Распространение коронавирусной инфекции среди граждан РФ вызывает опасения и необходимость принятия профилактических мер на предприятиях.
Работодателей обязывают закупать антисептики, дезинфицирующие средства, маски, термометры, проводить тестирование на коронавирус, все эти расходы составляют существую сумму, как ее учесть в налоговом и бухгалтерском учете? Можно ли получить возмещение от государства в счет понесенных затрат?
Расходы работодателей на борьбу с коронавирусом
Для сдерживания распространения COVID-19 предприятия несут следующие затраты:
- на закупку дезинфицирующих средств для уборки помещений;
- на приобретение средств защиты в виде масок, перчаток, бахил, халатов;
- на покупку обеззараживающих устройств и оборудования — рециркуляторов и т.д.;
- на устройства для измерения температуры — термометры, тепловизоры;
- на антисептики и дозаторы для них;
- на проведение тестирования персонала на коронавирус — самостоятельного по своей инициативе или по законодательству.
Все эти расходы нужно правильно учитывать как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.
Бухучет затрат на Ковид-19
Минфин дал разъяснения, как именно нужно учитывать расходы, связанные с коронавирусом, в бухгалтерском учете — ссылка.
Согласно данным пояснениям:
- траты на проведение дезинфекции, тестирование сотрудников, транспортировку персонала до работы и до дома, связь при дистанционной работе нужно учесть как расходы по обычным видам деятельности в соответствии с ПБУ 10/99;
- оплата за объявленные нерабочие дни в связи с коронавирусом, введенного вынужденного простоя, штрафов по необеспечению мер профилактики по COVID-19, понесенные расходы в связи с отмененными командировками нужно учесть как прочие расходы согласно ПБУ 10/99;
- деньги, потраченные на покупку индивидуальных средств защиты (маски, перчатки, бахилы), антисептики, дезинфицирующие средства, бактерицидные лампы следует учитыват в бухучете как материально-производственные запасы по ПБУ 5/01;
- приобретение приборов для целей обеспечения санитарных норм по коронавирусу, которые можно отнести к основным средствам, нужно учитывать как ОС по ПБУ 6/01;
- установка программного обеспечения, необходимого для обеспечения условий безопасности в связи с ковид, учитывается как нематериальные активы по ПБУ 14/2007.
Налоговый учет
При налогообложении понесенные расходы на тестирование, дезинфекцию, СИЗ и прочие, связанные с коронавирусом, можно также принять в уменьшение налоговой базы при расчете налога на прибыль.
Траты на маски, перчатки, бахилы, антисептики, средства дезинфекции, приборы можно учитывать при расчете налога на прибыль как материальные расходы на основании пп.3 п.1. ст. 254 НК РФ.
Другие затраты, связанные с коронавирусом — проведение дезинфекции, оплата сдачи анализов сотрудников на ковид можно учитывать как прочие расходы на основании пп.7 п.1 ст. 264 НК РФ, то есть траты на обеспечение нормальных условий труда на предприятии. В эту же категории при желании можно отнести и все расходы на СИЗ, дезинфицирующие средства.
Все указанные траты можно отнять от суммы дохода при расчете налога на прибыль.
Можно ли возместить затраты через ФСС?
Существуют Правила №580н, в соответствии с которыми устанавливается порядок возмещения расходов работодателям за счет внесенных ранее страховых взносов на травматизм. Приказом Минтруда России №365н от 23.06.2020 внесены изменения в данные правила, которые добавляют виды расходов, которые подлежат возмещению из ФСС.
В частности в перечень добавляются:
- затраты на СИЗ, необходимые для защиты от коронавируса;
- затраты на дезинфицирующие средства и антисептики;
- траты на различные устройства и оборудование, необходимое для профилактики COVID-19 (рециркуляторы, тепловизоры, термометры и пр.);
- расходы на тестирование работников на Ковид-19 в случае, если в регионе установлена обязательная периодическая проверка персонала на коронавирус.
Возмещению в 2024 году подлежит не вся сумма понесенных затрат, а в пределах установленных ограничений:
- 20% от перечисленных взносов на травматизм за 2023 год (при этом нужно вычесть уже полученные суммы возмещений от ФСС в рамках страхования от НСиПФ);
- 20% от перечисленных взносов на травматизм за 2021-2023 год, но не более уплаченной суммы взносов за 2023 год, если в 2021-2022 годах работодатель не получал возмещений от ФСС.
