Наличные денежные средства являются наиболее ликвидными активами фирмы и подвергаются хищению чаще, чем иное имущество организации.
В связи с этим, деньги в кассе предприятия находятся на особом учете.
Назначение документа
В проведении регулярной инвентаризации наличных средств заинтересовано руководство компании.
С помощью ревизии проверяются остатки в кассе денежных средств, фиксируется факт их хищения материально ответственным лицом.
Частота ее проведения при внутренних проверках определяется директором предприятия. Инвентаризация может быть также и внезапного характера.
Существуют случаи, обозначенные законодательством (Приказ Минфина №49 от 13 июня 1995 года), когда инвентаризацию нужно проводить обязательно:
- перед подготовкой отчетности за календарный год;
- смена ответственного сотрудника (кассира);
- выявление случаев возникновения излишков, хищения наличных денег из кассы
Во всех указанных случаях итогом является составленный акт инвентаризации по форме ИНВ-15.
Кто заполняет при ревизии кассы предприятия?
Обязанность по инвентаризации кассы закреплена за постоянно действующей инвентаризационной комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя.
Членами комиссии являются:
работники бухгалтерии;- административно-управленческие работники;
- сотрудники службы безопасности и иные специалисты (юрист, экономист);
- представитель аудиторской компании.
Материально ответственного работника не следует включать в состав группы, тогда получается, что он проверяет сам себя, смысл проверки теряется.
Формирование комиссии только из представителей сторонних, аудиторских компаний не допускается.
Если численность компании равна 1 сотруднику, комиссию создать не получится (ее численность должна быть больше 2-х).
Заполняет акт ИНВ-15 кассир от руки ручкой синего или черного цвета, не допуская исправлений. Возможно заполнение бланка унифицированной формы при помощи компьютера.
Акт составляется в 2-х экземплярах, а при смене кассира — в трех, еще один экземпляр передается сотруднику, принимающего кассу.
Как составить при проверке – заполнение всех строк унифицированной формы
Постановлением Госкомстата (№88 от 18 августа 1998г.) разработан унифицированный бланк для инвентаризации наличности.
Форма ИНВ-15 при желании может быть заменена на аналогичный бланк, разработанный внутри организации, использование утвержденного документа не обязательно.
Практика показывает, что акт по форме ИНВ-15 широко используется различными организациями.
Унифицированная форма проста в заполнении и, как правило, не вызывает особых трудностей у специалистов при оформлении.
Условно бланк акта делится на 3 части, первая из которых содержит сведения о компании, проводящей инвентаризацию наличных средств кассы:
- организационно-правовой статус предприятия (ИП, бюджетное учреждение, ООО, АО);
- полное наименование фирмы;
- текущий вид деятельности (ОКВЭД);
- реквизиты приказа руководителя, послужившим основанием для проверки (плановой, внеплановой);
- фактическая дата проведения инвентаризации, номер документа.
Вторая часть бланка ИНВ-15 — расписка материально-ответственного сотрудника и результаты проведенной ревизии наличных денег.
Кассир своей подписью подтверждает, что необходимая кассовая документация передана в бухгалтерию предприятия, а денежные средства в полном объеме находятся в кассе.
Ниже фиксируются следующие действия инвентаризации.
Комиссия (несколько сотрудников) подсчитывает находящиеся в кассе финансовые средства, результаты записываются в бланке акта ИНВ-15.
Необходимо разделить подсчитанные активы: чеки, марки, деньги.
Записи в акт вносятся в числовом значении, подсчитывается итоговая сумма финансов в кассе в числовом и буквенном выражении.
Далее прописываются номера последних ордеров на момент проверки: приходного и расходного.
Третьей частью в акте являются подписи всех членов специальной комиссии, а также материально-ответственного работника, в присутствии которого производилась инвентаризация наличных средств.
Ответственный сотрудник при выявлении расхождений с бухгалтерией должен предоставить пояснения.
На их основании руководство компании, а также контролирующие органы (если они являлись инициаторами проверки) выносят решение о судьбе выявленных излишков наличных денег или мерах по погашению недостачи.
Итоги записываются с оборотной стороны формы, заверяется подписью главы фирмы и печатью компании.
Не следует забывать о заключении договора о полной материальной ответственности с ответственным работником, имеющим доступ к материальным активам.
Его отсутствие не позволит работодателю в случае выявлении недостачи удержать ее с работника полном объеме.
Скачать бесплатно бланк и образец в word и excel
Скачать бланк акта инвентаризации кассы ИНВ-15 – word, excel,
Скачать пример заполнения акта формы ИНВ-15 – excel.
Выводы
Инвентаризация кассы в современной действительности позволяет вовремя предотвратить кассовые нарушения, пресечь превышение полномочий, злоупотребление, избежать штрафов.
Если кассовая дисциплина не соблюдается, то юридическое лицо может подвергнутся наказанию по статье 15.1 КоАП.
