Кассовая дисциплина подразумевает неукоснительное следование правилам совершения операций по кассе. Такие требования регламентируются нормативными документами.
Их необходимо соблюдать всем хозяйствующим субъектам, принимающим (получающим) и расходующим (выдающим) денежную наличность. Это касается как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей (о кассовой дисциплине ИП).
Важно разобраться, как исполняется кассовая дисциплина, какими правовыми актами она регулируется, кто контролирует её соблюдение.
Кроме того, следует выяснить, как изменился порядок ее исполнения в нынешнем 2019 году.
Нормативные документы и законы
Чтобы соблюдать кассовую дисциплину на предприятии, необходимо выполнять конкретные правила, предусмотренные следующими нормативными документами:
- Указание Центробанка РФ (Банка России), зарегистрированное 11.03.2014 под номером 3210-У. Этим регламентом устанавливаются правила совершения транзакций по кассе для всех хозяйствующих субъектов, работающих с наличностью. Данный порядок является обязательным как для организаций, так и для индивидуальных предпринимателей.
- Указание Центробанка РФ (Банка России), зарегистрированное 07.10.2013 под номером 3073-У. Этим документом устанавливается порядок наличных расчетов.
- Закон РФ, регламентирующий правила использования контрольно-кассовой техники (ККТ). Речь идет о нормативном акте ФЗ-54, зарегистрированном 22.05.2003.
- Закон РФ, регулирующий порядок использования онлайн-касс. Документ зарегистрирован 03.07.2016 под номером ФЗ-290. Этим нормативным актом были внесены значительные изменения в ФЗ-54, поэтапное внедрение которых предполагается в 2017-2019 годах.
Порядок и правила ведения на предприятии
Кассовая дисциплина определяет свод правил, регламентирующих совершение предприятием приходно-расходных операций (транзакций) с наличными деньгами.
Понятие кассы охватывает систему денежных расчетов, выполняемых организацией с применением наличности.
Оно включает как поступление (прием, приход) наличных средств из любых источников, так и их выплату (выдачу, расход) на необходимые цели.
Порядок ведения кассовой дисциплины сводится к соблюдению хозяйствующим субъектом следующих требований:
- Назначение материально-ответственного субъекта, официально выполняющего обязанности кассира в организации.
- Хранение денежной наличности и всех бумаг по кассе при подходящих условиях, исключающих воздействие вредных факторов.
- Корректное, своевременное документальное оформление приходных и расходных кассовых транзакций (операций). Применяются регламентированные формы. Все бумаги составляются и заполняются в установленном порядке. Кассовые документы оформляются непосредственно при выполнении соответствующих транзакций. Приход наличности, изначально поступившей на предприятие не через кассу (например, через ККТ), оформляется к завершению дня (ежедневно).
Индивидуальные предприниматели вправе следовать упрощенному порядку, освобождающему их от обязательного составления документов по кассе.
- Поступление наличной выручки от реализации в операционную кассу организации обуславливает необходимость использования ККТ. Если хозяйствующему субъекту поступает наличная выручка от продажи, обязательным является предоставление покупателю (плательщику) чека (норма ФЗ-54, статья 5).
- Проверка подлинности и количества наличных денег, поступающих кассиру, в установленном порядке.
- Расходование наличной выручки, принятой кассиром предприятия в операционную кассу, исключительно на определенные нужды (предоставление под отчет, расчеты с покупателями/поставщиками, выплата аванса/зарплаты сотрудникам). Индивидуальным предпринимателям разрешается свободно использовать эти средства на личные цели.
- Максимальный размер суммы наличных расчетов между организациями, между индивидуальными предпринимателями, между организациями/предприятиями и индивидуальными предпринимателями ограничивается величиной 100 (сто) тысяч рублей по одному соглашению (договору). Лимиты не устанавливаются на расчеты с гражданами (физическими лицами). Индивидуальные предприниматели могут пользоваться любыми кассовыми суммами для собственных целей.
