Существуют определенные правила хранения и последующей ликвидации официальных бумаг, относящихся к категории кассовых документов. Бухгалтерским законодательством четко регламентируются сроки, порядок и условия хранения документов, удостоверяющих совершение операций (транзакций) с наличностью.
Хозяйствующие субъекты должны строго придерживаться установленных правил, так как несоблюдение предъявляемых требований может привести к наложению штрафных санкций.
Как долго следует хранить кассовые бумаги? Какими принципами и нормами нужно при этом руководствоваться?
Каков порядок уничтожения кассовой документации? Все эти вопросы необходимо рассмотреть более подробно.
Сколько лет хранятся в организации по закону?
Надо отметить, что требования налогового законодательства ощутимо расходятся с нормами Закона «О бухучете» при определении обязательных сроков хранения кассовой документации на отечественных предприятиях.
Рекомендуем также прочитать о порядке внесения исправлений в кассовые документы.
Налоговые сроки
Налоговым законодательством предусматривается четырехлетний период хранения финансовых бумаг, отражающих сведения налогового/бухгалтерского учета.
Данное правило четко устанавливается Налоговым Кодексом РФ, а именно – статьей 23 этого нормативно-правового акта (подпункт 8 пункта 1).
Аналогичный срок хранения регламентируется этим законом (НК РФ) в отношении документов, фиксирующих доходы/затраты хозяйствующего субъекта.
Бухгалтерский аспект
Бухгалтерское законодательство строго предписывает хранение хозяйствующим субъектом финансовой (бухгалтерской) отчетности на протяжении минимум пяти лет, отсчитываемых с момента завершения соответствующего отчетного года.
Данная норма содержится в Законе РФ «О бухучете», зарегистрированном 06.12.2011 под номером 402-ФЗ.
Этот же нормативно-правовой акт вменяет хозяйствующему субъекту в обязанность создание адекватных кондиций для обеспечения сохранности финансовой документации на протяжении всего срока её хранения.
Кроме того, субъект предпринимательства вправе самостоятельно создавать архивы за пределами места реализации своей хозяйственной деятельности с целью хранения важных документов, если это необходимо для обеспечения их целостности/сохранности.
Требования Минкультуры
Требованиями Министерства культуры РФ регламентируется период хранения кассовых бумаг, также составляющий 5 (пять) лет. Правило утверждается приказом этого министерства, зарегистрированным 25.08.2010 под номером 558.
Зарплатная документация
Что касается зарплатных кассовых документов – платежных ведомостей, – то эти бумаги нужно хранить на протяжении 75 (семидесяти пяти) лет, если у получателей зарплаты отсутствуют учетные (лицевые) счета, или в течение стандартного пятилетнего срока, если имеются такие лицевые счета.
Отсчитывается период хранения с первого числа года, следующего за годом формирования данного документа.
Данные нормы устанавливаются вышеупомянутым приказом Минкультуры РФ.
Судебные разбирательства
Если какие-либо кассовые документы хозяйствующего субъекта фигурируют в продолжающихся судебных разбирательствах или спорах, данные бумаги надлежит тщательно сохранять до вынесения судом окончательного вердикта.
Порядок и правила
Руководитель хозяйствующего субъекта отвечает за организацию и осуществление процедуры хранения всей кассовой документации.
Именно он определяет подходящие места (зоны) для обеспечения сохранности финансовых бумаг, а также устанавливает порядок такого хранения на протяжении регламентированного периода в соответствии с требованиями актуального законодательства.
Процедура хранения может выполняться как с использованием архивных мощностей самой организации, так и силами сторонних подрядчиков, специализирующихся в данной сфере и предоставляющих надлежащий сервис на платной (договорной) основе.
Основные правила хранения кассовых бумаг:
- Ежедневная сшивка документов (по каждому дню).
- Подбор сшиваемых бумаг по возрастанию нумерации соответствующих счетов бухучета.
- Нумерация всех листов, составляющих конкретный сшив.
- Формирование надлежащей описи при передаче сшива непосредственно в архив. Указываются количество листов и наименование самого сшива.
Порядок уничтожения
Когда у кассовых бумаг завершается регламентированный срок хранения, они ликвидируются хозяйствующим субъектом.
Данная процедура осуществляется на предприятии согласно установленному порядку:
- Подтверждение факта истечения срока, регламентированного для хранения бумаг.
- Проверка фактического наличия бумаг, утративших на данный момент свою актуальность и подлежащих уничтожению.
- Формирование и работа экспертной комиссии предприятия, уполномоченной проверить реальную ценность кассовых бумаг. Её состав определяется руководителем хозяйствующего субъекта. Итоги деятельности такой комиссии оформляются составлением соответствующего протокола (протокола заседания).
- Составление акта ликвидации кассовых бумаг, утверждаемого руководителем организации.
- Бумаги, указанные в ликвидационном акте, фактически уничтожаются. Данный факт подтверждается составлением отдельного документа.
Полезное видео
Какие сроки установлены для хранения бухгалтерских документов, рассказано в данном видео:
Выводы
Таким образом, руководствуясь требованиями нормативных актов, можно утверждать, что кассовую документацию надлежит хранить на предприятии в течение минимум пятилетнего срока.
Это касается как бумажных, так и электронных документов. Исключение – платежные ведомости, которые при отсутствии учетных (лицевых) счетов хранятся организацией семьдесят пять лет.
Порядок такого хранения должен соответствовать общеобязательным нормативным требованиям. За надлежащее хранение и последующее уничтожение кассовых бумаг отвечает непосредственно руководитель хозяйствующего субъекта.
