В каждой компании есть множество основных средств. К ним относятся: различное оборудование, техника, здания, мебель и т. п. Каждое из них подлежит обязательному вводу в эксплуатацию, для чего составляется специальный акт.
Оформляют документ не только при покупке объектов ОС, но также при его постройке, модернизации или реконструкции.
Процедура принятия оборудования и объекта ОС к учету
Эксплуатация основного средства – это его использование по назначению для реализации целей компании.
Акт ввода в эксплуатацию объектов ОС удостоверяет факт, того, что имущество, принимаемое к учету исправно, соответствует нормативам и может использоваться по назначению.
После передачи оборудования к использованию, документ передается в бухгалтерию для учета. Здесь он хранится вместе со всей первичной документацией в отдельной папке, после чего передается в архив на хранение.
Сам ввод в эксплуатацию довольно сложная процедура. Иногда приходится проводить большую подготовительную работу.
К примеру, для ввода в эксплуатацию сооружения либо постройки нужно:
- Подготовить тех. документацию и составить акт выполненных работ.
- Проверить объект на качество и соответствие всем нормам.
- Далее идет процесс взаимодействия с архитектурным отделом для получения разрешения на ввод основного средства в эксплуатацию.
- Комплексное обследование и непосредственный ввод в эксплуатацию, при котором и составляется рассматриваемый в статье акт.
Каждая из ступеней требует документального сопровождения.
Однако не все основные средства вводятся в эксплуатацию таким сложным способом. К примеру, с мебелью (которая тоже относится к основным средствам) все гораздо проще. Здесь достаточно провести визуальный осмотр и составить необходимую документацию.
Также предлагаем скачать образец приказа о вводе в эксплуатацию ОС.
Порядок заполнения
Акт является первичной документацией. Требования оформлять его по специальной, унифицированной форме нет.
Поэтому компании вправе составлять его в произвольном виде или по шаблону, утвержденному в организации.
По структуре и содержанию документ о вводе оборудования должен соответствовать нормам делопроизводства, правилам русского языка и деловой документации.
Обязательные сведения для акта:
- наименование документа;
- ссылка на договор, его номер и дата создания;
- стороны оформления документа;
- название объекта ОС и адрес, по которому оно вводится в эксплуатацию;
- описание испытаний и проверок, которым было подвержено оборудование;
- выводы о пригодности ОС и пригодность с обозначением даты, до которой может применяться объект;
- «живые» подписи всех сторон и участников.
Важно! Если есть дополнительная сопроводительная документация, ее обязательно обозначают в документе.
Так как закон не устанавливает требований к содержанию и оформлению документа, акт составляется на простом белом листе бумаги или фирменном бланке, на усмотрение руководства.
Все сведения вносятся исключительно шариковой ручкой темного (синего или черного) цвета. Нельзя для этого использовать простой карандаш.
Такой документ нельзя признать юридически значимым, так как информацию легко можно стереть. Допускается печатать акт на компьютере или другой печатной технике.
При этом подписи обязательно должны быть поставлены от руки ручкой. Не допускаются ошибки, описки и исправления в документе.
Ставить печать не обязательно. Исключение составляют случаи, когда такое условие прописано в локальной документации компании.
Составляется акт минимум в двух экземплярах. При необходимости можно сделать копии в необходимых количествах.
Когда организация принимает решение использовать унифицированную форму, это оговаривается в учетной политике компании.
Скачать бланк и образец в простой форме
Скачать простой пример акта ввода в эксплуатацию объекта основных средств – word.
Полезное видео
Как правильно ввести основное средство в эксплуатацию, подробно рассмотрено в данном видео:
Выводы
По указанной теме можно выделить несколько основных моментов:
- При вводе в эксплуатацию основных средств организацией обязательно оформляется соответствующий акт (в количестве 2 штук).
- Бланк подтверждает исправность объекта и необходим для бухгалтерского учета.
- Существует унифицированная форма, но организации не обязаны ее использовать. Допускается заполнять утвержденные на предприятии формы.
- Акт должен соответствовать всем правилам делопроизводства и русского языка. Оформляется документ без ошибок, исправления не допускаются.
- Бланк можно заполнять от руки или напечатать на машинке, подписи сторон всегда должны быть от руки.