- Документальным основанием для предоставления подотчетных наличных средств является соответствующий приказ руководителя или, как вариант, заявление подотчетного субъекта, завизированное руководством. Отчитаться по сумме, выданной субъекту под отчет, следует на протяжении 3 (трех) рабочих дней, отсчитываемых от даты завершения периода, на который предоставлялись данные средства. Неиспользованные подотчетные суммы обязательно возвращаются в кассу организации или, как вариант, удерживаются из начисленной зарплаты подотчетного субъекта.
Установление лимита по разрешенному остатку по кассе, актуальному для предприятия к завершению рабочего дня. Излишки кассовой наличности каждый день передаются в банк. Сверхлимитные средства могут находиться в кассе организации исключительно для выдачи зарплаты её сотрудникам (максимум пять рабочих дней). Малые предприятия/индивидуальные предприниматели вправе не ограничивать свои остатки по кассе.- Транзакции с наличностью в иностранной валюте также могут совершаться через кассу. Как правило, такие операции предусматривают сдачу/получение валюты в финансовом учреждении или предоставление валютной наличности для зарубежных командировок.
Читайте также об ответственности за нарушение кассовой дисциплины.
На кого возлагается контроль за соблюдением?
Сотрудники организации, имеющие непосредственное отношение к выполнению её входящих/исходящих кассовых транзакций, обязаны четко соблюдать правила (порядок) кассовой дисциплины.
Главный бухгалтер контролирует деятельность бухгалтерии, к профессиональной компетенции которой относится работа с операционной кассой.
Ответственность руководителя предприятия (индивидуального предпринимателя) охватывает всю хозяйственную деятельность предпринимательского субъекта, совершающего наличные операции.
Внешний контроль кассовой дисциплины хозяйствующего субъекта осуществляется налоговой службой (путем проведения соответствующих проверок).
Образец приказа для ООО
Чтобы обеспечить соблюдение в организации кассовой дисциплины, руководство может разработать специальный регламент – Положение о совершении операций по кассе.
Данный регламент вводится в действие отдельным распорядительным актом – приказом руководства о поддержании кассовой дисциплины.
Этот приказ может содержать следующие реквизиты:
- Наименование приказа с указанием даты его издания и регистрационного номера.
- Формулировка об утверждении и введении в действие порядка кассовых операций, предусмотренного разработанным Положением, с определенной даты. Соответствующее кассовое Положение может являться приложением к данному распорядительному акту, о чем также следует упомянуть.
- Указание главному бухгалтеру о необходимости ознакомления всех сотрудников бухгалтерии с кассовым порядком (Положением).
- Определение контрольных полномочий, связанных с проверкой исполнения данного приказа. Обычно руководитель оставляет их за собой.
- Подпись руководителя.
Изменения и новые поправки в наличных расчетах
Надо отметить, что кассовая дисциплина претерпела некоторые корректировки в текущем 2019 году:
- Существенные изменения касаются использования предприятиями и предпринимателями контрольно-кассовой техники, а именно – перехода хозяйствующих субъектов, работающих с наличностью, на онлайн-кассы.
- Изменилась кассовая дисциплина для ситуации использования онлайн-касс. В этом случае некоторые кассовые документы – справка-отчет и журнал кассира-операциониста – перестали быть обязательными.
- Отменено требование о полной выплате долга по ранее предоставленной сумме при очередной выдаче подотчетных средств.
Выводы
Следование требованиям кассовой дисциплины является важным аспектом правильного ведения транзакций по кассе. Необходимо соблюдать правила, предусмотренные общеобязательными нормативными актами (указаниями ЦБ РФ, законами РФ), а также приказами и положениями, разрабатываемыми руководством каждого хозяйствующего субъекта.
Многие изменения кассового порядка, произошедшие в 2019 году, обусловлены внедрением и последующим использованием онлайн-касс.
