Из кассы компании наличные перемещаются в сопровождении документа под названием «препроводительная ведомость к сумке». Деньги собираются службой инкассации, которая находится в подчинении определенного кредитного учреждения или является самостоятельным подразделением.
Сумкой служит инкассаторский чемоданчик (мешок), предназначенный для хранения наличности с момента ее получения от представителя организации.
Правила заполнения
За оформление ведомости несет ответственность юридическое лицо, передающее денежные средства. Как правило, данная обязанность возложена на кассира компании.
Бумага необходима для фиксирования целостности содержимого сумки. Документ оформляется тремя блоками: ведомость, накладная, квитанция.
Ведомость прикладывается к сумке с наличностью, квитанция остается у фирмы-отправителя.
Если наличные сдаются в банк без сумки инкассатора, то оформляется объявление на взнос наличными.
Как заполнить форму 0402300?
Документ составляется в трех экземплярах:
- для вложения в сумку;
- для банковского кассира с печатью инкассатора;
- для предприятия, отправившего наличность в кредитное учреждение.
Экземпляр, предназначенный для хозяйствующего субъекта, содержит подпись инкассатора и является основой заполнения кассового журнала.
Для проведения инкассации утвержден единый порядок. Ведомость заполняется по унифицированной форме ОКУД 0402300, ее применение обязательно.
Сведения, включающиеся в документ на лицевой стороне бланка:
уникальный порядковый номер ведомости;- номер инкассаторской сумки для перемещения наличности;
- дата составления бланка (текущая) и формирование сумки с деньгами;
- наименование предприятия, являющегося владельцем денежных средств и передающий их в банк;
- название получателя денег, в чей адрес отправляется наличность (при зачислении из кассы на собственный расчетный счет, в наименовании получателя и отправителя фиксируется одно и то же юридическое лицо);
- дебет — номер лицевого счета в банке;
- кредит — расчетный счет получателя денежных активов;
- передающаяся сумма наличности прописью и в цифровом варианте, копейки только цифрами;
- банк вносителя — финансовая компания, обслуживающая передающие средства фирму;
- банк получателя — банковское учреждение, принимающее наличность по поручению клиента для ее последующего зачисления на расчетный счет предприятия;
- реквизиты каждого финансового учреждения.
В качестве сведений об источнике поступления денежных средств прописывается: розничная выручка, средства, полученные от реализации продукции.
Обратная сторона препроводительной ведомости оформлена в виде описи наличности с разбивкой по столбцам:
- номинал бумажных купюр и монет;
- количество каждого указанного денежного знака;
- суммарный результат всех денежных средств с разделением по номиналам.
Под таблицей расположен акт вскрытия сумки, в который вносит информацию банковский работник после ее вскрытия.
Ведомость должна содержать оригинальные подписи ответственных специалистов: клиента, сотрудника бухгалтерии (кассира), кассового работника кредитного учреждения, принимающего наличные средства.
Квитанция служит доказательством факта принятия наличных денежных средств инкассатором. Когда чемодан с ценностями передан инкассатору, он проставляет свой автограф и оттиск штампа.
Квитанция хранится у отдающей средства компании (в соответствии с письмом Банка России от 16.10.2015 г. № 29-1-1-ОЭ/4065). Накладная передается сотруднику инкассации.
Заверять печатью предприятия бланк не обязательно, с 2016 года предприятия на законодательном уровне освобождены от обязанности удостоверять свою документацию печатями и штампами.
Но если использование оттисков зафиксировано в учетной политике организации, то печать проставляется. Зачастую, невзирая на отмену данного требования, банки требуют наличия печати на документе.
При заполнении ведомости нельзя допускать помарок и исправлений. Обнаружив неточности, оформляется новый бланк. Хранится ведомость в течение 1 года.
Скачать бесплатно бланк и образец word
Скачать бланк препроводительной ведомости – ссылка.
Скачать образец заполнения формы 0402300 –excel.
Куда класть?
Ведомость остается внутри сумки, накладная и квитанция, входящие в единый комплект, — снаружи.
Последовательность заполнения ведомости к сумке:
заполнение сумки инкассатора осуществляется кассиром (материально-ответственным лицом), им же оформляется препроводительная ведомость, записывается сведения об инкассации и номер сумки;- после приезда инкассаторов, которые проверяют соответствие наличности указанной в ведомости, запечатывается чемодан так, чтобы пломбу нельзя нарушить без ярких примет его несанкционированного открытия;
- сумка вскрывается только уполномоченными на эти действия лицами.
Важные нюансы
Бланк, сопровождающий материальные активы, ценности, имеет особый регламент заполнения, в связи с этим существует вероятность получения отказа в приеме бланка и наличности из-за ненадлежащего оформления или внесения поправок в документ.
Иногда при наличии подписанного договора по предоставлению инкассаторских услуг допускается использовать бланки с уже напечатанными сведениями, ее необходимо только дополнить размером передаваемых денежных средств и подписями.
Заполнение ведомости допускается при помощи использования компьютера, программного комплекса, а также вручную.
Все три части документа содержат идентичные сведения.
В рукописном варианте удобнее записывать информацию через копировальную бумагу, что позволяет сократить время заполнения ведомости и исключить тройного дублирования данных.
Препроводительная ведомость позволяет четко обозначить перевозимые денежные средства из кассы компании в кредитное учреждение, обеспечить их сохранность и неприкосновенность.
Если при передаче наличности в финансовое учреждение от инкассатора данные из ведомости не совпадут со средствами, полученными банковским работником, полная ответственность возлагается на перевозчика ценностей, то есть на сотрудника инкассации.
