Государственные учреждения и хозяйствующие субъекты, регулярно принимающие наличность от покупателей (физических лиц), вправе применять бланки строгой отчетности (сокращенно – БСО) в своей деятельности.
Такая возможность имеется у предприятий, организаций и частных предпринимателей, законно работающих с наличными деньгами без использования контрольно-кассовых устройств (ККТ).
Регистрация всех оформленных документов БСО осуществляется ответственным сотрудником организации в специальном журнале – книге учета БСО.
Необходимо выяснить, как ведется и заполняется этот журнал хозяйствующим субъектом.
Обязательна ли регистрация БСО?
Действующим законодательством четко ограничивается перечень хозяйствующих субъектов, имеющих возможность вести расчеты наличными денежными средствами с покупателями без применения аппаратов ККТ.
К таким субъектам относятся:
- частные предприниматели;
- организации, оказывающие населению различные услуги;
- предприятия, осуществляющие определенные виды хозяйственной деятельности, список которых ограничивается актуальными нормативно-правовыми актами.
Принимая наличность у физических лиц при расчетах за товары, услуги, работы, такие хозяйствующие субъекты могут не пробивать кассовые чеки через аппараты ККТ, а оформлять получение денег за проданный товар посредством заполнения бланков строгой отчетности.
По сути, БСО представляет собой квитанцию определенного образца, официально удостоверяющую факт получения денежной наличности хозяйствующим субъектом от покупателя – физического лица. Как заполнить БСО?
Такой расчетный документ всегда оформляется получателем денежных средств в двух равнозначных экземплярах:
- первый документ остается у продавца – хозяйствующего субъекта, получившего наличные деньги от физического лица;
- второй передается покупателю – физическому лицу, уплатившему определенную сумму денег за приобретенный товар.
Получается, что бланк строгой отчетности – это полноценная замена кассовому чеку в ситуации, когда хозяйствующий субъект (продавец) законно не использует ККТ для регистрации всех фактов наличного расчета за проданные товары.
Использование БСО в наличных расчетах с физическими лицами регламентируется специальными положениями действующего законодательства.
Нормативными требованиями предусматривается обязательная фиксация оформляемых бланков в журнале учета БСО, надлежащее ведение которого осуществляется самим предприятием (предпринимателем).
Таким образом, каждый бланк строгой отчетности, заполняемый организацией или ИП при получении наличных денежных средств от физического лица, должен своевременно и корректно учитываться в этом регистре.
Если организация использует бланки строгой отчетности, ведение журнала учета БСО является обязательным.
Если налоговая проверка выявит отсутствие данного регистра у организации, применяющего БСО, предприятие и его должностные лица (руководитель, главбух) могут быть оштрафованы.
Правила ведения
Надо отметить, что бланки строгой отчетности на бумажных носителях могут приобретаться в специализированных магазинах, самостоятельно разрабатываться хозяйствующими субъектами или, как вариант, распечатываться ограниченными тиражами в типографиях.
Такие бланки тиражируются по конкретной хронологии, обязательно нумеруются и, конечно же, регистрируются (учитываются) в соответствующем журнале.
В журнал учета БСО вносятся все сведения, касающиеся фактического применения организацией или ИП данных документов. Прежде всего, речь идет о регистрации фактов поступления (приобретения, распечатки) и расходования (использования, списания) подобных бланков.
Иначе говоря, в этом журнале отражаются сведения обо всех перемещениях БСО (их получение, регистрация, выдача) на предприятии, а также данные об изменении их имеющегося количества.
В журнал учета не следует вносить сведения о поступлении и расходовании наличных денег и суммах кассовых транзакций, оформленных посредством заполнения БСО.
Факты принятия и выплаты денежной наличности учитываются иными регистрами (например, в книге учета доходов и затрат).
Как правило, срок действия документального регистра поступления и использования БСО самостоятельно ограничивается руководителем.
Обычно такой журнал действует в организации на протяжении одного года или конкретного налогового периода.
Когда действующий регистр завершается, открывается и ведется новая книга.
Пока журнал действует, он должен находиться в бухгалтерском отделе у ответственного специалиста. Когда журнал полностью завершается, он передается в архив организации, где и хранится минимум 5 (пять) лет.
Ошибки и ложная информация не допускаются в этом журнале. Их исправление осуществляется общепринятым способом:
- неверные данные перечеркиваются;
- рядом указываются корректные сведения;
- стандартная формулировка о том, что сделанному исправлению можно верить;
- указываются дата совершенного исправления, подпись ответственного работника, печать хозяйствующего субъекта.
Порядок заполнения
В настоящее время не существует единой, общеобязательной формы для документального регистра БСО.
Организации могут либо самостоятельно разработать для себя такую форму, либо использовать стандартный шаблон 0504045, официально рекомендованный к применению.
Журнал регистрации бланков строгой отчетности заполняется хозяйствующим субъектом в порядке, представленном ниже.
Титульный лист
В титульной части указываются:
- название хозяйствующего субъекта;
- ОКПО хозяйствующего субъекта;
- наименование структурного подразделения;
- дата открытия журнала;
- дата завершения книги (указывается, когда нужно);
- наименование БСО (товарные чеки, квитанции, прочие варианты);
- условная стоимость единицы бланка;
- номер бухгалтерского счета для стоимостного учета БСО;
- код используемой формы.
Основная часть
Основная (табличная) часть содержит такую информацию:
- дата указания сведений;
- субъект, передавший или получивший бланки (организация, физическое лицо);
- наименование документа, ставшего основанием для принятия/выдачи бланков (накладная, акт передачи/возврата);
- сведения о поступлении бланков (количество, серия/номер);
- сведения о расходе/выдаче/списании бланков (количество, серия/номер, подпись получателя);
- сведения об остатке бланков (количество, серия/номер).
Скачать бесплатно образец
Скачать бланк журнала для БСО – excel.
Скачать образец заполнения журнала учета – word.
Выводы
Любые перемещения документов строгой отчетности у организации или ИП, осуществляющих наличные расчеты с физическими лицами, подлежат обязательному учету в соответствующем журнале.
Речь идет о тщательной фиксации поступления и расходования данных бланков в специальной книге. Такой учет обязаны вести как предприятия, так и предприниматели, использующие БСО в своей деятельности.
Общеобязательной формы для такого регистра не существует, но заполнять его следует регулярно, руководствуясь необходимостью отражения в нем определенных сведений.
Отсутствие данной книги у хозяйствующего субъекта, применяющего БСО, может повлечь наложение на него штрафных санкций.
