Чтобы проверить реальное наличие бланков строгой отчетности (БСО) у хозяйствующего субъекта, а также подтвердить соответствие их количества и состава сведениям бухучета, периодически проводится инвентаризация (ревизия).
Процесс проведения такой проверки должен осуществляться по определенным правилам, предусмотренным учетной практикой и нормативными регламентами.
Кроме того, большое значение имеет корректное оформление процедуры и итогов инвентаризации. Соблюдение установленных требований позволит избежать возможных проблем.
Важный нюанс заключается в том, что с 01.07.2018 большинству хозяйствующих субъектов (продавцов), осуществляющих наличные расчеты с физическими лицами (покупателями), следует оформлять электронные бланки строгой отчетности, которые, как известно, формируются и распечатываются современными кассовыми аппаратами.
Речь идет о применении онлайн-касс – фискальных устройств, через интернет передающих налоговой службе сведения о расчетах с покупателями.
Подобная практика ощутимо упрощает контрольно-кассовые операции, но выдвигает предприятиям и предпринимателям дополнительные технические требования.
Примечательно, что у организаций и ИП, уже оформляющих и выдающих электронные бланки строгой отчетности, отсутствует необходимость в проведении вышеупомянутой инвентаризации.
Таким лицам более не требуется проводить ревизию БСО. Однако те предприятия и ИП, которые до 01.07.2019 вправе на законных основаниях осуществлять наличные расчеты с физическими лицами без применения онлайн-касс и выдачи кассовых (фискальных) чеков, должны будут использовать стандартные бланки БСО, периодически проводя их инвентаризацию.
Как учитываются БСО: особенности процедуры
К бланкам строгой отчетности относятся разные расчетные документы, заменяющие по своему назначению кассовые (фискальные) чеки, формируемые посредством ККТ.
Это могут быть расчетные квитанции, билеты, формы удостоверений, абонементные бланки, сертификаты, свидетельства, пригласительные бумаги, квитанционные/чековые книжки и прочие бланки подобного рода.
Хозяйствующие субъекты вправе разрабатывать собственные формы БСО или пользоваться их стандартными шаблонами.
Такие бланки должны удовлетворять следующим требованиям:
- наличие обязательных реквизитов;
- необходимый уровень защиты;
- шестизначная нумерация, подлежащая машинному считыванию;
- типографский способ выведения на печать.
Расходование бланков строгой отчетности, отпечатанных на бумажных носителях, тщательно контролируется ответственными сотрудниками по наименованиям (типовым разновидностям), а также сериям/номерам.
БСО учитываются на бухгалтерском счете 006, который является забалансовым. Отражение таких бланков осуществляется по их условной стоимостной оценке.
Учет следует вести по отдельным разновидностям и местам ответственного хранения бланков строгой отчетности.
БСО своевременно регистрируются в особом учетном журнале, подлежащем шнуровке и нумерации. Такой регистр обязательно заверяется подписями руководителя и главбуха хозяйствующего субъекта.
Если организация/предприниматель использует печать (штамп), проставляется соответствующий оттиск. Существует рекомендованная форма такого журнала. Хозяйствующий субъект может разработать и применять свой шаблон. Хранение БСО осуществляется в безопасных условиях.
Когда проводится ревизия?
Инвентаризация имеющихся БСО является важным аспектом их эксплуатации и учета.
Ревизия проводится ответственными сотрудниками в следующих типичных ситуациях:
- поменялись сотрудники, отвечающие за сохранность бланков строгой отчетности;
- организации предстоит ликвидация/реорганизация;
- произошли стихийные бедствия или иные чрезвычайные ситуации, в результате которых бланки испортились (уничтожились);
- установлены факты хищения, умышленного уничтожения БСО;
- регламентированная инвентаризация БСО, проводимая перед составлением итоговой отчетности за год.
Порядок проведения
Чтобы выполнить инвентаризацию бланков строгой отчетности, необходимо руководствоваться порядком, предусмотренным специальными методическими указаниями, составленными и утвержденными Минфином РФ (Приказ №49 от 13.06.1995).
Речь идет о правилах инвентаризации, регламентированных этим официальным ведомством для ревизии активов и финансовых обязательств хозяйствующего субъекта.
Порядком проведения инвентаризации БСО предусматривается последовательная реализация следующих этапов:
- Руководство издает особый распорядительный акт (приказ) о проведении очередной проверки БСО (уточняются причина, сроки). Этим же приказом регламентируется формирование инвентаризационной комиссии (её состав, полномочия).
