Требованиями действующего отечественного законодательства предусматривается обязанность хозяйствующих организаций, принимающих наличность у покупателей, применять контрольно-кассовую технику (ККТ) при расчетах за товары/работы/услуги.
Каждая транзакция, которая фиксируется посредством кассы, должна удостоверяться распечаткой бумажного кассового чека, содержащего в обязательном порядке сведения о проведенной сделке (сумма, суть, дата, номер).
Все расчетные операции, выполненные за конкретный временной интервал и учтенные с помощью ККТ, фиксируются в журнале кассира-операциониста, заполнение которого осуществляется по стандартной форме КМ-4.
Важные особенности ведения этого регистра следует рассмотреть более детально.
Нужно ли вести форму КМ-4?
Журнал КМ-4 является официальным регистром всех наличных транзакций, выполненных и учтенных в организации посредством ККТ. В этот формуляр следует вносить сведения о поступлении (приходе) и выплате (расходе) денежной наличности.
Если хозяйствующий субъект располагает несколькими кассами, данный журнал следует вести по отдельности для каждой из них.
Журнал кассира-операциониста, составляемый и заполняемый по стандартной форме КМ-4, представляет собой документальный регистр кассовых транзакций.
Он накапливает, систематизирует и отображает данные из так называемых Z-отчетов, формируемых по каждому устройству ККТ, зарегистрированному у хозяйствующего субъекта (организации, ИП), принимающего/расходующего наличность. Соответственно, КМ-4 используется для перманентного учета прихода/расхода наличных денег.
В практике применения ККТ документальным Z-отчетом принято называть отчет, содержащий итоговые сведения о кассовых транзакциях, совершенных и учтенных кассиром через конкретное устройство ККТ за операционный день.
Ежедневно Z-отчет формируется (снимается) с ККТ ответственным кассиром – оператором ККТ – по каждому факту завершения очередной рабочей смены.
Сверка денежной наличности ежедневно осуществляется кассиром-операционистом по остатку, зафиксированному Z-отчетом.
После этого деньги передаются непосредственно администратору (главному кассиру).
Используя КМ-4 для кассового учета, хозяйствующий субъект, регулярно совершающий наличные транзакции посредством ККТ, имеет удобную возможность решать одновременно несколько задач.
К примеру, руководитель организации может легко контролировать суммы денежных средств, проходящие через ККТ за определенный интервал времени, получив нужные сведения из журнала кассира-операциониста.
Кроме того, наличие у хозяйствующего субъекта регулярно заполняемого регистра КМ-4 упрощает работу сотрудников налоговой службы, периодически проверяющих соблюдение кассовой дисциплины.
Данные регистра КМ-4 оперативно сверяются с соответствующими цифрами из журнала показаний ККТ и иной отчетной документации.
При онлайн-кассах
Использование хозяйствующими субъектами онлайн-касс при расчетах наличностью с покупателями делает необязательным ведение регистра КМ-4.
Это объясняется тем, что сведения, ранее учитываемые в журнале кассира-операциониста, автоматически фиксируются теперь в персональном кабинете (аккаунте) пользователя онлайн-кассы на веб-сайте налоговой службы.
Данное послабление четко предусматривается отдельными разъяснениями фискального органа. Нормативные основания – письма ФНС РФ от 26 сентября 2016 года и Минфина РФ от 04 апреля 2017 года.
Подробнее о ведении журнала КМ-4 при онлайн кассах читайте здесь.
Обязательна ли регистрация в налоговой службе?
Журнал КМ-4, как и само устройство ККТ, обязательно регистрируется в налоговой службе. Примечательно, что даже начальная запись вносится в этот документальный регистр одновременно с постановкой кассового аппарата на государственный учет.
Налоговый инспектор самостоятельно осуществляет пробитие первого чека через регистрируемое устройство ККТ на сумму, равную 1 (одному) рублю 11 копейкам. Бухгалтер и налоговая служба впоследствии не учитывают это значение.
