Практически каждая компания является обладателем основных средств, в том числе нематериальных активов. К таковым можно отнести различные лицензии, базы данных, товарные знаки и другие информационные объекты.
Все действия, которые с ними осуществляются, подлежат обязательному документальному оформлению.
[uptolike]
Для чего нужна?
Карточка учета активов нематериального типа должна в обязательном порядке присутствовать на каждом предприятии, где есть внеоборотные средства, заполняют ее при принятии объекта к учету.
Главное предназначение документации такого характера — фиксация операций хозяйственной деятельности организации.
С помощью данной карточки можно отследить ход действий, производимых с нематериальными активами. Первоначальные данные, которые вносятся в бланк, говорят о том, что активы взяты на учет.
На каждый НМА составляется отдельная бумага. Информация о каждом из них вносится в карточку на основании документа, который свидетельствует о получении компанией актива.
В карточке учета НМА отражаются следующие операции, проводимые с активами:
- приобретение;
- выбытие;
- другие движения.
Также в документ вносятся все имеющиеся характеристики НМА. В общих чертах процедура заполнения бланка не представляет собой сложностей.
Ведением документации должен заниматься специальный сотрудник.
В роли такового в большинстве случаев выступает бухгалтер.
Именно его подпись ставится в конце бумаги и выступает в качестве подтверждения достоверности внесенных в нее сведений.
В случае, если компания приобретает программное обеспечение, настоящим правообладателем которого является сторонняя организация, карточка не заполняется.
Выполнение этого действия обязательно только в том случае, если вместе с нематериальным активом передаются исключительные права на лицензию или ПО.
Для учета заполненных карточек создается специальный реестр. По итоговому количеству документов формируется соответствующая ведомость.
Как заполняется форма НМА-1?
Для заполнения карточки учета нематериальных активов используется единая унифицированная форма бланка НМА-1. Важно учесть, что она не является обязательной, а имеет лишь рекомендательный характер.
При необходимости руководством может быть принято решение о разработке фирменной формы для заполнения карточки.
Действующая на данный момент времени унифицированная форма НМА-1 была принята еще в октябре 1997 года. Следует отметить, что возможность использования самостоятельно разработанных образцов появилась только в 2013 году.
Ранее, согласно нормативным актам, такое действие могло быть рассмотрено как нарушение ведения документооборота на предприятии.
Документ по форме НМА-1 оформляется с обеих сторон. На первой стороне располагается информация общего характера.
В частности, на титульном листе указываются следующие сведения:
- название бумаги;
- присвоенный НМА порядковый номер;
- полное наименование учреждения, коды — ОКПО и ОКУД.
При необходимости указывается наименование структурного подразделения, в котором находится документ.
Такие данные вносятся далеко не всегда.
К примеру, при внесении информации о лицензии указывать наименование отделения, на балансе которого она числится, не нужно, потому как она принадлежит всей компании в целом.
В следующей после стандартной шапки документа строке прописывается наименование нематериального актива.
Затем идет таблица, в которой указываются все имеющиеся о нем характеристики. К таковым следует отнести:
- название структурного подразделения (при необходимости);
- тип профессиональной деятельности;
- счет или субсчет;
- код аналитического учета;
- начальная стоимость актива;
- длительность периода полезного использования;
- величина начисленной амортизационной суммы;
- процентная ставка или норма амортизации;
- код, присвоенный объекту аналитического учета;
- точная дата постановки НМА на учет;
- технология приобретения актива;
- описание имеющегося документа о регистрации;
- сведения о выбытии — причине, конечной стоимости объекта.
После таблицы должна располагаться отдельная строка. В нее вносятся данные о сумме износа НМА.
По завершению процесса заполнения лицевой части карточки, следует перейти к оборотной. В ней нет никаких таблиц.
Специалист, который вносил данные в первый раздел документа, должен указать в следующей части бумаги краткие письменные характеристики нематериального актива.
К примеру, параметры, какие-либо возможности ПО, имеющиеся на него права.
Окончательным этапом заполнения карточки считается проставление в ней подписи ее составителя.
Также ставится расшифровка инициалов сотрудника и его должность.
После заполнения карточка передается в отдел бухгалтерии, где хранится определенный временной промежуток. Для каждого нематериального актива установлена своя продолжительность данного периода.
Скачать бланк и образец
Скачать унифицированную форму НМА-1 – бланк.
Скачать образец заполнения инвентарной карточки учета нематериальных активов – ссылка.
Чем грозит не ведение инвентарной карты по НМА?
Оформление карточек учета — обязанность сотрудников отдела бухгалтерии. Следовательно, данное мероприятие приравнивается к бухгалтерскому учету.
Это направление производственной деятельности находится под государственным контролем.
При нарушении установленных правил, в том числе отсутствии карточек учета НМА, руководство фирмы может быть привлечено к ответственности.
В большинстве случаев организации выписывается штраф, размер которого зависит от степени запущенности ситуации и гражданско-правовым статусом учреждения.
Выводы
Карточки учета НМА, оформляемые по форме НМА-1, относятся к документации обязательного характера. Для каждого нематериального актива оформляется отдельная карточка.
За не ведение бумаг компания может быть привлечена вышестоящими органами к ответственности.
В настоящее время компаниям разрешено использоваться собственный вариант ведения карточек. Принятая на предприятии форма должна быть закреплена соответствующей локальной документацией.
