Инвентаризационная опись основных средств — бухгалтерский документ, который необходимо правильно и четко заполнять в соответствии с формой ИНВ -1.
Все результаты проверки должны быть занесены в определенный бланк, который учитывает все основные средства того или иного предприятия.
Для чего используется?
Данная форма инвентаризационной описи применяется при инвентаризации имущества, относящегося к основным средствам предприятия.
Это здания, машины, любое оборудование, а также вычислительная техника, инвентарь, производственный и хозяйственный.
Это может быть связано как с ликвидацией предприятия, так и со стихийными бедствиями, которые повредили основное имущество.
При помощи данной формы оформляются результаты инвентаризации основных средств на предприятии.
Заполнять форму ИНВ-1 необходимо строго в соответствии с бухгалтерской отчетностью, чтобы не допустить путаницы и ошибок, которые приведут к недостачам или пропаже ценного имущества.
Описи пишутся отдельно для производственных основных средств и непроизводственных. При этом для каждого структурного подразделения оформляется своя инвентаризационная опись ИНВ-1.
Поэтому при пересчете основных средств необходимо создавать отдельные документы для каждого отделения, а ответственные люди заполняют все штрафы, чтобы опись была полноценной.
Кто оформляет?
Опись составляется ответственными лицами комиссии, которая занимается инвентаризацией.
Обязательно форма заполняется в двух экземплярах, причем один из них идет потом в бухгалтерию, а другой — материально ответственному лицу.
В бухгалтерии специалисты на основе инвентаризационной описи создают сличительную ведомость.
Поскольку в комиссии по инвентаризации входит и бухгалтер, то все документы составляются под его руководством.
В самом начале процесса инвентаризации от всех лиц, которые участвуют в процедуре, берется соответствующая расписка. Чаще всего заполнением занимается главный бухгалтер или его заместители.
В любом случае это должен быть сотрудник с подходящим образованием, опытом работы и ответственными полномочиями.
Это материально ответственное лицо, которое имеет доступ к материальным ценностям предприятия согласно своей должностной инструкции.
Как заполнить унифицированную форму ИНВ-1?
Ревизия, в результате которой заполняется инвентаризационная опись, обычно ведется в трех случаях:
- При ликвидации компании, а также при передаче ее в собственность другому лицу.
- Аренда или отчуждение чужого имущества.
- Чрезвычайные ситуации на предприятии, в результате которых пострадало основное имущество.
Для правильного внесения основных данных используется стандартный бланк унифицированного образца.
Фирма может вносить некоторые изменения, но в основе должны быть указаны следующие реквизиты в обязательном порядке:
- Название организации, ее правовая форма и все коды по ОКОД.
- Структурное подразделение, в котором происходит сама инвентаризация.
- Основание для проведения инвентаризации (приказ, его номер и дата). Любая проверка происходит по приказу непосредственно работодателя и главного руководителя.
- Даты начала и окончания процесса. Обычно они совпадают, но при больших объемах работ инвентаризация основных средств может продолжаться и несколько дней.
- Номер инвентаризационной описи и дата ее составления.
- Название документа (Инвентаризационная опись основных средств).
Основные средства (указать вид, например металлопрокатное оборудование или вычислительная техника).- У кого в собственности данные средства.
- Где местонахождение ОС, которые подвергаются инвентаризации.
- Расписка (в части заголовка), в которой ответственные лица указывают, что все документы на ОС сданы в бухгалтерию, а то, что необходимо оприходовать или утилизировать, было утилизировано. Здесь же указывается должность и ФИО ответственных лиц, а также их подписи.
Это первая страница инвентаризационной описи. Затем заполняется вторая и последующие страницы документа.
Заполнение происходит в виде таблицы, которая имеет 13 граф:
- Порядковый номер объекта.
- Его название и характеристика.
- Наименование документа, который подтверждает принятие на хранение данного объекта.
- Номер подтвердительного документа.
- Его дата.
- Год создания объекта, его производства или постройки.
- Номер инвентарный.
- Номер заводской.
- Номер паспорта или документа о регистрации объекта.
- Фактическое наличие в штуках.
- Стоимость фактического наличия.
- Количество штук по бухучету.
- Стоимость согласно бухучету.
В конце страницы под таблицей указывается, сколько в данной таблице порядковых номеров, а также общее количество объектов и фактическая их общая стоимость.
Читайте также:
Скачать бесплатно бланк и образец заполнения в excel и word
Типовой бланк инвентаризационной описи основных средств ИНВ-1 – скачать в excel, word.
Пример заполнения формы ИНВ-1 – скачать образец.
Срок хранения
Срок хранения инвентаризационной описи основных средств вполне подходит под срок хранения всей бухгалтерской отчетности.
Чаще всего этот срок не ограничен, но для некоторых документов свой временной период все же указан.
Это же относится и к инвентаризационным описям.
Срок их хранения составляет 5 лет, но только в том случае, если была проведена проверка всех объектов, указанных в данной описи.
По истечении данного срока документы подлежат утилизации по правилам внутреннего документооборота.
Выводы
Инвентаризация основных средств — процесс на производстве длительный и относится к обязательным бухгалтерским отчетам.
Правильно заполнить опись инвентаризации должен уметь любой бухгалтер или ответственные лица. При этом важно, чтобы все учтенные средства были максимально описаны, проставлены их номера и учтена их фактическая стоимость.
Такие инвентаризации проводятся при ликвидации предприятия или при переходе прав собственности. Также процедура проводится в случае стихийных бедствия и масштабных аварий.
