Любое движение/перемещение денежной наличности по кассе организации – иными словами, каждая хозяйственная операция, предусматривающая поступление или выплату наличных средств, – требует надлежащего документального оформления.
Факт поступления (принятия) наличных денег непосредственно в кассу предприятия оформляется составлением приходного кассового ордера (ПКО).
Факт выплаты (расходования) наличных денег непосредственно из кассы предприятия оформляется составлением расходного кассового ордера (РКО).
Кроме того, данные кассовые ордера (КО) – как входящие, так и исходящие – также нуждаются в подходящем регистрационном учете на предприятии.
Обязательно ли вести для учета ПКО и РКО?
Потребность в регистрации и учете приходных и расходных кассовых ордеров часто бывает связана с необходимостью мониторинга соответствующих документов по времени.
Помимо этого, практика ведения подобного учета позволяет наглядно продемонстрировать налоговой службе корректность осуществления предприятием всех кассовых транзакций.
Такая возможность нередко оказывается полезной при проверках, проводимых фискальным органом.
Что касается обязательности ведения журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, то такое нормативное требование действовало для хозяйствующих субъектов, работающих с денежной наличностью, до завершения 2011 года.
Данное предписание регламентировалось Порядком осуществления кассовых операций в РФ (пункт 21), утвержденным Центробанком РФ (№ 40 от 22.09.1993).
Впоследствии данный нормативный документ перестал действовать. Его заменило Положение Центробанка РФ, регламентирующее порядок совершения кассовых транзакций с банкнотами и монетой на территории РФ, утвержденное Центробанком РФ (№ 373-П от 12.10.2011) и вступившее с 01.01.2012 в силу.
В новом нормативном акте Банка России – Положении № 373-П от 12.10.2011 – уже отсутствует требование о необходимости ведения данного журнала.
В настоящее время следует придерживаться порядка кассовых транзакций, регламентированного Указанием ЦБ РФ под номером 3210-У от 11.03.2014.
Этот нормативный документ также не предусматривает обязательного ведения предприятиями (хозяйствующими субъектами) регистрационного журнала для кассовых ордеров.
Положением № 373-П (пункт 5.2) предусматривается необходимость отражения сведений о ПКО и РКО исключительно в кассовой книге.
Однако налоговая служба при проведении проверок зачастую требует у хозяйствующих субъектов предоставить для ревизии не только кассовые книги и прочие бумаги, имеющие отношение к ведению наличных операций, но и журнал регистрации и учета ПКО и РКО.
Таким образом, если компания регулярно и часто совершает операции с денежной наличностью в существенных объемах, ей все же рекомендуется вести этот регистрационный журнал.
Какой бланк нужно использовать?
Журнал регистрации, предназначенный для учета оформленных кассовых ордеров (ПКО и РКО), может вестись предприятием по унифицированной форме № КО-3, бланк которой целенаправленно разработан и регламентирован Госкомстатом РФ (Постановление № 88 от 18.08.1998).
Форму КО-3 нельзя считать единственно возможной для использования. По сути, данный документ представляет собой сводный регистр обобщающего учета.
Соответственно, хозяйствующий субъект может выбирать – либо применять регламентированную форму, либо разрабатывать для этого собственный журнал, ориентируясь, к примеру, на стандартный бланк.
Возможность подобного выбора предоставляется предприятию нормами действующего законодательства (имеется в виду ФЗ-402 – о бухучете).
Сводные регистры предприятия вправе разрабатывать субъект, ответственный в организации за бухучет, а утверждаются они распорядительными актами руководителя.
Как заполнить форму КО-3?
Стандартный бланк такого журнала представлен таблицей, состоящей из двух частей. По левой стороне отражаются сведения о ПКО, по правой стороне – о РКО.
Кассовые ордера фиксируются в регистрационном журнале с отображением следующих данных:
сумма операции;- дата проведения операции;
- номер, присвоенный ордеру при регистрации;
- примечание, краткое описание приходной/расходной операции.
Кроме того, на титульном листе указывается наименование организации, название структурного подразделения, регистрационный код предприятия, период учета, ответственный субъект (ФИО, должность).
Скачать образец заполнения ф. 0310003
Скачать бланк журнала учета и регистрации ПКО и РКО форма КО-3 – excel.
Скачать образец заполнения формы КО-3 – excel.
Полезное видео
О порядке учета расхода и прихода денежных средств и правилах ведения кассовой книги, рассказано в данном видео:
Выводы
Форма КО-3, применяемая большинством отечественных предприятий для ведения журнала регистрации РКО и ПКО, является удобным регистром сводного учета кассовых документов.
При этом хозяйствующие субъекты вправе разрабатывать и использовать собственные бланки подобных регистров. Такая возможность предоставляется сегодня актуальным законодательством о бухучете.
Следует также учитывать, что заполнение данного журнала на сегодняшний день вообще не является обязательным для организации, совершающей наличные операции. Однако его все же рекомендуется вести из соображений повышения эффективности учета.
