Сличительная ведомость заполняется на основании результатов инвентаризации основных средств. Этот документ имеет унифицированную форму и знаком любому бухгалтеру.
В эту ведомость заносятся различия в инвентаризационных данных и учетных документах бухгалтерии.
Для чего применяется?
Такой вид документации введен в оборот еще в 1998 году. Всегда составляется в двух экземплярах и один из них остаётся в бухгалтерии, а второй в обязательном порядке передается тем сотрудникам, которые являются материально ответственными лицами за основные средства, которые упомянуты в инвентаризационной ведомости.
Инвентаризация необходима для того, чтобы на предприятии могли фиксироваться наличие средств основного фонда, их не учтенность, утилизацию, недостачу.
Также инвентаризация позволяет учитывать не только основные средства, которые находятся в собственности предприятия, но и объекты, которые находятся в аренде или не используются в данной организации.
После проведения инвентаризации в сличительной ведомости указываются объекты, по которым выявлено несоответствие с указанием количества недостающих средств или излишков.
На основании данной ведомости в организации собирают комиссию, которая будет выявлять виновных в пропаже или порче имущества, а также в расхождения фактического наличия основных средств с документально подтвержденными.
Несмотря на то, что сличительная ведомость имеет унифицированную форму ИНВ -18, все же заполняют ее в свободной форме. Важно, чтобы вся необходимая информация была вписана в необходимой последовательности.
Если есть пустые графы, то их не нужно заполнять или ставить лишние знаки. Документ заполняется как ручкой, так и при помощи ПК.
Кто заполняет?
Сличительная ведомость заполняется на основе данных инвентаризации, взятых из инвентаризационных описей, но заполнять данный документ может только определенный круг лиц.
В первую очередь такое право имеют работники бухгалтерии, которые отвечают за учет и распределение основных средств производства.
Также заполнять сличительную ведомость имеют права лица, ответственные за товарно-материальные ценности данного предприятия.
В любом случае сличительная ведомость составляется в 2-х экземплярах.
На основании этого документа происходит списание основных средств, а также выявление недостачи и учета с виновных лиц рыночной стоимости недостающих компонентов.
Также на основании сличительной ведомости можно приходовать по рыночной цене излишки основных средств.
Подписывает сличительную ведомость или главный бухгалтер или непосредственно руководитель предприятия.
Порядок заполнения унифицированной формы ИНВ-18
Форма унифицирована и утверждена в документообороте, но тем не менее, заполняется не строго унифицированным образцом.
Есть основная информация, которая должна в обязательном порядке присутствовать в сличительной ведомости.
Оба экземпляра ведомости подписываются исполнительным лицом и ответственным работником.
Заполнение начинается с шапки, в которой указывается название организации, ее правовой статус, а также код по ОКУД.
Следующей строкой указывается основание для проведения инвентаризации. Чаще всего это или приказ, или распоряжение руководителя. Сбоку следует вписать дату начала и окончания проведения процедуры инвентаризации.
Затем по центру пишется непосредственно название документа: «Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств». Здесь же ставится порядковый номер документа и дата его заполнения.
Ниже пишется по состоянию на какое число составлен сличительный документ и в каком структурном подразделении.
Также идет перечисление ответственных лиц, которые контролировали наличие и расход, а также эксплуатацию данных объектов с указанием ФИО и должности.
Весь остальной документ заполняется в форме таблицы, где указываются следующие данные по графам:
- Порядковый номер объекта, который входит в список инвентаризации.
- Наименование и характеристика учетного объекта.
- Арендодатель и срок аренды, если ОС не входит в собственность предприятия.
- Год выпуска учетного объекта, а также его постройки или приобретения.
- Номер инвентарный.
- Номер заводской.
- Номер паспорта или другого регистрационного документа.
- Количество излишек (если есть).
- Стоимость излишек.
- Количество недостачи.
- Стоимость недостачи.
Внизу таблицы на каждом листе в обязательном порядке подписывается бухгалтер с расшифровкой. Чуть ниже идет надпись « с результатами согласен» и подпись материально ответственного лица также с расшифровкой.
На основании сличительного документа материально ответственное лицо дает письменное объяснение, если обнаружены несоответствия с бухгалтерскими данными.
Если виновник не выяснен, то на основании данной бумаги руководитель фирмы должен списать недостачу на убытки фирмы, чтобы исключить из учета пропавшее имущество (например, при факте хищения).
Скачать бесплатно бланк и образец в word и excel
Бланк сличительной ведомости результатов инвентаризации ОС ИНВ-18 – скачать в word, excel.
Образец заполнения формы ИНВ-18 – скачать.
Полезное видео
О порядке проведения инвентаризации и какие документы составляются, подробно рассказано в данном видео:
Выводы
Сличительная ведомость составляется только в случае, если при инвентаризации обнаружено расхождение в фактическом наличии и в документальном подтверждении существующих объектов основных средств.
Для арендованных объектов сличительная бумага оформляется отдельно с указанием арендодателя. Подписи под документами должны стоять как ответственных лиц, так и бухгалтера.
Если есть недостачи, то назначается комиссию и ищут виновное лицо. В первую очередь спрашивают с материально ответственных лиц.
В любом случае документ пишется в двух экземплярах, каждый из которых отдается по назначению заинтересованным лицам. На основании этой бумаги ответственные лица будут отчитываться перед руководителем и работодателем.
