На предприятиях любых форм собственности и частным предпринимателям необходимо вести бухучет. Правильное заполнение документов — это один из важных нюансов ведения этого направления.
Карточка учета материальных ценностей, утвержденная по форме М-17, была и остается популярной, хотя ее форма для частных компаний необязательная.
Суть и назначение карточки М-17
Ранее заполнение карточки учета материалов по форме М-17 был утверждено нормативным документом. Стандарт соблюдать требовалось до 2013 года. Позднее предприниматели имели право самостоятельно разрабатывать такие документы. Многие руководители частных структур пользуются предложенной формой.
Карточка заводится на все позиции номенклатуры. В документе указываются все наименования и отображения, связанные с движением материальных ценностей. Основанием проведения хозяйственных операций являются подробные характеристики состоящей на бухучете продукции. К активам относят следующие ценности: вспомогательные и основные материально-технические средства, запчасти, тара, комплектующие, полуфабрикаты, строительные материалы, сырье, топливо и многое другое.
Читайте также: Все о бухгалтерском учете поступления материалов и товаров на склад: основные виды, примеры и проводки
Цель использования карточки учета:
- контроль за поступающими ценностями, в том числе размер оплаты за поставленную продукцию;
- обмен материальных средств;
- реализация и обмен товарами в иные подразделения;
- списание активов по истечению годности,
- причинение порчи или брак.
В документе имеется систематизированная информация о приходе, расходе, накладных, счетах-фактурах, иных бухгалтерских документах о передаче имущественных прав.
Читайте также: Все об учете материалов в бухучете в 2022 году: как принимать, как списывать, примеры проводок
Основные функции карточки, касательно бухгалтерского учета:
- формирование отчетов о передвижении материалов и сырья для органов контроля;
- оптимальность эксплуатации склада;
- оборот товара и продукции легко просматривается;
- оптимизация по линии логистики;
- обеспечение мониторинга при хранении ценностей;
- определение избытка и недостач при хранении.
Ведение документа необходимо не только для контроля за материальными ценностями, но и для ряда операций по их передаче.
Структура карточки М-17
Карточка учета содержала следующую информацию:
- Дата записи. В этой графе проставлялся дата, когда была занесена запись, то есть число, месяц и год.
- По второй и третьей графе записывался номер документа и порядковый номер.
- Четвертая графа содержала сведения от кого был получена или кому отпущена материальная ценность.
- Единица выпуска продукции (это могут быть работы или предоставленные услуги в числовом выражении).
- В графе 4 прописывался приход, в графе 5 расход.
- Графа 7 отражала остаток материальных ценностей в книге учета.
- В последней графе указывалась подпись лица, ответственного за склад и дата, когда была сделана подпись.
- На каждый год книга для учета материалов заводится вновь. Регистрация документа осуществляется в специальном реестре и заверяется подписью главбуха. Заполнение ведется штатным кладовщиком или иным лицом, назначенным распорядительным актом.
Карточка содержит три страницы.
В шапке документа указывается порядковый номер, название подразделения ми компании, а также позиции по номенклатуре.
Первая таблица содержит следующие данные для заполнения:
- Наименование подразделения и вид хозяйственной деятельности.
- Номер или наименование склада.
- Порядковый номер ячейки, где находится материальная ценность.
- Сорт, маркировка, размер, профиль товара.
- Номер по номенклатуре продукции.
- В каких единицах измеряется.
- Цена.
- Норматив запаса минимальный.
- Срок годности.
- Название поставщика.
Далее располагается следующая (вторая) таблица, в которой описываются учетные материальные ценности (драгметаллы, содержащиеся в изделии).
В следующей таблице (третьей) проводится учет приходных накладных, складских и расходных документов:
- В первом столбце прописывается дата, когда произошло перемещение ценностей.
- Номер документа по порядку и номер листа сопроводительного.
- Название поставщика.
- Единицы в чем производится измерение.
- Изменение количества (штуки, комплекты и другие единицы) продукции по факту.
- Остаток продукции или сырья на складе.
- Подпись завскладом.
Таблица, где указано перемещение ценностей, содержит какое угодно количество строк.
Особенности заполнения карточки М-17
Если карточки учета по форме М-17 нет, то ее бланк предлагается скачать. Это унифицированный документ. Запись можно сделать на основании сведений из расходной накладной и приходной. Если заполнять карточку впервые, то могут появиться вопросы.
Перечень возникающих сложностей и как их решить:
- Если стоимость материальных ценностей разная, то на каждую позицию можно заводить отдельный документ. Второй вариант — изменить данный в таблице и ввести дополнительный столбец, в котором указать стоимость.
- Материалы или сырье могут поступать в разных измерениях, поэтому допускается вносить те и другие единицы в одну ячейку.
- Если имеется желание, то единицы измерения можно внести после приведения в единую систему. Для этого нужно приложить акт перевода.
- Если срока годности на продукцию в документах не отражено, то можно в этой графе поставить прочерк.
- Исправлений в М-17 не должно быть, а если требуется какой-либо нюанс поправить, то запись необходимо зачеркнуть и заверить подписью.
Карточки складского хозяйства очень удобно заполнять в электронном виде, так как исправления в них вносятся легко. Электронные процессы ускоряют ведение хозяйственной деятельности, так как формирование документов производится автоматически.
Карточка учета материальных ценностей (образец)
Образец карточки складского учета рекомендуется применять в работе, чтобы не возникало вопросов при заполнении документа.