Чтобы налоговая регистрация устройства ККТ состоялась успешно, хозяйствующий субъект должен предоставить уполномоченным сотрудникам ФНС сам аппарат ККТ, журнал КМ-4, а также следующие важные документы:
- заявление соответствующего содержания (заявка на регистрацию ККТ);
- регистрационную документацию хозяйствующего субъекта (регистрационное свидетельство организации/ИП);
- паспорт регистрируемого устройства ККТ;
- действующее арендное соглашение на используемую торговую площадь (при отсутствии у хозяйствующего субъекта собственной торговой площади);
- сервисное соглашение на кассовый аппарат, заключаемое со специализированной обслуживающей организацией;
- прочие бумаги, полный список которых уточняется непосредственно в территориальном подразделении налоговой службы.
Порядок и правила ведения
Форму журнала кассира-операциониста, составленную по общепринятому стандарту КМ-4, можно свободно приобрести в любом канцелярском магазине.
Журнал ведется только на бумажном носителе, подлежит обязательной шнуровке. На всех листах данного регистра проставляются порядковые номера.
Форма КМ-4 подписывается руководителем хозяйствующего субъекта (как вариант, индивидуальным предпринимателем), главным бухгалтером, а также уполномоченным сотрудником налоговой службы.
Если у хозяйствующего субъекта имеется печать, её оттиск также проставляется на форме КМ-4 в порядке заверения.
Примечательно, что электронный формат ведения и заполнения этого журнала не предусматривается действующим законодательством.
Однако в настоящее время, как известно, происходит массовый переход хозяйствующих субъектов, осуществляющих наличные транзакции и использующих ККТ, на онлайн-кассы.
Если для учета наличности, поступающей от покупателя, применяется аппарат онлайн-кассы, все сведения, которые прежде вносились в журнал кассира-операциониста, автоматически фиксируются теперь в персональном кабинете налогоплательщика на веб-сайте налоговой службы.
Форму КМ-4 следует вести отдельно по каждому аппарату ККТ.
Журнал регистрируется в местном департаменте налоговой службы одновременно с устройством ККТ, для которого он заводится.
Первый такой журнал регистрируется для конкретного устройства ККТ уполномоченным сотрудником ФНС путем осуществления двух процедур:
- формируется Z-отчет для регистрируемого кассового аппарата;
- в КМ-4 вносится первая запись.
Что делать, если заканчивается?
Регистр КМ-4 необходимо заполнять, пока в нем имеются свободные строки. Когда журнал полностью завершится, следует завести новую форму, для регистрации которой нужно будет снова обратиться в налоговую службу.
Чтобы зарегистрировать новую форму КМ-4, потребуется предоставить сотруднику ФНС предыдущую форму этого журнала, а также ряд иных документов, актуальный перечень которых всегда уточняется у специалистов местного отделения налоговой службы.
Срок хранения
Полностью завершенный журнал КМ-4 следует хранить на протяжении 5 (пяти) лет в архиве хозяйствующего субъекта, использующего ККТ, поскольку этот регистр, как уже говорилось ранее, фактически привязан к конкретному устройству ККТ.
Однако хранение заполненного журнала утратило свой практический смысл после внедрения устройства ЭКЛЗ, обеспечивающего электронную регистрацию всех совершаемых транзакций.
С 01.01.2017 во все аппараты ККТ стали устанавливать так называемые фискальные накопители, пришедшие на смену устройствам ЭКЛЗ.
Как вносить исправления?
Какие-либо ошибки, неточности, помарки не допускаются при заполнении данной формы. Если такие несоответствия все же выявляются, их следует исправить надлежащим образом.
Каждая ошибка, обнаруженная и исправленная в регистре КМ-4, заверяется подписью уполномоченного субъекта, ответственного за внесение сведений в этот журнал.
Рядом с откорректированными данными проставляется стандартная формулировка о том, что внесенным исправлениям можно верить. Главбух и руководитель организации также заверяют данное исправление своими личными подписями.
Как правильно заполнить?
