Кассовая наличность у хозяйствующего субъекта учитывается с помощью самых разных отчетных регистров, ведение которых может иметь как обязательный, так и рекомендательный характер. Одним из таких отчетов является книга учета денежных средств, заполнение и ведение которой в организации выполняется по форме КО-5.
Что представляет собой книга КО-5 в кассовом учете, для чего используется данный регистр, как заполняется эта форма – все эти вопросы следует рассмотреть более подробно.
Кто и когда заполняет форму КО-5?
Учет принятых и выданных денежных средств по стандартной форме КО-5 обычно практикуется организацией, обладающей сложной внутренней структурой с большим количеством подразделений (департаментов, отделов, подотделов, секторов), в каждом из которых имеется своя отдельная касса.
В книге КО-5 фиксируют денежную наличность, которую главный (старший) кассир предоставляет под отчет иным (младшим) кассирам.
Эта же отчетная форма отражает сведения о действительных фактах возврата главному (старшему) кассиру ранее предоставленных денежных средств.
Как правило, за каждым сотрудником организации, лично осуществляющим ведение вверенной ему кассы, закрепляется отдельная книга КО-5, предназначенная для учета движения наличных денег.
В КО-5 главный кассир хозяйствующего субъекта вносит соответствующие записи. В этом учетном регистре регулярно отражаются сведения о фактических процедурах предоставления и возврата денежных средств, совершаемых между главным кассиром организации и кассирами низового уровня, отвечающими за ведение кассы в отдельных структурных подразделениях этой организации.
Таким образом, форма КО-5 регулярно фиксирует следующие операции:
- В самом начале каждого операционного дня старший (главный, ведущий) кассир предоставляет определенные суммы денежных средств младшим кассирам, отвечающим за ведение кассы в отдельных подразделениях. Эти деньги обычно выдаются для выполнения расходных транзакций. Получив данные средства, ответственный младший кассир удостоверяет этот факт собственной подписью, проставляемой в самой форме КО-5.
- Когда операционный день в организации завершается, ответственный младший кассир, ранее получивший подотчетные средства, подводит итоги и возвращает главному кассиру неиспользованную сумму остатка наличности, а также другие наличные деньги, оприходованные по его кассе в течение этого операционного дня. Данный факт также фиксируется в книге КО-5 и заверяется личной подписью главного кассира, проставляемой непосредственно в этой же учетной форме.
Как заполнить журнал прихода и расхода наличности?
Заполнение КО-5 осуществляется главным кассиром хозяйствующего субъекта по унифицированной форме, утвержденной постановлением официального статистического ведомства РФ под номером 88 от 18.08.1998.
Образец предусматривает внесение нужных сведений в соответствующие графы таблицы.
Сама учетная книга состоит из титульной части, заполнение которой производится по установленному шаблону, и листов, содержащих таблицы с необходимыми данными и реквизитами.
Титульная часть КО-5 предусматривает указание следующих реквизитов:
- Наименование хозяйствующего субъекта, заполняющего данную форму (название организации, ФИО ИП).
- Если у хозяйствующего субъекта имеются структурные подразделения, следует указать именно то подразделение, для которого составляется данная книга. Если отсутствуют структурные подразделения – просто рисуется прочерк.
- ОКПО-код хозяйствующего субъекта по сведениям Росстата.
- Временной период, на протяжении которого предусматривается заполнение данной книги (например, 2019 год).
- ФИО главного (ведущего, старшего) кассира, лично отвечающего за ведение этой формы и осуществляющего, соответственно, её регулярное заполнение.
Табличная форма КО-5 регулярно заполняется в соответствующих графах (столбцах) такими сведениями:
- Дата, обозначающая тот день, когда главный кассир хозяйствующего субъекта и младший кассир соответствующего подразделения осуществляли передачу друг другу определенных сумм денежной наличности (выдача/возврат).
- Сальдо кассовой наличности, имеющейся на начало конкретного операционного дня.
- Денежная сумма, непосредственно предоставленная младшему кассиру (обозначается цифрами/прописью).
- Подпись младшего кассира, удостоверяющая факт получения наличности от главного лица.
- Поступившая сумма наличными, оприходованная конкретным младшим кассиром и подтвержденная ордерами ПКО.
- Денежная наличность (сумма), переданная младшим кассиром главному по итогам этого операционного дня. Сюда включается остаток неиспользованных денежных средств, принятых младшим кассиром в начале операционного дня, а также сумма, поступившая в его кассу и оприходованная ордерами ПКО на протяжении этого же дня.
Сумма наличности, оплаченная денежными документами, переданными главному кассиру младшим.- Следует вывести общую денежную сумму, которую младший кассир передал главному по итогам очередного операционного дня.
- Подпись главного кассира, удостоверяющая факт получения наличности от младшего.
- Сальдо кассовой наличности, имеющейся к завершению конкретного операционного дня.
Скачать бланк и образец заполнения
Скачать книгу учета принятых и выданных денежных средств КО-5 – бланк.
Образец заполнения формы КО-5 – скачать.
Другие формы кассовых документов:
Выводы
Книга КО-5 является унифицированной формой кассового учета, зачастую применяемой хозяйствующим субъектом, имеющим сложную, иерархическую структуру собственной кассы.
Иначе говоря, использовать её целесообразно в тех случаях, когда в организации имеется главный кассир, отвечающий за работу с кассой на уровне всего предприятия, и младшие кассиры, к компетенции которых относится ведение соответствующих касс по отдельным подразделениям этого предприятия.
Заполнение КО-5 производится путем указания нужных сведений в графах/строках данной формы.
