Действующим законодательством РФ предусматривается требование о соблюдении кассовой дисциплины. Данная норма относится к любым хозяйствующим субъектам, получающим и расходующим денежную наличность.
Корректное заполнение кассовой книги (КК) считается одним из важных аспектов ведения кассы.
Необходимость внесения в КК достоверных сведений о поступлениях и выплатах наличных денег регламентируется правилами Указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014.
Однако хозяйствующий субъект, вынужденный регулярно заполнять книгу, вправе выбрать для себя наиболее подходящую форму её ведения.
Это может быть как обычная бумажная книга, так и электронный регистр данных.
Безусловно, заполнение КК в электронном виде имеет свои особенности, которые следует рассмотреть более детально.
Разрешается или нет ведение?
Согласно положениям вышеупомянутого Указания ЦБ РФ №3210-У, к кассовым документам хозяйствующего субъекта относятся только ордера РКО/ПКО, которыми оформляются соответственно расходование и поступление наличности.
Кассовая книга (КК) не относится к кассовым документам, но её заполнение считается необходимым.
По сути, книга является важным бухгалтерским регистром, фиксирующим любые факты поступления и расходования наличных денег.
В неё ежедневно вносятся сведения из РКО и ПКО – кассовых ордеров, удостоверяющих движение денежных средств у организации и ИП. По итогам каждого дня выводится остаток по кассе.
Регистр кассовой книги рекомендуется вести по официально утвержденной форме КО-4. Однако хозяйствующий субъект может разработать, утвердить и применять любую иную форму, содержащую при этом все необходимые сведения.
Кроме того, регламентом ЦБ РФ допускается ведение книги в электронном виде, что подразумевает использование для этого компьютерной техники и подходящего программного обеспечения.
Иначе говоря, специальная компьютерная программа должна отображать электронный файл кассовой книги с возможностью его регулярного редактирования.
Предпочтительной является табличная форма отображения данных, структура которой максимально соответствует вышеупомянутому стандарту КО-4.
Электронная форма кассовой книги, содержащая типичные поля (графы), легко заполняется с помощью клавиатуры и компьютерной мыши.
Как правило, функционалом программы предусматривается возможность распечатки сохраненных данных на бумажном носителе.
Нормами актуального законодательства предусматривается заполнение электронного регистра в конце каждого операционного дня, если в этот день осуществлялись приходные или расходные транзакции с наличностью.
Результатом данной процедуры является формирование документации, состоящей из условных двух листов:
- лист, содержащий номера и реквизиты;
- лист отчета, составленного самим кассиром.
Кассир распечатывает данные листы, внимательно изучает их содержание, а затем подписывает эти бумаги, если отсутствуют ошибки и неточности заполнения. Листы нумеруются и отправляются в кассу для дальнейшего хранения. Как исправлять ошибки в кассовой книге?
К завершению отчетного года производятся комплектация и подшивка всех экземпляров – формируется книга. Составленные отчеты направляются непосредственно в бухгалтерию.
Читайте также: нужна ли кассовая книга при онлайн кассе?
Как вести – основные правила
Как уже говорилось ранее, заполнение электронного регистра книги осуществляется посредством внесения нужных сведений в готовую компьютерную форму, исполненную обычно как таблица.
К завершению каждого операционного дня все сведения о фактическом движении – поступлении и расходовании – кассовой наличности должны быть отражены в единой табличной форме.
По итоговой строке выводится кассовый остаток, являющийся результатом соответствующих вычислений. Кассир проверяет полученные данные, сверяет их с ордерами ПКО/РКО, сравнивает выведенную сумму остатка с фактической величиной наличных денег.
Кассовая наличность в пределах установленного лимита остается в организации, а сверхнормативные средства передаются (инкассируются) в банк.
Электронный формат ведения подразумевает как ручное, так и автоматизированное заполнение соответствующего регистра.
Ручное заполнение осуществляется следующим образом:
Сравнение остатка наличности на начало дня актуальной страницы с остатком наличности на конец дня предшествующей страницы. Эти показатели должны совпадать.- В соответствующей графе прописываются номера документов ПКО/РКО.
- Корректно указываются необходимые номера корреспондирующих счетов бухучета (зарплата, расчеты с покупателями, расчетный счет, прочие счета).
- Подводятся итоги по сведениям прихода/расхода наличности. Выводится сумма остатка наличности на конец текущего дня.
- Если все соответствует действительности и отсутствуют ошибки, бухгалтер и ответственный кассир проставляют свои ЭЦП (электронные подписи).
Автоматизированный вариант ведения книги позволяет существенно ускорить данный процесс, так как осуществляется одновременное внесение данных во вкладной лист и отчет самого кассира.
Программа самостоятельно нумерует страницы (по возрастанию). Общее количество созданных листов и результаты по денежным суммам автоматически вычисляются нарастающим итогом.
Скачать бесплатно бланк и образец заполнения в excel
Бланк кассовой книги – скачать в excel.
Образец заполнения – скачать.
Выводы
Электронный формат ведения набирает все большую популярность среди хозяйствующих субъектов, регулярно совершающих кассовые транзакции и, соответственно, обязанных вести учет поступающей/расходуемой денежной наличности.
Электронное заполнение книги позволяет ощутимо ускорить ввод и последующую обработку необходимых сведений.
Важный нюанс – электронный вид этого документа обязывает бухгалтера и ответственного кассира пользоваться электронными подписями.
