Пошаговая регистрация ККТ в ФНС – документы, инструкция и порядок действий

Действующим законодательством предусматривается постепенный переход на онлайн-кассы.

Это касается всех хозяйствующих субъектов, осуществляющих наличные расчеты с физическими лицами и, соответственно, обязанных использовать контрольно-кассовую технику (ККТ) для надлежащего учета наличности, получаемой от клиентов.

Активная фаза данного перехода приходится на период, который начался с 01.07.2018 и окончательно завершится 01.07.2019.

Важный нюанс – организация обязан поставить онлайн-кассу на учет в налоговой службе.

Необходимо рассмотреть, как  это правильно делается.

Ведь ошибки, допущенные при регистрации ККТ, могут стать причиной некорректной работы или выхода из строя данного аппарата.

Где нужно ставить на учет контрольно-кассовую технику?

Как уже упоминалось ранее, организации или ИП необходимо регистрировать онлайн-кассу в Федеральной налоговой службе (ФНС).

Что интересно, законодательство не устанавливает конкретных сроков для постановки аппарата ККМ на государственный учет.

Существует лишь общее правило, в соответствии с которым запрещается применять онлайн-кассу без надлежащей регистрации.

Получается, что крайним сроком окончания процедуры регистрации является день, предшествующий дню совершения (оформления) первой продажи посредством аппарата ККТ.

Хозяйствующий субъект, практикующий наличные расчеты с физическими лицами, должен принимать во внимание данное обстоятельство.

Чтобы осуществить государственную регистрацию аппарата ККТ, юридическое лицо или частный предприниматель может воспользоваться одной из следующих возможностей:

• Онлайн регистрация с помощью соответствующей опции персонального кабинета налогоплательщика на интернет-ресурсе nalog.ru (официальном сайте ФНС);
• личное обращение налогоплательщика в любое территориальное подразделение налоговой службы с целью регистрации онлайн-кассы на месте;
• онлайн регистрация посредством специальной опции персонального кабинета пользователя ККТ на веб-сайте выбранного оператора фискальных данных (ОФД).

Огромной популярностью сегодня пользуется первый вариант постановки онлайн-кассы на государственный учет в ФНС – онлайн регистрация через персональный кабинет на веб-сайте налоговой службы.

Особенности этой процедуры следует рассмотреть более подробно.

Читайте также о снятии ККТ с учета — ссылка, перерегистрации ККМ — ссылка.

Подготовка к постановке на учет в налоговой службе

Предварительный этап государственной регистрации онлайн-кассы подразумевает осуществление ряда обязательных действий.

Покупка устройства онлайн-кассы

Приобретаемый аппарат онлайн-кассы должен соответствовать всем нормативным требованиям.

Как вариант, допускается модернизация уже имеющегося устройства ККТ, оснащенного ЭКЛЗ-регистратором, до уровня аппарата онлайн-кассы.

Заключение соглашения с ОФД

Заключение официального соглашения с выбранным оператором фискальных данных (ОФД).

Если численность населенного пункта составляет максимум 10 (десять) тысяч человек, разрешается применять онлайн-кассу без дистанционной передачи фискальных сведений в ОФД.

Регистрация аккаунта налогоплательщика на веб-сайте ФНС

Онлайн регистрация персонального кабинета налогоплательщика осуществляется непосредственно на веб-сайте ФНС. Это необходимо сделать, если, конечно, у хозяйствующего субъекта, регистрирующего онлайн-кассу, пока еще отсутствует аккаунт на интернет-ресурсе nalog.ru

Электронная подпись (КЭП)

Оформление квалифицированной электронной подписи (КЭП) владельца онлайн-кассы, необходимой для дистанционного документооборота с фискальным органом.

Последующая интеграция КЭП с персональным кабинетом налогоплательщика на веб-сайте ФНС осуществляется согласно порядку, предусмотренному удостоверяющим центром – эмитентом (изготовителем) подписи.

Подключение онлайн-кассы к персональному компьютеру

Чтобы осуществить процедуру постановки аппарата ККТ на учет в ФНС, следует подключить само устройство онлайн-кассы к персональному компьютеру.

Это требуется для дальнейшего осуществления всех необходимых действий, связанных с удаленной регистрацией аппарата ККТ на веб-сайте ФНС через интернет.

Как зарегистрировать ККМ: пошаговая инструкция и правила

Сама регистрационная процедура, предусмотренная для постановки устройства онлайн-кассы на государственный учет, начинается с составления и отправки соответствующего заявления в ФНС.

Это можно легко сделать в дистанционном режиме – через персональный кабинет (аккаунт) налогоплательщика на веб-сайте налоговой службы.

