На данный момент все организации без исключения обязаны применять в работе кассовую технику. Она позволяет формировать чеки при наличном и безналичном расчете.
Для отдельных случаев подобную документацию можно заменить бланками строгой отчетности, которые также служат подтверждением оплаты.
Списывать бланки строгой отчетности необходимо при соблюдении действующих норм законодательства (Постановление Правительства РФ от 6.05.2008 года № 359).
Данным актом регулируется процесс снятия с учета унифицированных форм бланков и последующее их уничтожение.
По какой форме составлять?
Приказом Министерства Финансов РФ от 30.03.2015 г. № 52н введено понятие акта на списание бланков строгой отчетности (форма 0504816 по ОКУД), заполнение бланка обязательно для учреждений бюджетной сферы.
Муниципальные и государственные организации могут использовать в своей деятельности исключительно утвержденный бланк.
Иные юридические лица вправе собственными силами разработать образец документа и закрепить форму в локальном акте.
В связи с этим наиболее часто на практике применяется форма 0504816. Она удобна в применении, не вызывает вопросов у контролирующих органов и содержит наиболее удобные графы для внесения в них информации.
Как заполнить ф. по ОКУД 0504816?
Важным нюансом перед заполнением акта является создание специальной комиссии и утверждение их членов на основании распоряжения главы учреждения.
Структура акта достаточна проста в заполнении. В верхнем правом углу расположена ссылка на нормативный акт, предписывающий ее использование.
Обозначается она лишь в унифицированной форме, на самостоятельно разработанных образцах данный параметр не указывается.
Малейшее расхождение в форме не позволяет указывать ссылку.
Ниже руководитель расписывается, указывается его должность, ФИО, проставляется печать организации и дата утверждения.
Следующая информация, фиксирующаяся в форме:
- номер, заголовок и дата акта;
- наименование предприятия, списывающего бланки;
- должность и ФИО материально ответственного лица;
- кредит и дебет счета, по которому проводится акт, заполняется только после поступления акта сотрудникам бухгалтерии, (Д20 (26) – К10,– К006);
- должности, фамилии с инициалами членов комиссии (необходимо выделить председателя).
Затем обозначаются реквизиты приказа руководителя, на основании которого сформирована специальная комиссия по уничтожению бланков, указывается период их списания.
Основной частью акта является табличная часть с фиксацией названия столбцов:
- номер и серия БСО;
- причина списания;
- дата утилизации.
В заключительной части председатель и члены комиссии расписываются с обозначением должностей и ФИО, подтверждая факт списания БСО.
Именно на выбранную группу сотрудников возлагается ответственность по причине выхода ситуации учета бланков из-под контроля.
В форме не допускаются помарки и корректировки. Возникновение опечатки или ошибки лишь в одном символе приводит бланк в непригодное состояние, дальнейшее его применение недопустимо. Он перечеркивается по диагонали и изымается.
Скачать бесплатно бланк и образец заполнения
Скачать бланк акта форма 0504816 – excel.
Скачать образец заполнения акта о списании БСО – excel.
Уничтожение испорченных БСО
Устаревшие и испорченные бланки допускается уничтожать собственными силами группы по списанию или при помощи особой техники — шредера. Не запрещается ликвидировать бланки, заключив договор со сторонними компаниями на основе возмездного оказания услуг.
Списывать бланки необходимо в установленные сроки. По итогам проведенной инвентаризации составляется ведомость расхождений, являющаяся основой для составления акта о списании БСО.
Сам процесс ликвидации документации подобного вида осуществляется только при соблюдении особых, обозначенного законодательством регламента.
Списание производится при истечении периода хранения документов (продолжительность составляет всего 5 лет) и утраты документов по каким-либо причинам. О сроках хранения БСО читайте здесь.
Важно различать процесс списания и уничтожения БСО.
Списание формы может произойти и по причине отказа контрагента от продукта, услуги, когда бланк уже оформлен.
В этой ситуации нельзя просто выбросить бланк, его нужно сдать ответственному лицу в полной комплектации с обязательным совпадением серии и номеров.
Его не следует уничтожать сразу, он хранится, как и корешки, в течение 5 лет. Таким образом соблюдается хронологический порядок ведения учета бланков строгой отчетности, поддержания целостности системы документооборота.
Выводы
За верное оформление акта о списании несет ответственность руководитель учреждения. На практике директор перепоручает обязанности другим сотрудникам.
Это может быть кадровик, заместитель руководителя, бухгалтер. Выбирая специалиста, необходимо прописать данный функционал в трудовом контракте.