Форма КМ-4 ежедневно заполняется уполномоченным работником хозяйствующего субъекта, действующим по специально разработанной инструкции, только в том случае, если кассовые операции реально осуществлялись на протяжении рабочей смены (рабочего дня).
Заполнять этот документ может кассир-операционист, главбух, администратор или сам руководитель организации (предприниматель).
В этот журнал вносятся фактические сведения о совершенных кассовых транзакциях и полученной наличной выручке.
Источником соответствующей информации является Z-отчет, формируемый по конкретному устройству ККТ в конце каждой рабочей смены.
Как правильно оформить титульный лист регистра КМ-4:
- Официальное название хозяйствующего субъекта, а также его адрес, телефонный номер, регистрационные коды (ИНН-номер, ОКДП, ОКПО, ОКУД).
- Сведения об устройстве ККТ, для которого заполняется данный журнал. Указываются наименование (марка/модель) аппарата, номер производителя, номер регистрационный.
- Учетный период, на протяжении которого в форму вносились нужные данные.
- Субъект, ответственный за внесение сведений в эту форму.
Оформление табличной части журнала КМ-4:
- Дата внесения данных (формирования Z-отчета). Если за рабочий день было несколько смен (Z-отчетов), датированных одним числом, каждая из них отдельно отображается в журнале с назначением порядкового номера.
- Номер соответствующего отдела (если их два и более в организации), пробивающего учитываемые суммы.
- ФИО сотрудника, выполняющего функции кассира-операциониста.
- Порядковый номер, автоматически назначенный контрольному счетчику (сформированному Z-отчету).
- Порядковый номер, автоматически назначенный контрольному счетчику, фиксирующему количество переносов сведений суммирующего фискального отчета. Сведения копируются из предыдущей графы (4).
- Сведения суммирующих фискальных счетчиков (накопительный кассовый итог) к началу конкретного операционного дня (конкретной рабочей смены). Каждый Z-отчет, сформированный по ККТ, увеличивает (накапливает) эту сумму.
- Подпись ответственного кассира.
- Подпись ответственного администратора.
- Сведения суммирующих фискальных счетчиков (накопительный кассовый итог) к завершению конкретного операционного дня (конкретной рабочей смены).
Размер выручки, полученной и учтенной за рабочую смену (рабочий день). Включает наличную выручку, безналичную выручку, наличные возвраты. Информация берется из Z-отчета.- Размер наличной выручки (без учета безналичной выручки и наличных возвратов).
- Количество всех платежей, совершенных покупателями в безналичной форме (к примеру, банковскими картами).
- Сумма всех платежей, совершенных покупателями в безналичной форме (к примеру, банковскими картами).
- Общая величина сданной выручки. К наличной выручке прибавляется безналичная выручка, а из полученного значения вычитается сумма наличных возвратов.
- Общая величина наличных возвратов, совершенных за конкретную смену.
- Подпись ответственного кассира, передающего администратору наличность.
- Подпись ответственного администратора, принимающего от кассира наличность.
- Подпись руководителя хозяйствующего субъекта.
Скачать бланк и образец заполнения
Скачать бланк журнала форма КМ-4 – excel, word.
Скачать пример заполнения журнала кассира-операциониста – excel.
Также предлагаем скачать бланки и образцы других форм по учету операций по ККТ:
- форма КМ-6 — отчет кассира;
- форма КМ-7 — сведения о показания ККТ и выручке при наличии несколько ККМ.
Полезное видео
Как правильно заполнять книгу кассира-операциониста, можно узнать из данного видео:
Выводы
Регистр КМ-4 необходимо заполнять, строго следуя установленным правилам. Вся указанная информация, базирующаяся на Z-отчетах, должна быть достоверной и точной.
Однако повсеместное внедрение онлайн-касс делает необязательным ведение этого журнала, поскольку нужные сведения теперь автоматически учитываются устройством ККТ и фиксируются в персональном кабинете налогоплательщика на веб-сайте ФНС.
