Если возникли весомые обстоятельства, из-за которых работнику требуются отгулы, он может попросить у своего работодателя оформить отпуск без сохранения заработной платы.
Речь идет о том, что трудящийся гражданин вправе уйти в отпуск, на протяжении которого зарплата не сохраняется. Руководитель организации может одобрить соответствующее заявление сотрудника. Важный нюанс – необходимо корректное документальное оформление отдыха за свой счет с соблюдением правил статьи 128 Трудового кодекса РФ (ТК).
Пошаговый порядок оформления отпуска без содержания
Чтобы документально оформить предоставление работнику заявителю отпуска без содержания, нужно последовательно осуществить такие действия:
- Сотрудник, нуждающийся в дополнительных отгулах, оформляет заявление надлежащего содержания. К данному заявлению прилагается документальное подтверждение имеющегося основания – обоснование причины для ухода в неоплачиваемый отпуск за свой счет.
- Заявление и документальные приложения единым пакетом предоставляются уполномоченному субъекту – руководителю организации работодателя, кадровому специалисту или, как вариант, бухгалтеру. При этом заявителю следует убедиться в том, что данные бумаги приняты надлежащим образом.
- Одобрив просьбу сотрудника заявителя, руководство оформляет распорядительный акт (приказ), регламентирующий предоставление работнику отпуска без заработной платы на определенное время и по конкретным основаниям.
- Сведения о вышеупомянутом приказе фиксируются в журнале регистрации (согласно действующим правилам документооборота).
- Данные о предоставленном времени для отдыха без сохранения содержания отражаются в персональной карточке работника.
- Соответствующие пометки проставляются в учетном табеле.
Работодатель должен помнить, что определенным категориям сотрудников он не может отказать в просьбе о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты. Речь идет о конкретных группах работников, указанных в статье 128 ТК РФ (участники ВОВ, инвалиды, пенсионеры). Кому и сколько дней отдыха за свой счет положено?
Данные лица вправе потребовать время для неоплачиваемого отдыха в любой момент, а руководитель организации-работодателя обязан предоставить им этот отпуск. Заявитель, который не относится к этим категориям, должен обозначить причину, то есть мотивировать просьбу о выходных без содержания.
Сколько дней отпуска без сохранения заработной платы можно запросить?
Ещё нужно учесть, что работник, который заболел во время своего пребывания на неоплачиваемом отдыхе за свой счет, не вправе претендовать на оплату больничного листа, перенос отпускного периода, продление отдыха. Читайте также: оплачивается ли больничный в отпуске без содержания?
Как написать заявление?
Заявление на предоставление неоплачиваемого времени для отдыха составляется работником в свободной (произвольной) форме. Однако определенные сведения (пункты) все же должны присутствовать в этой бумаге:
- Сведения об организации-работодателе (полное название, базовые реквизиты).
- Данные об адресате – руководителе предприятия (должность, ФИО).
- Информация о сотруднике-заявителе (должность, ФИО).
- Содержание просьбы. При этом нужно уточнить дату начала и желательную продолжительность неоплачиваемого отдыха (количество отпускных дней).
- Обоснование просьбы. Указываются весомые причины, обстоятельства, нормы закона, реквизиты оправдательных документов.
- Дата оформления бумаги.
- Подпись физлица-заявителя.
Рекомендуется подкрепить просьбу, изложенную в подаваемом заявлении, официальными бумагами, справками, иной документацией. Это повысит шансы на одобрение прошения. Заявитель вправе подать бумаги через своего уполномоченного представителя, если есть такая необходимость.
Составленное заявление с документальными приложениями регистрируется в кадровом подразделении.
Как вариант, работник может подготовить два экземпляра такого заявления. Один экземпляр заявитель оставляет себе с надлежащей пометкой о регистрации (принятии). Если есть настоятельная необходимость, заявление может подаваться непосредственно адресату – руководителю компании. Это позволит ускорить процесс, заручившись согласием должностного лица.
