Правила по заполнению авансового отчета в 2023-2024 годах остаются актуальными и на 2024 год. Давайте рассмотрим, какие правила следует соблюдать, когда вы заполняете авансовый отчет, кто должен занимается этой процедурой. А также мы вам предоставим в конце статьи образец заполнения.
Авансовый отчет: общие правила по заполнению
Существуют следующие правила по заполнению авансового отчета:
- Сроки. Начиная с 30 ноября 2020 года для предоставления авансового отчета отводится определенное число рабочих дней, каковое устанавливает работодатель и фиксируется это в местных актах компании. Этот срок начинается либо после окончания срока, на который выдаются средства, указанные в заявлении сотрудника о выдаче денег под отчет, либо после возвращения работника на свое рабочее место, если срок выдачи денег истек за время больничного или отпуска сотрудника. С 30 ноября 2020 года прекратило свое действие требование о трех дневном периоде для представления отчета, за исключением случаев возврата из командировки, где подотчетному нужно передать отчет на протяжении трех дней. Если работник просрочит предоставления отчета, то его можно оштрафовать.
Как оформляется приказ о командировке узнайте в нашей статье, перейдя по ссылке.
- Форма отчета. Для правильного предоставления отчета существует стандартизованная форма АО-1, либо есть возможность использовать форму, утвержденную компанией.
Хотелось бы отметить, с начала 2013 года стало необязательно использовать стандартизованные формы документов. Компании имеют право разрабатывать свои индивидуальные бланки с учетом всех необходимых полей первичных документов и утверждать их согласно своей учетной политике. С начала 2022 года начал действовать Федеральный стандарт бухучета 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», в котором перечислен список полей первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. С 1 января 2024 года вступит в силу положение, где указано, что вся документация должна храниться исключительно на территории Российской Федерации.
- Заполнение. Сотрудник заполняет авансовый отчет вместе с бухгалтером, после его утверждает директор. К отчету в обязательном порядке прикладываются документы, которые указывают на растраты сотрудника, такие как чеки, счета, билеты и другие.
Как правильно заполнить авансовый отчет
Авансовый отчет принято делить на три части:
- Лицевая часть. Эта часть заполняется бухгалтером. Он указывает реквизиты документа, информацию об компании и ФИО подотчетного лица, сумму выданных средств, общую информация о расходах и бухгалтерские счета для учета движения средств. Здесь также отмечаются суммы, возвращенные сотрудником (если есть перерасход) или не использованные авансы.
- Отрывная часть. Это расписка, которая заполняется бухгалтером и отдается отчитывающемуся сотруднику. В ней указывается информация о том, что данный отчет приняли на проверку.
- Оборотная часть. Эту часть заполняют сотрудник вместе с бухгалтером. Подотчетный сотрудник перечисляет реквизиты документов, которые свидетельствуют о его растратах, и сумму расхода «по отчету». Бухгалтер прописывает сумму, которая была принята к учету, и указывает бухгалтерский счет для учета расходов. Вслед за этим отчет подписывается сотрудником, бухгалтером и главным бухгалтером, далее документ передается директору для утверждения.
Если отправляетесь в командировку за границу, то вам понадобиться справка для получения визы с места работы. Подробнее об этом читайте в нашей статье, перейдя по ссылке.
Авансовые отчеты в 2023-2024 годах: где посмотреть пример и бесплатно скачать образец заполнения
Авансовый отчет оформляется как в бумажной, так и в электронной форме. При предоставлении отчета в электронной форме, требуется применить электронную подпись всех участников процесса (согласно письму Минфина от 20 августа 2015 N 03-03-06/2/48232).
За 2022 и 2023 годы поправок в правилах заполнения авансовых отчетов не произошло, в ближайшее время тоже не планируется, и он также остается необходимым документом для заполнения.
Давайте разберем условный пример:
Предположим, что 21 января 2023 года ООО «Альянс» выдает своему сотруднику Гречишникову А.Т. аванс в сумме 23500 рублей для покупки 4 компрессоров. Из них сотрудник потратил 21765 рублей (без НДС, так как продавец применяет УСН), и вернул нерастраченные деньги в сумме 1735 рублей в кассу в момент представления отчета в бухгалтерию через 2 дня, 23 января.
Образец по заполнению авансового отчета, приведен ниже.
Образец заполнения авансового отчета
Итоги
Оформление авансового отчета всегда производится отчитывающимся сотрудником вместе с бухгалтером. К этому необходимо отнестись очень внимательно. Заполненный и подписанный отчет становится основой для учета финансовых операций в организации.
Читайте в нашей статье, является ли день увольнения рабочим днем, перейдя по ссылке.