Скачать документ в форматах Word и Exсel можно по прямой ссылке с нашего сайта:
М-17 требуется для постановки на приход ТМЦ, контролированием за приходом и выдачей материальных средств.
В амбарной книге учета продукции на складе отражаются материальные ценности, находящиеся на хранении, в том числе, где они в настоящее время находятся.
Пример заполнения:
| Номер карточки по порядку | Полное наименование организации | Расшифровка КОДа по ОКПО | Число, когда заполнения | Подразделение, (место хранения) | Вид деятельности организации | Номер склада | Номер стеллажа или ячейки, где осуществляется хранение документа. | Сведения о материале или сырье* | Номер материалов по номенклатуре | В каких единицах осуществляется измерение и цена | Норматив запаса** | Срок годности*** | Сведения о поставщике. |
| 1. | АО “Уральский завд пластмасс” | 941000251 | 12.05.2007 | 145 | Изготовление пластиковых труб | 14 | 178 | пластмасса | 156 | кг | 25кг | 12 месяцев | Компания АО “Заря” |
*Указывается сорт, маркировка, размеры и другие. Заполнение этих ячеек не обязательное, так не всегда эта информация известна.
**В этой графе карточки указывается количество материалов, которое необходимо для обеспечения работы.
*** Для материалов необходимо указывать срок годности, чтобы использовать их своевременно. К таковы могут относиться лакокрасочные составы, горючие жидкости и иные. Если этот период не столь важен, то заполнение графы не обязательное.
Учет карточек М17 на складе
За заполнение формы М-17, то есть карточки складского учета материалов на складе, отвечает заведующий. Открывается документ на год. Документация хранится на предприятии в соответствии с утвержденной номенклатурой не меньше, чем пять лет. В любой момент дело, состоящее из М-17 может быть запрошено органами контроля и надзорной деятельности.
Нюансы по обеспечению сохранности М17:
- Для учета по линии бухгалтерии записи отражаются в журнале, пронумерованном, прошитом и зарегистрированном на предприятии.
- Для всех позиций присваивается своя нумерация.
- Карточкам присваивается номер. После подписания главбухом документ передается на склад.
- Внесение записей в выписку осуществляется точно в день проведения складских операций.
- С начала каждого нового года номера карточек начинаются сначала, если это предусмотрено нормативными актами предприятия.
- Записи выполняются только в день совершения хозяйственных операций.
- Выполнение отчета производится каждый месяц, при этом подводятся итоги оборотов и выведение остатков.
- На архивное хранение карточки передаются по истечение года, к ним прикрепляются документы с отраженными сведениями для записей. Записи о наличии остатков переносятся в другую форму.
- Бухгалтера обязаны контролировать как ведутся записи заведующим складом.
- Штатным операторам также поручается вести документацию при их назначении ответственными лицами.
- Использование М-17 в работе может быть несколько лет. Руководство предприятия формирует итоги по карточкам.
- Специальное ведение документов в программе вести не нужно, их формирование выполняется лишь по запросу.
- Подшивка дополнительных листов к документам разрешается.
- Чтобы не возникало проблем при заполнении, рекомендуется каждому кладовщику иметь перед собой образец.
Руководителям организаций рекомендуется закрепить эти правила локальным нормативным актом и издать распорядительный документ. Таким образом будут назначены ответственные лица за ведение отчетности и делопроизводства.
Рубрика «Вопрос — ответ»
Ниже вас ждут ответы на распространенные вопросы по карточке М-17.
У нас небольшая организация и нет отдельной системы учета перемещения ТМЦ. Нужна ли нам типовая межотраслевая форма М-17 для оформления движения материалов?
Ведение карточек количественно суммарного учета материальных ценностей необходимо при любых обстоятельствах, любой выданный материал или сырье должна фиксироваться документально. Для этого можно использовать стандартные формы, согласно предложенной таблице, а также можно изменить для удобства ведения. Для порядка и удобства ведения складского документа рекомендуется назначать ответственных работников. Заполненные бланки необходимо хранить в соответствии с регламентирующими актами.
В нашей компании карточка складского учета материалов М-17 не используется. Нас могут оштрафовать за это?
В случае, если складская справка не ведется, то подобный факт считается серьезным нарушением. При учете хозяйственных операций это особенно важно. Если нарушения будут выявлены надзорными органами, то наложения штрафных санкций в этом случае избежать не удастся. При выявлении несоответствии один раз, то сумма штрафа составляет 10 тысяч рублей, если документация не велась на протяжении нескольких лет, то штраф будет 30 тысяч рублей.
С какой периодичностью карточка учета материалов форма М-17 сдается в бухгалтерию?
Административным персоналом компании устанавливается периодичность направления карточки в бухгалтерию. Для удобства и обязательного выполнения задачи этот момент также рекомендуется зафиксировать в локальном акте предприятия.
Кто подписывает карточку учета материалов форму М-17?
Форму должно заполнять и подписывать лицо, на которое возложена ответственность за учет товаров, материальных ценностей. Как правило, это заведующий складом или кладовщик. Проверка ведения, в том числе правил оформления поступления и расхода материальных ценностей осуществляется бухгалтером подразделения.
Обязательно ли должна использоваться типовая межотраслевая форма М-17 или можно разработать свой бланк?
Сотрудникам не обязательно пользоваться установленной формой, важно соблюдать, чтобы в документе отражалась нужная информация. Для этого стоит переработать содержание под конкретный объект и указать это в положении по предприятию, главное учитывать, чтобы заполнять бланк было удобно и понятно. Форма карточка количественно-суммового учета устанавливается ЛНА.
