Правила и порядок замены отпуска денежной компенсацией. Можно ли заменить дополнительные дни за вредность, ненормированный день?

Если ежегодная продолжительность отдыха сотрудника превышает минимальные 28 дней, то дополнительные дни можно заменить деньгами.

Для этого нужно желание работника, выраженное в виде заявление, и согласие работодателя, оформленного в виде приказа. Не всегда можно проводить замену и не для всех работников.

В каких случаях допускается по ТК РФ в 2019 году?

Ст.126 устанавливают ситуацию, когда работодатель может заменить денежной выплатой часть ежегодного оплачиваемого отпуска.

При одновременной выполнении условий ниже замена дополнительного оплачиваемого отдыха компенсацией возможна:

1. Работник сам хочет получить деньги вместо отдыха и пишет об этом в заявлении.
2. Сотруднику положены дополнительные отпускные дни, только отпуск свыше 28-ми дней за год можно менять на денежную выплату.
3. Трудящийся является совершеннолетним лицом, то есть достиг 18-ти лет.
4. Работник не относится к категории беременных женщин, которые обязаны отгуливать свой отпуск полностью, в том числе и дополнительную часть.
5. Трудовая деятельность человека не относится к опасной и вредной.

Указанные условия прописаны в ТК РФ и обязательны к исполнению.

Важно, чтобы работник был согласен вместо отдыха получить денежные средства.

Нельзя принудить его к этому, согласие должно быть добровольным, выраженным на бумаге.

Можно ли заменить отпуск совместителей денежной выплатой, читайте здесь.

Можно ли заменить дополнительные дни свыше 28-ми?

Именно добавочные отпускные дни свыше 28-ми можно поменять на денежную компенсацию.

Основная часть отпуска не подлежит замене.

Работник должен ежегодно отдыхать, для этого ТК РФ предоставляет ему право на 28 календарных дней оплачиваемого отпуска.

Если в текущем году он не использован, то эти не нужно компенсировать деньгами, следует перенести их на следующий год.

Запрещается непредоставление времени для отдыха более 2 лет подряд.

Ответственность при нарушении данного правила ложится на работодателя.

Если работник 2 года не отдыхал, и об этом станет известно контролирующим органам, работодателю будет назначен штраф.

Сотрудник же никаких потерь не несет в такой ситуации и не наказывается. Его отпуск копится, его он может отгулять позже (дни не сгорают) либо получить компенсацию при увольнении.

Если работодатель выплатит компенсацию за основную часть отдыха в процессе работы, то грозит штраф как самой организации, так и ее руководителю.

Размеры штрафов:

• для организации: от 30000 до 50000 при первичном выявлении нарушения, от 50000 до 70000 при повторном;
• для руководителя: от 1000 до 5000 при первичном, от 10000 до 20000 при повторном.

Воспользоваться правом замены отпуска компенсацией по ст.126 ТК РФ можно только в отношении дополнительно предоставляемых дней.

Если ежегодный отпуск составляет 28 дней, то никакая замена не допускается до тех пор, пока человек не уволится.

При увольнении ему выплачивается компенсация за все неиспользованные отпускные дни.

Получить денежные средства вместо дней отпуска могут те категории работников, у которых есть право на добавочные дни:

• за ненормированный труд;
• за вредные и опасные условия — за дополнительные дни свыше 7-ми;
• работающие на Крайнем Севере или в местностях, к ним приравненных – от 16 до 24 дней;
• за особый характер работы – продолжительность устанавливается Правительством РФ.

Положена ли за вредные условия труда?

Дополнительные 7 дней оплачиваемого отпуска положены за вредные и опасные условия труда, однако их заменять денежной выплатой не допускается.

Работник должен отдыхать 28 + 7 дней ежегодно для восстановления сил и здоровья.

Вредные и опасные условия труда устанавливаются по результатам спецоценки, дополнительный отпуск положен в случае, если условия признаны вредными 2,3 или 4 степени,  а также, если они признаны опасными.

7 добавочных дней за вредность работы предоставляются на основании ст.117 ТК РФ.

Если трудовым или коллективным договором  на предприятии установлена большая длительность дополнительного отпуска, то дни свыше 7-ми можно заменять денежной выплатой.

Таким образом, при работе во вредных и опасных условиях работник должен ежегодно отдыхать минимум 35 календарных дней, за дни свыше можно получить компенсацию.

Для этого работнику нужно написать заявление на имя руководителя.

Как получить за ненормированный рабочий день?

Согласно ст.119 ТК РФ, если у сотрудника ненормированный график, то ему положено дополнительно 3 дня оплачиваемого отпуска.

Трудовым договором или локальным актом работодатель может повысить эту продолжительность на свое усмотрение.

Все добавочные отпускные дни можно заменить денежной компенсацией, никаких ограничений нет.

Главное – желание работника и согласие работодателя.

Как оформить?

Процедура оформления замены оплачиваемого отпуска компенсацией в процесс работы включает в себя следующие этапы:

• Шаг 1. Написание заявления работником – только в случае, если есть право на дополнительный отдых.
• Шаг 2. Принятие заявления работодателем и удостоверение в том, что добавочные отпуск есть и его можно менять.
• Шаг 3. Оформление приказа в свободной форме.
• Шаг 4. Ознакомление сотрудника с распоряжением под роспись.
• Шаг 6. Внесение в кадровые документы изменений, связанных с заменой.
• Шаг 7. Расчет компенсации за отпускное время — онлайн калькулятор.
• Шаг 8. Выплата денежных средств работнику после удержания из них НДФЛ.
• Шаг 9. Уплата НДФЛ с суммы компенсации в срок не позднее следующего дня за выплатой.
• Шаг 10. Уплата страховых взносов, начисленных на сумму компенсации, в срок до 15-го числа следующего месяца включительно.

Заявление и приказ пишутся в произвольном виде, ниже приведены образцы документов.

Скачать заявление о выплате денежной компенсации за дополнительный отпуск – образец.

Так выглядит образец:

Скачать приказ о замене отдыха деньгами – образец.

Так выглядит образец:

При увольнении

При прекращении трудовых отношений весь неиспользованный отдых подлежит компенсации. Как рассчитать количество неиспользованных дней?

Деньги выплачиваются как за основную, так и дополнительную часть в случае, они не отгуляны сотрудником.

Никакого оформления процедура не требует.

Бухгалтер автоматически проводит расчеты в случае, если оформлен приказ об увольнении.

Выплата производится в последний рабочий день. Компенсация выдается за минусом удержанного НДФЛ.

Подоходный налог работодатель должен уплатить не позднее следующего дня после выплаты.

Кроме того, с начисленной суммы нужно посчитать страховые взносы и перечислить их в бюджет до 15-го числа следующего месяца.

Полезное видео

В каких случаях возможна замена отпуска денежной компенсацией, какие документы необходимо оформить и каким категориям работников заменить отпуск не получится — подробно рассказано в данном видео:

Выводы

Заменить время отдыха деньгами можно, но для этого важно соблюдать требования ТК РФ. Существуют категории работников, которые должны отдыхать положенное время без каких-либо замен.

В процессе работы сотрудник может получить денежные средства только за ту часть отпуска, которая предоставляется дополнительно свыше основной продолжительности.