процедуры. Получатель денег должен документально удостоверить как свою личность, так и имеющиеся полномочия.
Ответственный кассир и получатель наличности должны своевременно убедиться в адекватности и корректности всех параметров совершаемой процедуры (сумм, документов, оснований). Бухучет соответствующих операций также осуществляется надлежащим образом.