Скачать образец
Скачать образец заявления на отпуск за свой счет по собственному желанию.
Как составить приказ?
Когда руководитель организации получит заявление на отгулы от своего сотрудника, он поставит на этой бумаге соответствующую резолюцию, поскольку оформление отпуска без сохранения содержания должно осуществляться по общепринятым нормам делопроизводства.
Для кадровых специалистов предприятия такая резолюция является основанием к оформлению надлежащего распорядительного акта – приказа.
Распоряжение о предоставлении работнику неоплачиваемого времени для отдыха оформляется обычно по стандартному шаблону, предусмотренному формой Т-6. При этом руководство компании вправе пользоваться собственными документальными формами (образцами).
Так или иначе, в приказе нужно отразить такие данные:
- Наименование организации-работодателя, её базовые реквизиты.
- Название распорядительного акта с регистрационным номером и датой издания.
- Указать, кому предоставляются отгулы (ФИО и должность заявителя).
- Разновидность отпуска (неоплачиваемый), основания для его предоставления (причины), дата начала и общая продолжительность отпускного периода.
- Подпись директора организации-работодателя.
- Подписи непосредственных руководителей сотрудника-заявителя (например, начальника конкретного подразделения).
- Подпись самого работника (она подтверждает ознакомление с распоряжением).
Данный распорядительный акт регистрируется в особом журнале, предназначенном для учета кадровой документации.
Скачать пример
Скачать образец приказ на отпуск без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам.
Как заполнить личную карточку?
После издания вышеозначенного приказа кадровый специалист организации-работодателя отражает необходимые сведения в личной карточке сотрудника. Как вариант, может заполняться раздел VIII стандартной формы Т-2, в котором фиксируются предоставленные отпуска, в том числе и оформленный без содержания:
- Вид отдыха – без сохранения заработной платы.
- Период работы – не заполняется.
- Длительность отпускного периода – указывается количество дней.
- Дата начала отдыха.
- Дата завершения отдыха.
- Основание – соответствующий распорядительный акт (обозначить реквизиты).
Образец заполнения:
Какие обозначения проставить в табеле?
Завершающий этап – оформление учетного табеля. В нем следует отразить нужные обозначения.
Так, для неоплачиваемых отпускных дней в табеле учета времени проставляются такие символы:
- ОЗ – данное обозначение проставляется для всех дней отпуска без заработной платы, обязательно предоставляемого по запросу работника в соответствии с требованиями статьи 128 ТК РФ (к примеру, для пенсионеров или инвалидов).
- ДО – этот код проставляется для всех отгулов за свой счет, согласованных с руководством организации.
Когда процедура будет завершена, сотрудник может законно отдыхать. Поскольку данные отгулы не оплачиваются работнику, расчетные бумаги бухгалтерией не заполняются.
Пример обозначения отпуска за свой счет в табеле.
Можно ли оформить отдых за свой счет задним числом?
Чтобы предоставить работнику неоплачиваемый отпуск без зарплаты, руководитель организации должен оформить приказ, зачастую составляемый по шаблону Т-6.
Сотрудник-заявитель обязан ознакомиться с этим распорядительным актом, проставив на нем собственную подпись.
Таким образом, оформление этого распоряжения задним числом может повлечь наложение административного штрафа на организацию-работодателя (юрлицо) и на самого руководителя (должностное лицо). Надлежащая ответственность оговаривается положениями статьи 5.27 КоАП РФ.
Полезное видео
Нюансы оформления отдыха без заработной платы смотрите в видео:
Выводы
Оформление неоплачиваемого отпуска работнику осуществляется в соответствии с общепринятой процедурой, предусматривающей заполнение определенных бумаг и регистрацию соответствующих сведений на самом предприятии.
Важными документами при этом являются заявление сотрудника и приказ руководителя.
Без соблюдения этих правил предоставление отгулов не будет считаться правомерным.
