Исходя из законодательных положений Российской Федерации (9-й статьи Закона от 6-го декабря 2011-го года № 402-ФЗ), любая операция, касающаяся ремонта объектов основных фондов, нуждается в оформлении при помощи первичных документов.
И здесь стоит учитывать такой важный момент: обязательной документации подлежит как перемещение имущества, так и его приемка после работ восстановительного типа.
Суммы, которые уйдут на текущий ремонт, могут быть списаны в налоговом учете как прочие расходы (п. 1 ст. 260, п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).
И совершенно не имеет значения, кем будут исполняться данные работы – компанией в самостоятельном порядке либо же сторонним исполнителем.
Для учета при налогообложении расходов на ремонтные работы, нужно предъявить документальное обоснования в необходимости ремонта.
Другими словами, потребуется предоставление доказательств – что без ремонтных работ дальше пользоваться в рабочей деятельности этим имуществом возможным не представляется.
Раньше нужно было собирать огромное количество бумаг, но сейчас это далеко не самая сложная процедура.
Какое документальное оформление ремонта основных средств предусмотрено на сегодняшний день?
Какие документы нужно оформить, чтобы бухгалтер смог правильно учесть затраты на работы в бухучете и уменьшить на их сумму налогооблагаемую базу в налоговом учете.
О бухгалтерском и налоговом учете ремонта основных средств читайте здесь.
Какие документы нужно оформить?
Подтвердить тот факт, что ремонт нужен, можно при помощи акта о вычисленных неполадках и дефектах основного средства. Другими словами, речь идет о дефектной ведомости.
В некоторых отраслях подобные документы обладают специальной унифицированной формой. Допустим, оформление повреждений подъемно-транспортного оборудования морских торговых портов возможно при помощи дефектной ведомости, утвержденной при помощи постановления Минтранса России от 9-го января 2004 г. № 2.
Если речь идет про элементы трубопроводов тепловых электростанций, отражение возможно в ведомости дефектов трубопроводов. То есть, каждый случай является индивидуальным.
Если же унифицированная форма документа доказательства наличия выявленных дефектов отсутствует, возможна разработка бланка в самостоятельном порядке.
Допустим, акта о выявленных дефектах объекта основных средств либо дефектной ведомости. Акт должен содержать перечисление всех неисправностей и идеи, каким образом их можно устранить.
Какое количество экземпляров акта о выявленных неисправностях, дефектах основного средства необходимо составлять?
Здесь необходимо смотреть на такие моменты:
- Кто является владельцем имущества?
- Кем будет осуществляться ремонт основных средств?
Если в планах ремонт собственных объектов ОС при помощи хозметодов, иными словами, самостоятельный, хватит и создания одного экземпляра.
Если же ремонтные работы будут исполняться подрядчиками, документ необходимо составить по количество участвующих сторон в процессе.
У каждой стороны должен быть свой собственный экземпляр со всеми проставленными подписями.
В случае если ремонту будет подлежать новейшее оборудование, повреждения которого обнаружены при установке, для их фиксации стоит использовать акт о вычисленных дефектах оборудования. К примеру, может быть использована форма № ОС-16.
Делать это необходимо с теми объектами, которые еще не считаются основными средствами (то есть, не приняты на учет).
После подготовки дефектной ведомости готовится приказ о проведении ремонта, на основании которого объект ОС передается исполнителям для восстановления.
Отремонтированное основное средство принимается по акту ОС-3. Далее вносится информация в инвентарную карточку ОС-6.
Читайте также: учет затрат на капитальный ремонт ОС.
Как оформить дефектную ведомость?
Унифицированная (типовая) форма для данного документа отсутствует. Также стоит сказать о наличии некоторых исключений (к примеру, дефектной ведомости, утвержденной постановлением Минтранса от 1-го января 2004-го года № 2 – этот документ позволил оформить дефекты подъемно-транспортного оборудования морских торговых портов).
Этот документ нередко применяют в бухучете – это так называемая первичная документация (так как он гарантирует фиксацию конкретных хозяйственных транзакций в учреждении).
Таким образом, самый оптимальный вариант – оформление шаблона рассматриваемого документа, исходя из положений и требований 9-й статьи Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402.
Дефектная ведомость должна включать в себя информацию о том:
- как называется документ;
- когда он был составлен;
- как называется организация, оформившая этот документ;
- описание объекта ОС.
В отношении основного средства следует указать:
название;- сведения о его дефектах и нарушениях;
- причины, по которым возникли данные дефекты;
- разновидности ремонтных работ, основная задача которых — устранить обозначенные дефекты либо повреждения;
- отражения того, что устранить какой-то конкретный дефект возможным не представляется – то есть из вывода о списании соответствующего объекта;
- сроки устранения выявленных и обозначенных неполадок.
Также в дефектной ведомости следует обозначить:
- какова величина натурального либо финансового измерения факта хозяйственной жизни с обозначением измерительных единиц;
- какие должности занимают лица, несущие ответственность за хозяйственную операцию и грамотность ее проведения;
- Подписи вышеобозначенных лиц. Они в обязательном порядке должны быть расшифрованы – с ФИО, отображением текущих должностей.
Это стандартный обязательный перечень положений, которые должны быть внесены в дефектную ведомость. Возможны дополнения и корректировки.
Скачать образец дефектной ведомости для проведения ремонта основных средств – word.
Образец приказа
Сразу после оформления дефектной ведомости, начальник должен приступить к изданию приказа об осуществлении ремонта.
В приказе фиксируется, при помощи какого метода будет проведен ремонт ОС – в самостоятельном порядке либо с помощью подрядных учреждений.
Также обязателен учет следующего важного момента: должен быть указан срок на осуществление этой процедуры, сведения о лицах, которые несут ответственность за организационный процесс ремонтных работа, а также иная информация.
Скачать образец приказа о проведении ремонта ОС – word.
Как составить акт приема-сдачи отремонтированного объекта?
Для приема и ввода в эксплуатацию отремонтированного основного средства составляется акт приема-сдачи.
При этом можно использовать типовой бланк ОС-3 либо разработать свою форму.
Составляется акт в одном экземпляре, если ремонтируется ОС своими силами.
Если ремонт выполняет сторонний подрядчик, то требуется оформить два экземпляра: по одному для каждой стороны.
Данный акт должен включать данные об основном средстве на момент передачи и приема после ремонта, а также информация о произведенных затратах.
Скачать образец акта приема-сдачи отремонтированных ОС форма ОС-3 – word.
Как в инвентарной карточке отразить ремонтные работы по ОС?
Для отражения сведений о ремонте требуется пользоваться инвентарной карточкой учета основного средства – то есть, специализированной формой ОС-6 или ОС-6б, если речь идет о малом предприятии.
Здесь важно учитывать такой момент: отражать стоит только итог ремонтных работ, к примеру:
- смена запчастей;
- смена комплектующих – то есть, с конкретными пояснениями.
В унифицированной форме затраты на ремонт вносятся в шестой раздел, где указывается вид проводимых работ, реквизиты документа, на основании которого совершались операции, а также соответствующая сумма расходов.
Выводы
Документальное оформление ремонтных работ включает подготовку следующих документов – дефектной ведомости, приказа.
По факту проведенного ремонта в инвентарную карточку ОС вносится информация о проведенных работах.
Факт приема-передачи для проведения ремонтных работ фиксируется с помощью акта приема-передачи ОС-3.
