Обычно проблемы, возникающие внутри рабочего коллектива, обсуждаются непосредственно с руководителем. Однако немало случаев, когда письменное изложение проблемы в докладной — не только формальность, но и важное средство для решения вопроса. В этой статье мы рассмотрим значение докладной записки и правила её оформления.
Виды, примеры и цели докладных записок
Не все происшествия в компании отслеживаются руководством лично. Чаще всего о проблеме становится известно со слов сотрудников-очевидцев. Виновник также устанавливается по показаниям его коллег. В некоторых компаниях информирование о случаях нарушений значится как обязанность каждого из сотрудников. Это делается для того, чтобы выявить некомпетентность одного человека раньше, чем от неё пострадает весь трудовой коллектив.
Многие считают письменные обращения излишней бюрократией, тратой сил и рабочего времени. Но на самом деле подобный способ коммуникации защищает работников в первую очередь от несправедливости со стороны руководства. Устную просьбу легко проигнорировать или забыть. Письменное подтверждение просьбы или обращения служит более веским аргументом; его сложнее потерять, поскольку вся документация в компании чётко фиксируется. Оформление своих просьб в письменном виде часто — показатель добросовестности работника, его серьёзности в высказанной просьбе.
Зачем нужна докладная записка
Когда требуется привлечь к ответственности сотрудника, создавшего проблемную ситуацию, необходимы решительные меры, принятые за краткий срок. Чтобы получить решение как можно быстрее, следует подробно изложить суть вопроса в форме докладной. Её можно составить по личному усмотрению или по требованию руководителя отдела. Адресатом такой записки всегда является директор предприятия или другой организации.
Основные причины для написания докладной записки руководителю:
- Препятствия для качественного выполнения работы. В таком случае работник информирует о том, что мешает ему работать и осуществляет поиск решения;
- Возникшая во время рабочего процесса проблема. Ситуация не касается сотрудника напрямую, но он сообщает о ней, поскольку конфликт мешает рабочему процессу;
- Стремление снять обвинения. По умолчанию ответственность за происшествие берут все сотрудники, которые наблюдали нарушение. Чтобы не быть привлечённым к ответственности, работник обращается к руководителю с пояснениями;
- Стремление мирно решить конфликт. Работник использует докладную как мирный способ разрешения проблемной ситуации, возможность спокойно изложить свою позицию и при этом не быть ущемлённым в правах;
- Возможность получить информацию. Сотрудник обращается с докладной, чтобы проконсультироваться по спорному вопросу, требующему вмешательства руководства;
- Обращение с целью выражения своего несогласия. Если работник не удовлетворён решением конфликта, он может высказаться в письменной форме. В этом случае следует помимо несогласия следует внести предложения более качественного решения конфликта.
Кто составляет докладные записки
Существует два вида докладных записок: входящие и исходящие. Входящие записки составляются сотрудниками отделов компании, и передаются в руководство через отдел кадров. Исходящие записки оформляются непосредственно руководителями отдела кадров. Второй вид записок используется чаще всего. Они информируют о нарушениях работников и просят о принятии мер.
Читайте также, что такое недоимка по налогам и как ее считать.
Как писать докладную записку
Несмотря на то, что докладные редко выходят за пределы одной компании, важно соблюсти требования по их оформлению. Структуру текста записки можно поделить на две или три части. Первая из них описывает причину написания, указывает, если необходимо, вопрос происшествие или проблему, которая побудила работника оформить докладную. Во второй необходимо провести анализ события, предложить пути урегулирования конфликта. Вторая часть может и отсутствовать, если в ней нет необходимости. Третья часть — заключение на основе анализа, конкретно сформулированное предложение действий.
Скачать примеры заполненных файлов
Докладная записка о появлении на работе в состоянии опьянения
Как правильно оформить докладную записку по правилам ГОСТа
Определённых правил составления записки нет, а только рекомендации, принятые по ГОСТу. Каждая компания имеет право составлять собственный список требований к оформлению с учётом рекомендаций.
Общепринятыми для всех организаций являются следующие критерии:
- Докладная записка должна быть оформлена на листе формата А4. Чтобы лист можно было вшить в дело, текст распределяется с отступами поля по краям: по правому — 1 см, по остальным — 2 см. ;
- Написание. Чаще докладная набирается на компьютере, а затем печатается, но допустимо и оформление от руки;
- Нумерация. Если документ содержит больше одной страницы, необходимо ставить их номер на верхнем поле, посередине;
- После завершения записку необходимо зарегистрировать для документального учёта в специальном журнале.
Иногда это делается в электронном варианте, иногда в письменном. Требуется указать дату отправки или поступления докладной и получить номер регистрации. Этот номер присваивают либо в месте, где был отправлен документ, либо в месте, где он был получен. Это зависит от компании и решается работодателем. Обычно номер документа отображает его очерёдность по хронологии всей документации, а также содержит буквенный или цифровой код структуры, отдела, с которого был отправлен.
В крупной компании заполнение докладных — частое явление. В связи с этим руководителям рекомендуется составлять шаблоны документов и предоставлять их в открытый доступ сотрудникам. Это облегчает процесс составления записки, экономит время и уменьшает случаи ошибок при оформлении. Это также облегчит работу руководителя, которому не нужно будет уточнять правильность заполненного документа, а можно будет сразу же свериться с образцом.
Узнайте, на основании чего действует ИП в договоре в нашей следующей статье.
Чем отличается служебная записка от докладной
Служебная записка также предназначена для коммуникации внутри компании, однако имеет ряд отличий от докладной записки. Отличия — в предназначении:
- Служебные записки отправляют по рабочим вопросам организации, информирования, технического и хозяйственного обеспечения. С помощью служебной записки отдел по охране труда может передать сообщение о неисправности некоторых рабочих мест и предупредить о прекращении деятельности на этих местах;
- Служебные записки требуются не для руководства, а больше для обмена информацией между структурами.
- Поэтому и адресатом указывают начальника того отдела, куда предназначается записка. Можно адресовать записку и просто сотруднику другого отдела, если у него та же должность, что и у отправителя.
- Служебные записки отличаются и по структуре. Разделов в них только два. Первый — причины, по которым обратились. Второй — основная часть, содержащая вопросы, идеи, решения, просьбы.
- Критерии по оформлению у служебной и докладной записок идентичны. Регистрируют их тоже по одинаковому образцу. Для того, чтобы между работниками не было путаницы в назначении двух видов записок, следует предложить в общее пользование шаблоны по написанию обеих.
Путинские выплаты 2023, все подробности в статье по ссылке.