- Комиссия пересчитывает имеющиеся бланки строгой отчетности, принимая во внимание их нумерацию. Фактическое количество и видовой состав БСО сверяются с данными бухучета. Инвентаризационная (ревизионная) опись заполняется внесением соответствующих записей.
- Если выявляются отклонения реальных сведений от учетной информации, оформляется сличительная (сверочная) ведомость.
- Если удалось установить личности субъектов, виновных в недостаче/излишке БСО, налагается соответствующее взыскание. Данное решение обязательно оформляется письменным приказом руководства хозяйствующего субъекта.
В составе ревизионной комиссии должно быть минимум 3 человека. Конкретный состав комиссии утверждается вышеупомянутым приказом руководства.
В него могут входить не только штатные сотрудники хозяйствующего субъекта (работники администрации, отдела бухгалтерии, внутреннего аудита), но и независимые эксперты из внешних структур.
Легитимность итогов проведенной ревизии достигается и утверждается, если на этой проверке присутствовали все участники комиссии, состав которой назначался руководителем, а также субъекты, отвечающие за сохранность и безопасность БСО.
Все эти лица – участники комиссии и ответственные субъекты – обязательно расписываются в составленном инвентаризационном акте. Это является подтверждением необходимого кворума.
Надо отметить также, что данная проверка выполняется для каждого отдельного субъекта, персонально отвечающего за определенные бланки строгой отчетности.
Конкретный перечень проверяемых документов приводится в инвентаризационной документации (опись, акт). В одной графе указываются сведения бухучета, в другой – реальное наличие.
БСО подсчитываются и сверяются с учетными сведениями по каждой отдельной разновидности. Принимаются во внимание их начальные/конечные номера.
Кроме того, учитывается каждое место ответственного хранения.
Инвентаризация позволяет успешно решить следующие задачи:
- проверить корректность сведений актуального учета;
- выявить ошибки, допущенные при бухучете;
- найти и оприходовать неучтенные бланки;
- проконтролировать сохранность и безопасность документов, подлежащих строгому учету.
Какие документы оформляются?
Документальное оформление инвентаризации БСО имеет большое значение для последующей легализации её итогов. Организация может зафиксировать результаты выполненной проверки самостоятельно разработанными формами документов.
Однако у него есть удобная альтернатива – воспользоваться для этого стандартными шаблонами, утвержденными еще в 1998 году нормативным актом Госкомстата (постановление № 88).
Как правило, речь идет об оформлении следующих типовых бумаг:
- приказ, регламентирующий проведение инвентаризации (причина, сроки, состав комиссии);
- инвентаризационная опись для БСО;
- акт инвентаризации имеющихся документов;
- ведомость сличения (сверки) итогов выполненной проверки (заполняется, если обнаруживаются несоответствия между фактом и учетом).
Если компания применяет собственные формы-шаблоны, ему следует позаботиться о наличии в этих документах ряда обязательных реквизитов, состав которых регламентируется 402-ФЗ от 06.12.2011 (законом о бухучете).
Кроме того, самостоятельно разработанные шаблоны обязательно утверждаются руководителем. Итоги ревизии оформляются типовой документацией, составляемой обычно в 2-3 экземплярах.
Как оформить инвентаризационную опись?
Инвентаризационная опись БСО должна содержать следующие обязательные сведения:
- общая информация о проверяемом документе строгой отчетности (название, разновидность, категория);
- код проверяемого документа по ОКЕИ-классификатору;
- применяемая единица измерения;
- серия/номер бланка (номера бланков);
- номинальная (условная) стоимость единицы документа;
- реальное количество и общая стоимость всех БСО данной разновидности;
- учетное количество и общая стоимость всех БСО данной разновидности;
- итоги ревизии (сведения о недостающих/излишних бланках – серия, номера, стоимость единицы, общее количество, суммарная стоимость).
Скачать образец формы ИНВ-16 и 0504086
Скачать инвентаризационную опись ИВН-16 для бланков строгой отчетности и ценных документов – excel.
Скачать образец сличительной описи БСО форма 050486 – excel.
Выводы
Инвентаризация БСО является необходимым условием их надлежащего учета. Данная процедура позволяет уточнить наличие бланков, проверить их сохранность, актуализировать учетные сведения, выявить недостачи/излишки.
Все действия должны осуществляться по общепринятому регламенту. Документальное оформление процедуры и её итогов также выполняется в установленном порядке.
