Учебный отпуск работнику предоставляется при оформлении обязательного кадрового документа — приказа.
Составленный документ подтверждает выполнение обязанностей по защите прав работника в соответствии с Конституцией и ст. 173 ТК РФ.
Основания для составления
Гарантировать перерыв в работе для обучения работодатель может для определенной категории граждан:
- студенты высшего и среднего профессионального образования;
- аспиранты, ординаторы, стажеры (заочного отделения).
Как рассчитать оплату за ученический отпуск?
Для правильного оформления учебного отпуска необходимо представить документы:
- личное заявление трудящегося на дополнительный отдых (сдача сессии) — скачать образец;
- справка-вызов, оформленная образовательным учреждением в соответствии с нормами Приказа Мионобрнауки №1368 от 19 декабря 2013 г.
Документы передаются уполномоченному представителю работодателя для последующего оформления приказа.
Читайте также: Документальный порядок оформления учебного отпуска.
По какой форме составлять?
Бланк приказа является обязательным документом. Составляется он на типовых формах (Т-6 или Т-6а при оформлении группового отпуска) или в свободной форме.
В настоящее время компании вправе самостоятельно разработать собственный шаблон документа, утвержденный учетной политикой.
Как правило, кадровые работники применяют в работе формализованный документ по форме Т-6.
Скачать образцы оформления распоряжения в свободной форме и по типовому бланку Т-6 можно ниже.
Как оформить для предоставления ученического отпуска?
Наиболее верная дата издания приказа — 4-5 дней до даты отпуска. Это обеспечит своевременный расчет отпускных и их выплату сотруднику.
Для соблюдения сроков необходимо своевременно получить документы от работника. Избежать штрафов и недопониманий со стороны подчиненных поможет точное обозначение всех сроков в локальных актах компании.
Для осуществления начисления отпускных бухгалтеру необходимо подготовить приказ в срок, установленный законодательством — не позднее 3 дней до начала отдыха.
Заполнение информации в полях типовой формы Т-6:
- данные об организации (название, ОКПО);
- регистрационные сведения документа (дата и номер);
- информация о студенте (ФИО, должность, табельный номер).
Номера приказам присваиваются в хронологическом порядке. Обычно после номера через дефис проставляется буква «У», но подобное требование не является обязательным, главное обеспечить уникальность нумерации за календарный год.
При оформлении учебного отпуска поля о периодах работы не заполняются (раздел А).
В поля раздела Б вносится информация на основании данных из справки-вызова. Аналогичные сведения вносятся в раздел В.
Допустима ситуация, когда учебный отдых предоставляется сразу после ежегодного, тогда заполняются разделы А и Б, раздел В содержит их суммарное значение.
Приказ подписывает руководитель компании или иной уполномоченный представитель. Ознакомительную подпись на документе проставляет сотрудник, упомянутый в тексте.
Вид отпуска обозначается как «дополнительный оплачиваемый с сохранением среднего заработка».
При подготовке приказа работодателю необходимо сверить длительность учебного отпуска с максимально допустимой, указанной в статьях 173, 174 и 176 ТК РФ. Когда в справке указан срок, превышающий предельный, то оплачивать нужно только лимит в соответствии с законодательством, а оставшиеся дни остаются без оплаты.
Оплата любого отпуска четко регламентирована законом — не позднее 3-х дней с начала отдыха.
Нарушение сроков грозит работодателю штрафом в интервале от 30 до 50 тыс. рублей, а для должностных лиц — от 10 до 20 тыс. рублей.
Скачать образец
Скачать приказ на учебный отпуск форма Т-6.
Скачать образец приказа на ученический отпуск в свободной форме.
Пример приказа по форме Т-6:
Пример приказа в свободной форме:
Срок хранения
Ежегодный оплачиваемый отдых в целях определения ответа на вопрос о сроке их хранения, рассматривается как и дополнительный отдых. Они являются документам краткосрочного хранения, для них нормативный срок хранения составляет пять лет.
Для приказов на ученический отпуск определяется аналогичный порядок со сроком хранения 5 лет, если место их хранения не является личным делом сотрудника.
Если же они все-таки входят в составе личных дел, срок хранения приказов изменяется до 75 лет, законченных делопроизводством до 1.01.2003 года, или до 50 лет, если личные дела были завершены делопроизводством после 1.01.2003 года.
Выводы
Приказ на учебный отпуск выполняет несколько функций:
- обоснование причин отсутствия сотрудника на работе и внесения записи в табель;
- основа для оплаты бухгалтером учебного отдыха.
Распоряжение является обязательным документом. Его отсутствие не позволит сотруднику спокойно уйти.
Воспользоваться правом на учебу в период трудовой деятельности сотрудник не может сразу в 2-х учебных заведениях. Предоставляется один отпуск в соответствии с принятым решением обучающегося.
Для совместителя оплачиваемый отдых полагается лишь на основном месте работы, в иных компаниях не следует рассчитывать на компенсацию.
Учебные выходные дни невозможно заменить компенсацией, это противоречит его целевому назначению.
