Подотчетные лица – это сотрудники организации, имеющие право на получение денежных средств с целью их дальнейшей траты на нужды предприятия.
Список данных работников определяется руководителем в приказе. При выдаче денег в подотчет составляется расходный кассовый ордер.
Нужно ли оформлять расходный кассовый ордер при выдаче суммы под отчет?
РКО – это первичный бухгалтерский документ, который необходим бухгалтеру для проведения операции по выдаче наличных денег из кассы.
На основании этой бумаги в бухучете отражается проводка по данной операции.
В зависимости от направления выдачи денежных средств выбирается соответствующий счет, в дебет которого будет оприходована наличная сумма из кредита счета 50 «Касса».
Кроме того, на основании РКО вносится запись в кассовую книгу о произведенной операции.
Если подотчетному лицу выдаются под отчет деньги из кассы, данный факт обязательно нужно документировать с помощью расходного кассового ордера.
Только в этом случае операцию можно будет правильно учесть. Без РКО бухгалтер не сможет выполнить проводку, а кассир заполнить кассовую книгу.
Обязанность по оформлению расходного кассового ордера при выплате денежных средств в подотчет работникам закреплена также на законодательном уровне в пп.6.3 п.6 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014.
Правильное оформление
Для заполнения следует применять унифицированный бланк КО-2 – это форма РКО действует давно, несмотря на отмену обязательности применения унифицированных документов. ОКУД данного бланка 0310002.
При выдаче в подотчет денежной суммы необходимо заполнить следующие поля РКО:
- ОКПО – код предприятия по территориальному справочнику.
- Название компании в полном или сокращенном виде.
- Подразделение при необходимости, из которого происходит расходование наличных денег на подотчет.
- Номер – проставляется в хронологическом порядке в соответствии с действующей нумерации в организации, отраженной в кассовой книге.
- Дата – день заполнение ордера соответствует моменту выдачи в подотчет денег подотчетному лицу.
- Код подразделения нужно заполнять, если таковые введены в организации.
- Счет бухгалтерского учета, в дебет которого поступает подотчетная сумма (счет 71).
- Код аналитического учета заполняется при ведении аналитики по данном счету.
- Кредит – счет 50, предназначенный для учета операций по кассе.
- Сумма – цифрами заполняется выдаваемая под отчет денежная сумма.
- Выдать – ФИО работника подотчетного лица, которому выдаются деньги в подотчет, заполняется в дательном падеже.
- Основание – основание и цель выдачи наличных денег (например, выдача в подотчет на оплату канцтоваров по накладной №11 от 14.11.2018).
- Сумма – прописью в именительном падеже с большой буквы, копейки цифрами, ниже повторяется та же величина цифрами.
- Приложение – документальное основание для выплаты денежных средств под отчет работнику, это может быть заявление подотчетного лица или приказ.
- Подписи ответственных лиц – руководитель и главный бухгалтер.
- Получил – полученная подотчетным лицом денежная сумма из кассы, дата получения и подпись.
- По – реквизиты паспорта подотчетного лица.
- Выдал – подпись и ФИО кассира, выдавшего деньги под отчет из кассы.
Какое основание указать в форме КО-2?
В строке «Приложение» нужно указать документы, которые служат основанием для выдачи кассиром денежных средств подотчетному лицу.
Как правило, составляется заявка или заявление от работника на имя руководителя, где заполняется необходимое количество денег, цель их расходования.
На заявлении руководитель ставит одобряющую визу.
Заявление с визой является достаточным основанием для кассира, чтобы выдать из кассы денежную сумму.
Также выдача возможна на основании приказа руководителя, где прописано распоряжение выплатить определенную денежную сумму конкретному человеку.
В строке «Основание» вносится фраза, начинающаяся со слов «Выдача под отчет…», далее поясняется, на что именно будут потрачены деньги.
Скачать образец заполнения
Скачать пример заполнения расходного кассового ордера на подотчет – word.
Полезное видео
О новых правилах выдачи наличных денежных средств подотчет, рассказано в данном видео:
Выводы
При выдаче в подотчет денег бухгалтер обязательно заполняет расходный кассовый ордер. На его основании работнику выдается наличность из кассы кассиром.
В момент получения денег подотчетное лицо обязано поставить свою подпись.
РКО позволяет учесть произведенную расходную операцию по кассе. Ордер регистрируется в кассовой книге, а в бухгалтерском учете с помощью двойной записи отражается данная расходная операция.
