Внедрение онлайн-касс привело к существенным изменениям закона 54-ФЗ – ключевого нормативно-правового акта, регламентирующего применение контрольно-кассовой техники (ККТ) в РФ.
К примеру, использование онлайн-кассы организацией или ИП позволяет отказаться от ряда отчетных документов и учетных регистров в системе ведения кассы.
Как оказалось, однако, данное послабление не относится к основным кассовым документам, обозначенным в Указании ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, и кассовой книге, также упомянутой в данном нормативном акте.
Особенности ведения и заполнения кассовой книги (КК) хозяйствующим субъектом, использующим аппарат онлайн-кассы, следует рассмотреть более подробно.
Нужно ли вести?
Кассовая книга, как известно, является важнейшим учетным регистром наличных транзакций предприятия и ИП. Её регулярное ведение позволяет фиксировать и отслеживать движение наличности в рамках кассы хозяйствующего субъекта.
Этот регистр ежедневно заполняется по сведениям ордеров РКО/ПКО – основных кассовых документов, оформляющих, соответственно, расходование/поступление наличных денег в организации или у ИП.
О применении кассовой книги у ИП на различных режимах читайте здесь.
Каждый день по итогам заполнения кассовой книги выводится реальный остаток наличности. Если размер этого остатка превышает величину максимального ограничения, установленного хозяйствующим субъектом для суммы наличных на конец дня, сверхлимитные средства передаются (инкассируются) в обслуживающий банк и зачисляются на расчетный счет.
Касса и ККТ – это не синонимы. Кассой хозяйствующего субъекта принято считать систему учета его приходных/расходных операций, совершаемых с применением наличности.
ККТ – это аппарат, позволяющий фиксировать факты поступления наличной выручки от покупателей (клиентов) и подтверждать их распечаткой кассовых чеков.
Таким образом, ККТ является частью системы учета наличных операций хозяйствующего субъекта, обозначаемой понятием «касса».
Наличная выручка, зафиксированная аппаратом ККТ, ежедневно приходуется в кассу хозяйствующего субъекта оформлением единого ордера ПКО, о чем также делается запись в кассовую книгу.
Ведение книги является обязательным требованием только для юр. лиц – хозяйствующих организаций.
Субъекты ИП, приходующие и расходующие наличные деньги, освобождаются от обязанности ведения и заполнения книги.
Субъекты ИП, как известно, вправе не устанавливать для себя кассовый лимит.
Юридические лица, правомерно отнесенные к малым предприятиям, вправе не устанавливать для себя ограничение по максимальной сумме остатка кассы, но обязаны регулярно заполнять книгу.
Что касается недавних поправок к 54-ФЗ, связанных с внедрением онлайн-касс, то они, как уже говорилось ранее, позволили хозяйствующему субъекту, применяющему аппарат онлайн-кассы, отказаться от обязательного ведения и составления ряда бумаг и регистров.
Так, использование онлайн-кассы позволяет субъекту наличных транзакций не заполнять 9 (девять) документов.
Однако составление кассовых ордеров, документально оформляющих расходование и поступление наличности, и заполнение кассовой книги по-прежнему остаются обязательными требованиями кассовой дисциплины, порядок ведения которой устанавливается отдельным регламентом ЦБ РФ. Получается, что внедрение онлайн-кассы не отменяет кассовую книгу.
Читайте также: Нужно ли вести журнал кассира операциониста при онлайн кассе?
Правила ведения
Порядок заполнения книги хозяйствующим субъектом, совершающим наличные операции, регламентируется вышеупомянутым Указанием ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014.
Применение онлайн-кассы принципиально не влияет на специфику ведения, по-прежнему осуществляемого по таким правилам:
- Возможность ведения в бумажном или электронном формате. Электронный формат, однако, подразумевает распечатку, подшивку и заверение подписью соответствующего документа.
- Заполнение книги базируется на сведениях кассовых ордеров, фиксирующих расходование и поступление наличных денежных средств.
- Остаток наличности, рассчитанный по данным книги к завершению операционного дня, перед надлежащим заверением сравнивается с фактической суммой денег в кассе. При этом обязательно учитывается реальная сумма средств в ККТ.
Как уже упоминалось выше, наличные деньги, зафиксированные и учтенные аппаратом онлайн-кассы за операционный день, приходуются в хозяйственную кассу организации путем оформления единого ордера ПКО.
Сумма такого ПКО, перенесенная в книгу, должна подтверждаться сведениями отчета о завершении кассовой смены, сформированного аппаратом онлайн-кассы.
Как исправлять ошибки в кассовой книге?
Как заполнять?
Организация или ИП имеют право самостоятельно выбрать подходящую форму для ведения.
Он может предпочесть официально утвержденный стандарт КО-4, часто используемый для заполнения этого регистра.
Как вариант, субъект кассовых транзакций вправе разработать и применять собственную форму данного регистра, что также должно быть зафиксировано его учетной политикой.
Так или иначе, регистр кассовой книги должен содержать следующие сведения:
- наименование применяемой формы (к примеру, КО-4);
- название хозяйствующего субъекта;
- название структурного подразделения (департамента) хозяйствующего субъекта;
- используемые коды отображения необходимой информации;
- количество пронумерованных страниц регистра;
- подписи главбуха/директора;
- дата заполнения.
Книга ведется как в бумажном виде, так и в электронном формате.
Электронная форма заверяется специальной электронной подписью, заранее оформленной на ответственного сотрудника.
Бумажный регистр прошивается и нумеруется. Регистр КК заполняется ежедневно, но именно в те дни, когда было поступление/расходование наличности.
Заполняется КК ответственным сотрудником (кассиром) по имеющимся сведениям РКО/ПКО. Когда кассовая смена завершается, регистр КК направляется главбуху/директору для заверения.
Подробный порядок заполнения кассовой книги.
Скачать бланк и образец
Скачать форму КО-4 – word, excel.
Скачать заполненный образец – скачать.
Выводы
Кассовая книга (КК) при онлайн-кассе обязательно заполняется хозяйствующими субъектами, принимающими/расходующими наличность и соблюдающими кассовую дисциплину.
Данная процедура по-прежнему выполняется по требованиям регламента ЦБ РФ. Внедрение онлайн-кассы ощутимо не повлияло на обязательность и порядок ведения КК.