Срок обращения в Фонд с заявлением на возмещение расходов на коронавирус продлен до 1 октбяря 2023 года.
Возмещение расходов на тестирование сотрудников
Некоторые работодатели с целью обеспечения безопасности на предприятии периодически направляют персонал на сдачу тестов на коронавирус.
Если в регионе установлена обязанность периодического тестирования сотрудников на Ковид-19, то работодатели должны это делать, при этом они получают страховое возмещение своих расходов от ФСС в рамках обязательного страхования от несчастных случаев и профессиональных заболеваний (травматизм). Для возмещения необходимо в ФСС подать заявление и перечень лиц, направляемых на тесты.
Например, правило обязательного тестирования работников введено в Москве, где нужно проверять не менее 10% персонала каждые 15 дней.
Если работодатель сам по своей инициативе хочет направлять персонал на сдачу анализов, чтобы выявлять заболевших и отстранять их от работы своевременно, то сделать это придется за свой счет. С медучреждением заключается договор об оказании соответствующей услуги, оплату расходов по тестированию производит работодатель за свой счет.
Нельзя переложить это бремя на сотрудников. Не допустимо заставлять их самостоятельно за свой счет периодически сдавать тест на Ковид и приносить справки об отсутствии коронавируса на работу.
Организации не имеют права требовать с работников подобные справки. Единственное исключение — это иностранные граждане, которые обязаны предъявить медицинский документ, подтверждающие отсутствие коронавируса. Документ должен быть подготовлен не позднее, чем за 3 дня до въезда в РФ. Если иностранец не предоставляет такую справку, работодатель вправе его не допустить до работы.
Если российский гражданин уезжает за границу, например, в отпуск, то по возвращению он также должен самостоятельно сдать тест на COVID в течение 3 дней. Работодатель должен уведомить об этом сотрудника, но требовать с него справку он не имеет права. Следить за гражданами, въезжающими из других государств, должен Роспотребнадзор.
Как работнику выплатить компенсацию за сдачу тестов?
Если работник сдает анализ на коронавирус, то он вправе обратиться к работодателю за получением от него денежной компенсации за понесенные расходы. Для этого можно написать заявление на имя руководителя о возмещении затрат на тестирование.
Работодатель должен действовать следующим образом:
- если сдача анализов проводится в рамках обязательного тестирования по закону — то компания в обязательном порядке возмещает сотруднику все его расходы;
- если сдача тестов проводится по распоряжению самого работодателя в целях обеспечения безопасности на предприятии, то нужно также возместить расходы сотрудника в полном объеме;
- если работник сам по своему желанию сдает анализ, или он это делает в связи с возвратом из-за границы, то работодатель не обязан возмещать такие траты. В данной ситуации руководитель сам решает, возместить сотруднику потраченные средства или нет.
Если организация компенсирует сотруднику его траты на прохождение тестирования на коронавирус, то человек получает денежные средства, в связи с чем возникает вопрос — является ли это доходом и нужно ли с него удержать НДФЛ и начислить страховые взносы?
Налогообложению подлежат те суммы, выплачиваемые работнику, которые можно расценивать как экономическая выгода для гражданина — доход.
Если тестирование проводится в рамках обязательной процедуры по закону, то никакой выгоды для сотрудника в этом нет, поэтому облагать НДФЛ и взносами не нужно.
Если сдача анализов проводится в рамках тестирования за счет работодателя, то ситуация неоднозначная. Если работодатель правильно оформит у себя данную процедуру в документах, то компенсируемую работнику сумму можно расценивать не как доход физического лица, а как необходимость, связанная с обеспечением безопасности на предприятии.
Если никакого документального оформления нет, то придется расценивать как доход — удерживать НДФЛ и страховые взносы начислят.
Правильное оформление включает составление приказа о периодическом тестировании с обоснованием этого, как обеспечение санитарных норм по коронавирусу, включение данной нормы в локальные акты.
Если тест сдает сам работник, а работодатель ему компенсирует расходы, то с суммы выплаченной компенсации отнимается подоходный налог и начисляются взносы.
Выходом в данном случае будет проведение выплаченной компенсации как материальной помощи, которая в пределах 4000 не облагается страховыми взносами и НДФЛ.
