Заполнение книги (или журнала) бланков строгой отчетности требуется в хозяйствующих субъектах, принимающих денежные средства от контрагентов без использования контрольно-кассового аппарата.
Данная форма служит учетным регистром, применяющимся и в государственных структурах, и в коммерческих организациях.
Нужно ли учитывать БСО?
Основным предназначением книги является отражение данных о поступивших и выданных бланков строгой отчетности.
Ее заполнение является обязательным для всех юридических лиц, использующих подобные формы бланков при расчете с населением.
Существует типовая форма книги — ОКУД 0504045.
Кто оформляет?
Российским законодательством ограничен круг предприятий, имеющих право осуществлять свою деятельность без использования кассовой техники, но данная категория имеет достаточно широкий спектр действия.
Без ККТ могут работать:
- частные предприниматели;
- хозяйствующие субъекты, чья деятельность направлена на оказание услуг населению;
- организации общественного питания в школах;
- торговые киоски, прием стеклотары;
- торговые точки непродовольственных товаров на рынках, выставках, ярмарках;
шиномонтаж;
- ремонт обуви;
- химчистка;
- ветеринарные клиники.
Организации, получающие денежные средства от покупателей, используют бланки строгой отчетности.
Печатать их можно собственными силами при наличии автоматизированного программного комплекса с достаточным уровнем защиты от несанкционированного доступа посторонних лиц.
Используется также в работе кассовый аппарат без регистрации в налоговой инспекции, приобрести который можно в типографиях города.
Предприятие обязано учитывать бланки в соответствии с Постановлением Правительства РФ №359 от 6 мая 2008 года.
Как заполнять форму 0504045?
Шаблон журнала учета бланков строгой отчетности фирмы вправе разработать самостоятельно, но рекомендованная форма 0504045 обязательна для бюджетных учреждений.
Она включает в себя все необходимые сведения, не требует времени для создания нового документа.
Заполнение титульного листа
В шапке документа или на отдельном титульном листе указывается название журнала и период его заполнения. Ниже прописывается наименование организации или индивидуального предпринимателя, отдел, отвечающий за составление книги (бухгалтерия), наименование бланка строгой отчетности, фиксирующегося в форме.
Табличная часть
Основная часть журнала представлена в форме таблицы, где присутствуют следующие графы для заполнения:
- число, месяц и год оформления бланка (для каждого показателя предусмотрена отдельная колонка);
- от кого бланк получен и кому отпускается (типография, ФИО ответственного лица);
- наименование и реквизиты документа, являющимся основанием (товарная накладная, акт);
- количество прихода и расхода бланков, их номера, серии;
- подпись ответственного работника, получившего бланк строгой отчетности.
В последних столбцах прописывается остаток бланков, их реквизиты.
Действующим законодательством прописаны обязательные нормы оформления книги:
- листы нумеруются и прошиваются;
- главный бухгалтер и руководитель компании подписывают каждый раздел журнала;
- страницы скрепляются печатью компании.
Книга ведется рукописным методом, выбирается плотная обложка.
Как правило, документ имеет ограниченный период действия — календарный год, конкретный налоговый период. Данная норма устанавливается главой хозяйствующего субъекта. После закрытия старого периода необходимо заново открыть книгу.
Скачать бесплатно образец
Скачать бланк книги учета БСО – excel.
Скачать пример заполнения учета БСО – word.
Сколько хранится?
Период хранения журнала не может быть менее срока хранения корешков бланков строгой отчетности. Книгу следует сохранять в течение 5 лет после итоговой записи.
Руководителям компаний при оформлении документа не следует забывать о заключении письменного договора о полной материальной ответственности с уполномоченным сотрудником, а также приемке БСО в день их приобретения.
При отсутствии формы 0504045 в организации предусмотрена административная ответственность (статья 14.5 КоАП). Неверное осуществление контроля за бланками, отсутствии книги при поступлении запроса от налоговой службы предусматривает наказание для должностных лиц в виде предупреждения или штрафа в размере от 1,5 до 3-х тыс.руб. Юридические лица могут быть оштрафованы в сумме до 10 тыс.руб.
Каждый хозяйствующий субъект самостоятельно выбирает модель своего поведения, что для компании является более правильным путем: приобретение типового бланка в типографии или оплата штрафа при каждом запросе из надзорного органа.
Важно знать о невозможности использования бланков строгой отчетности в следующих случаях: при расчетах между юридическими лицами, если за наличные средства реализуются товары.
Книга способно оказать помощь в систематизации данных о бланках, к ней прикладываются корешки, ранее использованных документов, испорченные, устаревшие экземпляры.