Когда можно вести кассовую книгу в электронном виде – особенности ведения

фото-1Действующим законодательством РФ предусматривается требование о соблюдении кассовой дисциплины.

Данная норма относится к любым хозяйствующим субъектам, получающим и расходующим денежную наличность.

Корректное заполнение кассовой книги (КК) считается одним из важных аспектов ведения кассы.


Необходимость внесения в КК достоверных сведений о поступлениях и выплатах наличных денег регламентируется правилами Указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014.

Однако хозяйствующий субъект, вынужденный регулярно заполнять книгу, вправе выбрать для себя наиболее подходящую форму её ведения.

Это может быть как обычная бумажная книга, так и электронный регистр данных.

Безусловно, заполнение КК в электронном виде имеет свои особенности, которые следует рассмотреть более детально.

Разрешается или нет ведение?

Согласно положениям вышеупомянутого Указания ЦБ РФ №3210-У, к кассовым документам хозяйствующего субъекта относятся только ордера РКО/ПКО, которыми оформляются соответственно расходование и поступление наличности.

Кассовая книга (КК) не относится к кассовым документам, но её заполнение считается необходимым.

По сути, книга является важным бухгалтерским регистром, фиксирующим любые факты поступления и расходования наличных денег.

В неё ежедневно вносятся сведения из РКО и ПКО – кассовых ордеров, удостоверяющих движение денежных средств у организации и ИП. По итогам каждого дня выводится остаток по кассе.

Регистр кассовой книги рекомендуется вести по официально утвержденной форме КО-4. Однако хозяйствующий субъект может разработать, утвердить и применять любую иную форму, содержащую при этом все необходимые сведения.

Кроме того, регламентом ЦБ РФ допускается ведение книги в электронном виде, что подразумевает использование для этого компьютерной техники и подходящего программного обеспечения.

фото-2Иначе говоря, специальная компьютерная программа должна отображать электронный файл кассовой книги с возможностью его регулярного редактирования.

Предпочтительной является табличная форма отображения данных, структура которой максимально соответствует вышеупомянутому стандарту КО-4.

Электронная форма кассовой книги, содержащая типичные поля (графы), легко заполняется с помощью клавиатуры и компьютерной мыши.

Как правило, функционалом программы предусматривается возможность распечатки сохраненных данных на бумажном носителе.

Нормами актуального законодательства предусматривается заполнение электронного регистра в конце каждого операционного дня, если в этот день осуществлялись приходные или расходные транзакции с наличностью.

Результатом данной процедуры является формирование документации, состоящей из условных двух листов:

  • лист, содержащий номера и реквизиты;
  • лист отчета, составленного самим кассиром.

Кассир распечатывает данные листы, внимательно изучает их содержание, а затем подписывает эти бумаги, если отсутствуют ошибки и неточности заполнения. Листы нумеруются и отправляются в кассу для дальнейшего хранения. Как исправлять ошибки в кассовой книге?

К завершению отчетного года производятся комплектация и подшивка всех экземпляров – формируется книга. Составленные отчеты направляются непосредственно в бухгалтерию.

Читайте также: нужна ли кассовая книга при онлайн кассе?

Как вести — основные правила

Как уже говорилось ранее, заполнение электронного регистра книги осуществляется посредством внесения нужных сведений в готовую компьютерную форму, исполненную обычно как таблица.

К завершению каждого операционного дня все сведения о фактическом движении – поступлении и расходовании – кассовой наличности должны быть отражены в единой табличной форме.

По итоговой строке выводится кассовый остаток, являющийся результатом соответствующих вычислений. Кассир проверяет полученные данные, сверяет их с ордерами ПКО/РКО, сравнивает выведенную сумму остатка с фактической величиной наличных денег.

Кассовая наличность в пределах установленного лимита остается в организации, а сверхнормативные средства передаются (инкассируются) в банк.

Электронный формат ведения подразумевает как ручное, так и автоматизированное заполнение соответствующего регистра.

Ручное заполнение осуществляется следующим образом:

  • фото-3Сравнение остатка наличности на начало дня актуальной страницы с остатком наличности на конец дня предшествующей страницы. Эти показатели должны совпадать.
  • В соответствующей графе прописываются номера документов ПКО/РКО.
  • Корректно указываются необходимые номера корреспондирующих счетов бухучета (зарплата, расчеты с покупателями, расчетный счет, прочие счета).
  • Подводятся итоги по сведениям прихода/расхода наличности. Выводится сумма остатка наличности на конец текущего дня.
  • Если все соответствует действительности и отсутствуют ошибки, бухгалтер и ответственный кассир проставляют свои ЭЦП (электронные подписи).

Автоматизированный вариант ведения книги позволяет существенно ускорить данный процесс, так как осуществляется одновременное внесение данных во вкладной лист и отчет самого кассира.

Программа самостоятельно нумерует страницы (по возрастанию). Общее количество созданных листов и результаты по денежным суммам автоматически вычисляются нарастающим итогом.

Скачать бесплатно бланк и образец заполнения в excel

Бланк кассовой книги – скачать в excel.

Образец заполнения – скачать.

Выводы

Электронный формат ведения набирает все большую популярность среди хозяйствующих субъектов, регулярно совершающих кассовые транзакции и, соответственно, обязанных вести учет поступающей/расходуемой денежной наличности.

Электронное заполнение книги позволяет ощутимо ускорить ввод и последующую обработку необходимых сведений.

Важный нюанс – электронный вид этого документа обязывает бухгалтера и ответственного кассира пользоваться электронными подписями.



Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

© 2018 Практикующий бухгалтер ·  Дизайн и техподдержка: Goodwinpress.ru