При переходе на онлайн кассы большинство предпринимателей задумываются о необходимости заполнения журнала кассира операциониста. До принятия закона №290-ФЗ от 3 июля 2016 года существовало требование по ведению журнала по форме КМ-4, где были отражены расходные и приходные операции по кассе.
Вступление нового регламента позволило уменьшить некоторую бумажную работу. Действия, произведенные за определенный промежуток времени при помощи кассовой техники, записываются в журнал кассира-операциониста.
Нужно ли вести – особенности ведения
Термин «онлайн касса» определяет кассовую технику, функции которой связаны не только с печатью чеков и хранению информации о них, но и передачей сведений о них в виде электронных копий в налоговую службу.
Для осуществления действий по работе с онлайн-кассой оператору нужен доступ к сети интернет и базовые навыки владения кассовой техникой.
Другие позиции работы кассового аппарата остаются неизменными и немногим отличаются от ранее принятых норм.
Ведение журнала на бланке КМ-4 по осуществлению операций старой кассовой техники осуществлялось вручную.
Оформление журнала при вводе в работу онлайн-касс имеет большое преимущество перед прежним бланком: вся информация по операциям с денежными средствами (наличный и безналичный расчет) автоматически записывается в систему кассы, а затем их копии направляются в налоговый орган.
Отвечая на вопрос, требуется ли ведение журнала кассира операциониста при работе с онлайн-кассами, Министерство финансов РФ представил разъяснения в письме от 4 апреля 2017 года № 03-01-15/19821.
Здесь сообщается, что применение в работе унифицированных форм первичной документации, к которым относится журнал, новым регламентом не предусматривается, следовательно, форма не является обязательной для оформления.
Использование онлайн-кассы позволяет отказаться от ведения журнала.
Читайте также: Нужно ли вести кассовую книгу КО-4 при онлайн кассах?
Как заполнять?
Оформление журнала по форме КМ-4 необходимо для учета прихода и расхода наличности.
Некоторые юридические лица после отмены обязательности его ведения с июля 2017 года все равно продолжают его вести.
Субъектами предпринимательской деятельности добровольно может быть применена форма даже после введения онлайн-касс для целей внутреннего учета.
Журнал ведется работником, обслуживающим покупателей с помощью кассового аппарата – кассир, кассир-операционист.
Хранится бланк у директора компании или главного бухгалтера.
Для учета притока и оттока денежных средств в документе указываются:
- сведения начальные и конечные со счетчика ККТ за рабочий период;
- размер выручки за смену, рабочий день;
- объем израсходованных и полученных денежных средств в наличной и безналичной форме;
- средства, возвращенные покупателям, оплатившим товар ненадлежащего качества.
Компании самостоятельно устанавливает правила заполнения журнала, но шаблон должен соответствовать нормам постановления №132. Регистр КМ-4 предполагает ежедневное ведение документа.
Записи осуществляются ручкой синего цвета (шариковой, чернильной). При возникновении исправлений обязательно проставляется виза директора предприятия и главного бухгалтера.
Скачать бланк и образец заполнения формы КМ-4
Скачать бланк журнала КМ-4 – word, excel.
Скачать образец заполнения формы КМ-4 – пример.
Важные моменты
Журнал кассира-операциониста является учетной документацией, его содержание и хранение должно определяться законодательными и локальными актами.
Хранить книгу необходимо недалеко от кассы или в бухгалтерии, но в любом случае, недоступным для посторонних взглядов.
После истечения актуальности документа он передается в архив, где срок его хранения составляет 3 года. По истечении этого срока журнал подлежит утилизации с четким соблюдением регламента подобной процедуры.
До введения онлайн-касс журнал нуждался в обязательной прошивке, нумерации и регистрации в надзорном органе.
Сейчас регистрировать в налоговой инспекции нет необходимости, нумерация и шнуровка осуществляется при личном желании юридического лица.
Данное право возникает при окончательном переходе на онлайн-кассы.
Одним из преимуществ онлайн кассы выделяется возможность оформлять чеки при совершении покупок через интернет-магазины в течении всего лишь нескольких минут, что не всегда осуществлялось обычными кассовыми аппаратами.
Сейчас, после осуществления покупки, покупателю высылается на обозначенный адрес электронной почты чек с указанием реквизитов продавца и информации о товаре.
Подобный документ можно попросить и в обычном магазине, обязанностью продавца является его обязательная выдача.
Специальный программный комплекс онлайн-касс позволяет провести анализ поведения потребителя, учитывать реализацию продукции, а также работать с ценными бумагами.
С его помощью можно определить продукцию, пользующуюся наибольшим спросом, и залежавшийся товар на полках, продажи которого способны увеличиться при снижении на него цены.
Полезное видео
О порядке заполнения журнала кассиром-операционистом, можно узнать из данного видео:
