Порядок сокращения рабочего дня в связи с коронавирусом — оформление и образцы документов

Перевод на неполное рабочее время в виде сокращенного дня или недели может стать выходом для работодателей в период коронавируса и карантина в связи с эпидемией, главное — правильно оформить сокращение.

Сократить время работы для сотрудников можно на основании приказа, договорившись с работником о новых условиях трудового режима. Обязательным является составление дополнительного соглашения к трудовому договору, которое внесет изменения в существующие условия труда.

Можно ли сократить день или неделю в связи с коронавирусом?

Да, работодатель может сократить рабочее время сотрудника в период эпидемии с целью сохранения занятости на предприятии.

Президент РФ, Правительство настоятельно рекомендуют пытаться сохранить работников даже на фоне эпидемии коронавируса. Организациям пострадавших отраслей даже предлагается выплатить безвозмездно финансовую помощь в случае максимального сохранения занятости в размере 12130 руб. на каждого работника. Первые выплаты уже начнутся в мае и будут продолжаться на протяжении трех месяцев.

Сокращение рабочего времени может стать выходом для предприятия, продолжающего работать в период карантина на фоне снижения клиентской заинтересованности и уменьшения доходов.

У работодателя есть выбор, как именно сокращать рабочее время — уменьшать количество часов работы каждый день или снизить число трудовых дней в течение недели.

Стандартная продолжительность рабочего времени (ст.91 ТК РФ) — это пятидневная (реже шестидневная) рабочая неделя в количестве 40 часов.

Чаще всего устанавливается пятидневная неделя по 8 часов каждый день. Длительность недели не может превышать 40 рабочих часов.

При достижении договоренности между работником и работодателем на основании ст.93 ТК РФ указанное нормальное рабочее время может быть сокращено. Сокращение может быть временным или носить постоянный характер. Сократить может продолжительность дня (количество рабочих часов) или недели (количество рабочих дней).

Например, можно сократить трудовое время в 2 раза, установив вместо 8-мичасового дня 4-хчасовой. Или вместо 5 дней в неделю работать 3 дня в неделю.

В условиях коронавируса решение о сокращенном дне или недели может быть принято в кратчайшие сроки при согласии обеих сторон трудовых отношений.

Также работодатель может инициировать изменения по своей инициативе, согласно ст.74 ТК РФ, предупредив работника за 2 месяца. Однако это не рационально в период эпидемии коронавируса, когда нужно действовать незамедлительно. Единственным выходом для быстрого принятия решения о сокращении рабочего времени в сложившихся условиях является добровольное соглашение работника на изменения.

Неполный рабочий день или неделя в период коронавируса может быть очень удобен с целью минимизации контактов среди персонала. Например, можно часть сотрудников перевести на работу до обеда, вторую часть — после обеда. Или организовать работу для разных групп работников в разные дни недели. Такие действия будут являться составной частью мер профилактики распространения коронавируса внутри организации.

Порядок перевода на неполный график работы

Процедура перевода на сокращенный режим работы должна быть оформлена строго в соответствии с ТК РФ. Инициатором изменений может стать работодатель или работник.

Сократить рабочее время можно на основании:

• ст.93 ТК РФ — по соглашению сторон;
• ст.74 ТК РФ — по инициативе работодателя.

На основании ст.74 ТК РФ работодатель обязан сообщить работнику письменно об изменениях условий трудового договора в связи с сокращением (например, о неполном рабочем дне или недели) за 2 месяца. Если работник против сокращенного рабочего времени в связи с изменившимися организационными или технологическими условиями труда, то оформляется увольнение по п.2 ст.81 ТК РФ. Но применение ст.74 ТК РФ в период коронавируса не рационально.

Если сотрудник согласен, то составить дополнительное соглашение можно и в более ранние сроки, что особо актуально в условиях коронавируса, при этом ссылаться нужно на ст.93 ТК РФ.

Условие о количестве рабочих часов и дней прописывается в трудовом договоре. Если эта продолжительность сокращается, то изменения нужно внести в договор с помощью отдельного дополнительного соглашения.

В целом, процедура перевода на неполный сокращенный режим работы сводится к следующим шагам:

• Шаг 1. Предложение работнику сократить рабочее время (желательно письменно).
• Шаг 2. Получение согласия от сотрудника на неполный трудовой режим (также желательно письменно).
• Шаг 3. Составление дополнительного соглашения к трудовому договору о новых условиях.
• Шаг 4. Составление приказа о сокращенном дне или недели (переводе на неполный режим работы).
• Шаг 5. Ознакомление работника с приказом о сокращении времени.

Как оформить сокращение рабочего времени для сотрудника?

Для оформления сокращенного дня или недели нужно оформить следующие документы:

• уведомление о переводе на неполное рабочее время;
• согласие работника на изменение условий труда;
• дополнительное соглашение к трудовому договору;
• приказ о сокращении продолжительности дня или недели.

Если изменения принимаются по взаимному соглашению сторон, то можно договоренностей достичь в устной форме без оформления письменного уведомления и согласия.

Подписанное обеими сторонами дополнительное соглашение будет подтверждать согласие обеих сторон на сокращенные условия труда.

Дополнительное соглашение должно содержать только те условия, которые меняются по сравнению с существующим трудовым договором. В тексте доп соглашения нужно указать реквизиты трудового договора, к которому оно прилагается, реквизиты работника и организации, прописать новый график работы, продолжительность рабочего времени и отдыха, также указать срок, на который заключено данное соглашение. По окончании срока дополнительное соглашение теряет свою силу и трудовые отношения продолжаются на условиях, обозначенных в трудовом договоре.

Соглашение нужно составить в количестве двух одинаковых экземпляров, после подписания каждая сторона получает свой документ и прикладывает его к трудовому договору.

Образец дополнительного соглашения о введении сокращенного графика работы (скачать его в word можно в статье ниже):

Приказ о введении неполного рабочего времени составляется после подготовки дополнительного соглашения, может быть оформлен в отношении одного сотрудника или группы, подразделения или всего предприятия в целом.

В тексте приказа дается ссылка на необходимость предотвращения распространения коронавируса на территории предприятия и приводятся распоряжения руководителя:

• установить неполный рабочий режим (сокращенный день или неделю) с указанием времени работы и перерывов;
• установить срок действия изменений (можно не указывать конкретные сроки, а написать фразу «до введения режима повседневной деятельности»;
• определить порядок начисления заработной платы в период сокращения — пропорционально отработанному времени.

Приказ подписывается руководителем, с ним знакомятся все сотрудники под подпись.

Образец приказа о введении неполного режима работы:

Образец приказа и дополнительного соглашения о сокращенном дне или неделе

Скачать образец доп соглашения о неполном времени работы.

Скачать образец приказа о сокращенном дне в связи с коронавирусом.

Меры поддержки для работодателей на фоне карантина и эпидемии в 2020 году

Задача руководителей во время эпидемии коронавируса постараться максимально сохранить занятость. В помощь предприятиям приняты следующие меры:

• отсрочка и рассрочка по уплате налогов;
• отсрочка по уплате взносов;
• снижение ставок по страховым взносам в 2 раза;
• безвозмездная финансовая помощь организациям, сохранившим занятость;
• кредитные каникулы;
• отсрочка по арендным платежам;
• беспроцентные кредиты на выплату зарплаты.