Процесс удаленного оформления онлайн заявления на регистрацию ККТ осуществляется в следующем порядке:

• Переход на веб-ресурс для удаленной регистрации ККТ (kkt-online.nalog.ru).
• Выбор опции, позволяющей зарегистрировать кассу. Осуществляется путем нажатия соответствующей виртуальной кнопки.
• Посещение персонального кабинета (аккаунта) хозяйствующего субъекта на интернет-сайте фискального органа.
• Выбор опции постановки ККТ на учет. Осуществляется посредством нажатия соответствующей виртуальной кнопки (Учет ККТ).
• Заполнение электронной формы необходимыми сведениями. Указываются наименование и точный адрес той розничной торговой точки, на которой будет применяться онлайн-касса.
• Внесение сведений о регистрируемом устройстве онлайн-кассы. Указываются модель и заводской номер самого аппарата.
• Внесение сведений о фискальном накопителе аппарата ККТ. Указываются модель и заводской номер фискального накопителя.
• Выбор ОФД. Из доступного списка, представленного на веб-сайте ФНС, следует выбрать оператора-партнера. С ним у хозяйствующего субъекта уже должно быть заключено соответствующее соглашение.
• Подписать и отправить онлайн-заявление. Соответствующая опция будет доступна пользователю после заполнения регистрационной формы.
• Проверка статуса отправленной заявки. Чтобы выполнить эту задачу, необходимо вернуться на основную страницу персонального кабинета и выбрать нужную категорию (Учет ККТ). Регистрационный номер онлайн-кассы (РН ККТ) должен отобразиться в соответствующей графе. Если его еще нет, можно повторно проверить статус через некоторое время.
• Чтобы перейти к процедуре фискализации онлайн-кассы, необходимо нажать на РН ККТ. Откроется интернет-страница с соответствующей электронной формой.

Лично при посещении офиса ИФНС

Помимо онлайн регистрации, существует альтернативный вариант подачи регистрационной заявки – личный визит налогоплательщика в территориальное подразделение ФНС для постановки онлайн-кассы на государственный учет.

Представитель хозяйствующего субъекта, регистрирующего онлайн-кассу, подает бумажное заявление, которое составляется по утвержденной форме.

Регистрационная карточка для аппарата ККТ предоставляется обладателю онлайн-кассы на протяжении 5 (пяти) дней, отсчитываемых со дня подачи соответствующей заявки в ФНС.

Получение такой карточки является документальным основанием для последующей фискализации аппарата ККТ.

Порядок фискализации устройства

Смысл самой процедуры фискализации заключается в том, чтобы активировать фискальный накопитель, являющийся важным технологическим компонентом устройства онлайн-кассы.

Чтобы осуществить эту процедуру через интернет, необходимо выполнить следующие действия:

• Запустить специальную компьютерную программу для фискализации. Предоставляется изготовителем устройства онлайн-кассы.
• Синхронизировать время персонального компьютера и онлайн-кассы (с помощью этой программы).
• В программе указать нужные данные о хозяйствующем субъекте (ИНН, название и адрес магазина, РН ККТ в ФНС).
• Выбор используемого режима налогообложения.
• Выполнение фискализации – активируется фискальный накопитель.
• Завершение фискализации онлайн-кассы знаменуется распечаткой тестового фискального чека.

Финальный этап регистрационной процедуры:

• Выбрать опцию завершения регистрации на открытой (незакрытой) странице с электронной формой.
• В открывшемся окне указать дату/время распечатки тестового чека и обозначение фискального признака. Эти данные присутствуют в тестовом чеке. Здесь же нужно указать номер распечатанного фискального чека (номер 1).
• Подписать и отправить – выбор соответствующей опции.

Образец карточки

Успешное прохождение процедуры фискализации через интернет подтверждается предоставлением пользователю онлайн-кассы регистрационной карточки для аппарата ККТ.

Данная карточка высылается хозяйствующему субъекту в электронном виде, она отображается в персональном кабинете налогоплательщика на веб-ресурсе ФНС.

Её наличия будет достаточно для начала работы с онлайн-кассой.

До фактического получения этой карточки пользователю ККТ запрещается пробивать (формировать) фискальные чеки.

Когда регистрационная карточка появится у пользователя онлайн-кассы, нужные сведения указываются в персональном кабинете хозяйствующего субъекта на веб-ресурсе ОФД.

Перечень документов

• Заявление (заявка) на регистрацию онлайн-кассы в ФНС. Заполняется по установленному образцу.
• Регистрационное свидетельство самого хозяйствующего субъекта (оригинал).
• Свидетельство о назначении ИНН (удостоверяет постановку хозяйствующего субъекта на официальный учет ФНС).
• Документация на устройство онлайн-кассы.
• Печать хозяйствующего субъекта (если есть).
• Доверенность, подтверждающая полномочия представителя хозяйствующего субъекта, непосредственно совершающего регистрационную процедуру.

Полезное видео

О порядке регистрации ККТ, настройке и подтверждении регистрации, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

Постановка устройства ККТ на государственный учет ФНС является важным и необходимым этапом внедрения онлайн-кассы. Без своевременного выполнения этой процедуры законная эксплуатация ККТ не представляется возможной.

Порядок необходимых действий четко регламентируется действующим законодательством. Самый удобный вариант – онлайн-регистрация через персональный кабинет (аккаунт) пользователя, созданный на веб-сайте налоговой службы.